Conseils de gestion du temps pour les appels sortants

La gestion du temps du téléphone est importante car le téléphone est toujours le principal outil de communication pour la plupart des petites entreprises. Mais la plupart du temps que les entreprises passent à utiliser le téléphone est une perte de temps. Au lieu de communiquer avec les personnes avec lesquelles nous voulons communiquer lors de la réalisation d'appels sortants, nous gaspillons le temps de parler à d'autres personnes ou machines, en jouant à des tours sans fin d'étiquette de téléphone.

Mais et si nous pouvions simplement appeler et parler aux gens à qui nous voulions parler, dire ce que nous voulions dire et continuer? Imaginez à quel point nous pourrions être plus productifs et combien de temps nous aurions à faire d'autres choses.

Eh bien, nous pouvons - et tout ce qu'il faut, c'est un peu de préparation à l'avance.

Gardez vos coordonnées à jour

Qu'ils soient des fournisseurs, des clients réguliers ou des entrepreneurs, beaucoup d'entre nous appellent les mêmes personnes à plusieurs reprises. Gardez vos coordonnées à jour avec les détails de la prise de temps afin que vous ne perdez pas de temps à essayer d'atteindre les personnes qui ne sont pas disponibles.

Par exemple, si vous savez qu'une personne en particulier que vous souhaitez atteindre prend le déjeuner de 1 à 2 p.m. Chaque jour, pourquoi perdre mon temps à essayer de l'appeler pendant cette période?

Numéros de programme que vous appelez fréquemment

Programmez les numéros pour ceux que vous appelez régulièrement dans votre téléphone pour gagner du temps à les chercher.

Planifiez vos appels sortants

Avant d'appeler, notez l'objectif principal de l'appel et les points clés que vous souhaitez couvrir. Cela vous aidera à vous en tenir au point lorsque vous êtes au téléphone et à vous assurer de couvrir tout ce que vous voulez couvrir, de gagner du temps pendant l'appel et d'éviter d'avoir à rappeler parce que vous avez oublié quelque chose.  

Gardez les informations du contact devant vous 

Si vous appelez quelqu'un qui est entré dans votre base de données de contacts, ayez toutes les informations sur la personne que vous appelez devant vous lorsque vous appelez. Que vous utilisiez un ordinateur de bureau, un appareil mobile ou un Rolodex, il s'agit d'une excellente aide à la mémoire pendant l'appel. De plus, si vous n'avez pas à rechercher quelque chose comme le nom du mari du client, vous aurez la possibilité de prendre des notes pendant l'appel, ce qui gagnera encore plus de temps.

Utilisez un haut-parleur ou un casque

Bien sûr, si vous souhaitez prendre des notes pendant un appel (ou faire autre chose pendant que vous parlez au téléphone), un bon haut-parleur ou un casque est essentiel. Libérer vos mains peut libérer beaucoup de temps.

Laisser un message détaillé

Si vous atteignez le répondeur ou la messagerie vocale de quelqu'un, laissez un message complet qui donne votre numéro de téléphone deux fois et indique la raison pour laquelle vous appelez. Par exemple, "c'est Susan Ward à (numéro de téléphone). J'appelle pour discuter de l'estimation de votre projet. Vous pouvez me joindre à (numéro de téléphone) cet après-midi."

Indiquer votre numéro à deux reprises donne au destinataire le message une bien meilleure chance de bien faire les choses et de le faire écrire sans rejouer le message.

Ne cédez pas à la contrainte téléphonique

Lorsque vous essayez d'atteindre quelqu'un et que vous ne l'avez pas fait, c'est tentant de rappeler - peut-être toutes les demi-heures! Mais si vous avez laissé un message approprié, il n'est pas nécessaire de perdre votre temps à laisser des messages répétés (et de remplir le répondeur ou la messagerie vocale de la personne). Donnez à la personne que vous appelez un temps raisonnable pour rappeler, comme jusqu'au prochain jour ouvrable.

Bloquer le temps pour les appels téléphoniques

Planifiez vos appels téléphoniques et faites-les tous ensemble en un seul bloc de temps, si possible. La plupart d'entre nous ne sont pas si bons dans le multitâche et perdent beaucoup de productivité lorsque nous basculons d'une tâche à une autre. Donc, si vous avez une douzaine d'appels à faire un jour particulier, il est plus efficace de les faire toutes en une heure que de faire un ou deux, puis de passer trois autres appels une heure plus tard, et deux autres 45 minutes après cela.

Réservez vos appels téléphoniques sortants, si possible

Si ça ne va pas être un appel rapide, lorsque vous appelez quelqu'un pour la première fois, présentez-vous, dites-lui pourquoi vous appelez, puis demandez-lui si c'est le moment de parler ou si elle préfère réserver un moment pour en discuter. Alors arrangez que vous l'appellerez à ce moment-là. Cela peut non seulement vous faire gagner du temps sur place, mais gagner du temps lorsque vous rappelez la personne, car vous serez tous les deux prêts à discuter du problème que vous avez appelé à l'origine.

Passez vos appels téléphoniques sortants dans "Prime Time"

La recherche a montré que plus de gens sont dans leurs bureaux tôt le matin et peuvent être atteints entre 8 A.m. et 11 a.m.