Utilisation de jalons dans la gestion de projet

L'une des caractéristiques déterminantes d'un projet est qu'elle dure une période fixe. Cela pourrait être quelque chose de quelques semaines à plusieurs années, et dans certains cas, pour des projets de construction à grande échelle ou des travaux publics, des décennies.

Pour suivre les progrès en cours de route et s'assurer que les principaux livrables sont atteints en fonction du calendrier, les chefs de projet utilisent des jalons.

Une étape importante du projet est une tâche avec une durée de zéro qui signifie une réalisation dans le projet. Ils sont utilisés comme un moyen de montrer les mouvements et les progrès de l'avant et de montrer aux gens ce qui se passe, même s'ils n'ont pas de connaissance détaillée des tâches impliquées pour y arriver. À cet égard, ils sont très utiles pour la communication des parties prenantes et la définition des attentes.

Quand utiliser les jalons du projet

Les jalons de gestion de projet sont utilisés pour marquer:

• Le début de phases de travail importantes
• La fin des phases importantes de travail
• Dates limites
• Lorsqu'une décision importante est prise
• Autres points fixes dans le temps qui doivent appeler spécifiquement

À quelle fréquence pour mettre des jalons dans votre plan

Un cours de formation pourrait recommander de mettre des jalons dans votre plan environ une fois par mois. C'est bien et une bonne règle de base, mais vous devez utiliser votre jugement professionnel. Certains mois pourraient avoir beaucoup d'activités avec des réunions importantes marquées comme des jalons, des décisions prises et la fermeture d'une phase et le début d'un autre.

Dans d'autres mois, vous pourriez vous concentrer sur l'exécution, avec très peu, voire rien, que vous pouvez accrocher une étape importante.

À des fins de rapport, il est utile de créer une raison d'avoir une étape importante au moins une fois dans chaque cycle de rapport.

Comment les jalons sont représentés sur votre graphique Gantt

Les jalons sont l'un des composants d'un graphique Gantt et sont indiqués sur le graphique en diamant. Ils ne sont pas montrés comme une tâche normale car ils ont une durée de zéro: en d'autres termes, ils ne prennent pas de temps. Aux fins de la planification d'un graphique de Gantt, ils se produisent juste.

Si vous n'utilisez pas de graphiques Gantt, vous pouvez toujours utiliser des jalons. Voici 5 alternatives aux graphiques Gantt: vous pouvez toujours intégrer des jalons dans votre plan en utilisant ces.

Si vous souhaitez rester organisé personnellement et que votre logiciel de gestion de projet n'est pas entièrement intégré dans votre calendrier, vous pouvez copier et coller les dates clés de votre journal. Selon la façon dont vous aimez travailler, cela peut vous rappeler ce qui devrait arriver.

Comment nommer des jalons

Les jalons devraient avoir une description claire de votre programme de projet, mais pas celui qui implique qu'il s'agit d'une tâche. Ils ne devraient donc pas être appelés `` obtenir un accord pour passer à la phase 2 '' mais «la phase 2 commence». Si vous souhaitez refléter l'effort d'obtention d'un accord pour passer à la phase 2, ajoutez une tâche juste avant le jalon pour le couvrir.

Les jalons devraient décrire le moment qu'ils représentent comme ceci:

• Phase de test complète
• PID approuvé
• Contrat signé

De nombreux chefs de projet choisissent également de compter leurs étapes pour faciliter la référence. Si vous utilisez une structure de panne de travail, vous pouvez utiliser la numérotation à partir de cela. Sinon, c'est bien d'utiliser M1, M2 et ainsi de suite pour indiquer à ce que vous faites référence. Une structure de dénomination claire devient plus importante à mesure que le nombre de jalons augmente, alors réfléchissez à la façon dont vous allez le faire si votre projet se déroule sur plusieurs mois.

Comment faire signer des jalons

Les jalons font partie de votre horaire de projet, donc lorsque votre horaire est lié à la base, vous devriez considérer vos jalons signés.

Si vous devez modifier les dates de vos jalons, vous devez utiliser votre procédure de contrôle des changements standard pour ajuster votre plan. Cela peut être aussi simple que de discuter avec votre sponsor de projet et de leur faire savoir pourquoi les dates doivent changer, ou aussi formelles que de mettre en place un nouveau calendrier recommandé et de l'emmener à un comité de planification pour avoir ratifié.

Il est préférable de déterminer quel sera votre processus de signe d'étape.

Utilisation de jalons pour la communication

Les jalons sont utiles pour la communication et les rapports car ils représentent les points de contrôle minimums dans le plan. En d'autres termes, si vous avez retiré toutes les autres tâches, vous pouviez toujours voir ce qui se passait et faire avancer le projet en utilisant uniquement les jalons.

Vous devriez être en mesure de retirer les jalons et de les mettre sur un tableau de bord ou un rapport de projet. Ils devraient raconter l'histoire du projet de manière suffisamment en détail pour satisfaire les personnes auxquelles vous faites rapport, normalement votre parrain de projet ou un autre groupe exécutif tel que le groupe de pilotage (ou le conseil du projet). Chaque mois, ou à la fréquence de rapport que vous utilisez, vous pouvez montrer quels jalons ont été atteints.

Le signalement contre les jalons est assez simple et se fait souvent comme une table. Vous énumérez la description d'étape, la date à laquelle il était dû, puis la nouvelle date prévue. Lorsque le jalon est atteint et peut être marqué comme complet, vous ajoutez cette date également. Espérons que ce sera la même chose que la date prévue, mais les projets ne fonctionnent pas toujours comme ça.

Une table comme celle-ci rend évident ce qui a été terminé et ce qui est exceptionnel. Vous serez en mesure de planifier la réponse à la question: «Pourquoi n'avons-nous pas franchi cette étape?«Avant d'aller rencontrer votre parrain ou envoyer le rapport.

Lorsque votre plan de projet est très long et que vous avez beaucoup de jalons, vous trouverez plus facile de retirer les étapes terminées chaque cycle de rapport. Signaler uniquement les jalons qui sont à venir ou terminés ce mois-ci: le mois prochain enlevez tout ce qui a été terminé le mois dernier, donc vous n'ajoutez pas constamment à la durée du rapport en disant aux gens le travail qu'ils savent déjà est terminé.

Les jalons sont un outil de gestion de projet vraiment utile pour la planification, la planification et les rapports et ils sont faciles à utiliser. Mettez-en quelques-uns dans votre prochain plan de projet, suivez contre eux et vous vous retrouverez à apprendre quelle fréquence fonctionne le mieux pour vous.

Comme pour tout dans la gestion de projet, utilisez-les de manière flexible pour fournir le résultat que vous souhaitez, en utilisant ces conseils et directives pour éclairer vos propres décisions.