Conseils pour organiser les festivals de gastronomie communautaire

Étant donné que le goût de Chicago a commencé en 1980, les planificateurs du goût ont une vaste expérience dans la planification d'un festival de nourriture communautaire. Le bureau des événements spéciaux du maire gère le programme et supervise la planification et l'exécution. Son équipe de direction propose les conseils suivants pour ceux qui peuvent créer un festival similaire pour la première fois ou en expansion des éléments de programmation pour un festival existant.

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Conseils des directeurs généraux du festival

Le directeur général est la personne qui gère les différents éléments du festival. Mary Slowik, directrice générale de The Taste of Chicago, propose les suggestions suivantes:

• Identifiez votre public et déterminez s'ils veulent un festival.
• Si un programme similaire existe déjà, évitez la duplication.
• Gagnez l'adhésion où vous souhaitez organiser l'événement.
• Varier la programmation pour un événement public général.
• Assurez-vous que l'espace peut accueillir la foule.
• Assurez-vous que les vendeurs peuvent gérer les volumes des participants.
• Créer un budget et obtenir des offres auprès des entreprises réputées.
• Si c'est la première fois que vous planifiez l'événement, embauchez un fournisseur de festival extérieur.

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Conseils des gestionnaires des opérations du festival

Le directeur des opérations supervise la préparation, la scène et la production du site, le soutien des événements et la sécurité. John Truck, directeur des opérations pour le Taste of Chicago depuis 19 ans, conseille ce qui suit:

• Les festivals nécessitent de travailler avec les gens, alors soyez prêt à rester dynamique et fluide.
• Plus sûr d'obtenir un bon équipement à un bon prix.
• Assurez-vous de louer une mise en scène et des échafaudages structurellement vendus.
• Obtenez des offres et vérifiez les histoires de tous les fournisseurs, y compris les références.
• Gardez les normes élevées et assurez-vous que tout reste sous contrôle.
• Rencontrez les vendeurs quotidiennement pendant le programme pour gérer les équipes de travail.
• Soyez fidèle à votre parole et aux vendeurs, aux artistes et aux aliments qui reviendront travailler avec vous.

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Conseils de gestion du parrainage du festival

Le directeur du parrainage est la personne qui travaille à obtenir des dollars marketing pour soutenir l'événement. Christine Jacob, directrice du parrainage pour The Taste, propose les conseils suivants:

• Recherchez des événements comparables ailleurs et reproduisez leurs succès.
• Target sponsors pour offrir des espèces, des biens et une valeur publicitaire.
• Créer une catégorie de sponsor présentant.
• Créer des catégories de parrainage majeures (i.e., Auto, financier, boisson, médias, etc.).
• Créer des catégories de sponsors pour chacune des zones de programmation.
• Ne permettez pas aux sponsors de se déplacer sur place pendant l'événement.
• Identifier les exigences des sponsors tôt comme l'électricité, l'eau, etc., et informer l'équipe des opérations pour déterminer les meilleurs emplacements.

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Conseils de gestion du concert du festival / de la gestion des talents

Le directeur des talents est la personne qui négocie pour amener des artistes à un festival. Jennene Brown Mosely, directrice des talents pour le Taste of Chicago, propose les conseils suivants:

• Connaître votre budget: les artistes de grand nom peuvent coûter entre 500 000 $ et 1 million de dollars pendant 60 à 90 minutes.
• Ne dépensez pas trop sur un seul artiste pour des événements de plusieurs jours.
• Travaillez en étroite collaboration avec vos sponsors médiatiques pour vous aider à compenser les dépenses.
• Négocier avec des artistes qui sont peut-être déjà dans la région de votre événement.
• Faites savoir au talent si vous offrez son concert en tant que spectacle gratuit (peut réduire les frais).
• Associez-vous à des sponsors tels que les compagnies aériennes et les hôtels pour compenser les dépenses des artistes.
• Sécuriser un grand nom pour votre ouverture, le milieu et les derniers jours.

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Conseils du festival de gestion du marketing

Le directeur marketing est la personne qui gère toutes les communications liées à un festival. Cindy Gatziolis, responsable marketing pour The Taste, suggère ce qui suit:

• Les partenaires des médias vous aideront à réduire votre besoin de dépenses publicitaires.
• Incorporer le festival dans les campagnes publicitaires, relations publiques et marketing existantes.
• Le calendrier de production de la brochure de l'événement aidera à générer des délais de planification du festival.
• Créer des communiqués de presse individuels sur chaque élément de production pour le festival.