Bases du tableau de bord de la gestion des fournisseurs

La création ou l'achat d'un tableau de bord de la gestion des fournisseurs est un élément essentiel de la gestion efficace des relations avec les fournisseurs (SRM). Un tableau de bord de la gestion des fournisseurs est un outil utilisé pour mesurer la performance et l'efficacité des fournisseurs et des fournisseurs qui fournissent des biens ou des services à l'entreprise.

Comment fonctionne le processus

Le processus de relation du fournisseur commence généralement par la création d'une demande de proposition ou la demande de devis (RFP / RFQ). L'interaction peut également commencer par d'autres documents ou publicités demandant à la réponse du fournisseur. Dans tous les cas, le client est en mesure d'évaluer objectivement les capacités et les ressources du fournisseur.

Lorsque le meilleur fournisseur de la tâche est sélectionné, un processus de négociation contractuel commence. Le contrat décrit toutes les directives de performance et les attentes auxquelles un fournisseur sera légalement tenu d'adhérer.

Une fois les termes du contrat convenu par l'acheteur et le vendeur, un accord contraignant est exécuté qui résume les attentes mutuelles. Les attentes mutuelles sont particulièrement liées à la surveillance et à la mesure fréquentes des performances des fournisseurs. Une communication régulière et fréquente est nécessaire afin d'assurer un processus de gestion des fournisseurs réussie.

Cartes de score pour surveiller les performances des fournisseurs

Comme indiqué dans de nombreux livres et sites Web sur le thème des meilleures pratiques de gestion des fournisseurs, l'un des critères de performance clés est un processus pour surveiller les performances du fournisseur. Pour ce faire, il est nécessaire d'avoir un tableau de bord de la gestion des fournisseurs. Quelle que soit la taille de l'entreprise, un tableau de bord de la gestion des fournisseurs doit répondre aux critères spécifiques.

Selon la taille de l'entreprise, peut-être une feuille de calcul de pointage de gestion des fournisseurs sera peut-être suffisante. Pour les plus grands projets ou entreprises, il existe de nombreux tableaux de bord des fournisseurs disponibles dans le commerce disponibles.

Indicateurs de performance clés du vendeur

Le tableau de bord doit mesurer les principaux indicateurs de performance (KPI) auxquels le vendeur est lié. Un moyen facile de développer les éléments inclus dans la liste KPI est d'utiliser les conditions du contrat du fournisseur. Ces articles peuvent inclure des délais de livraison, la disponibilité de la communication du fournisseur et leur réactivité aux changements ou aux urgences.

En d'autres termes, appuyez sur l'effort utilisé pour développer les termes du contrat pour créer une liste des éléments les plus importants à mesurer avec le tableau de bord.

Créer des tableaux de bord faciles à utiliser

Le tableau de bord doit être facile à utiliser par tous les employés qui ont besoin d'interagir avec cet outil. Peu importe à quel point la liste des indicateurs de performance est complète si l'outil est trop lourd et peu amical. Bien que le tableau de bord soit complet dans sa définition de ce qui devrait être mesuré, s'il n'est pas intuitif, personne ne l'utilisera - qui va à la défaite d'un tableau de bord.

Touraux et jalons des vendeurs

Le tableau de bord doit avoir une chronologie correspondante et un ensemble de jalons qui sont synchronisés avec les indicateurs de performance. C'est-à-dire que les performances sont fonction des deux temps et de la qualité. Les deux ne s'excluent pas mutuellement. Si le produit d'un fournisseur arrive à votre projet à temps mais que la qualité inférieure est inutile. Ainsi, le tableau de bord devrait noter à temps, ainsi que des performances de qualité.

Informer le vendeur du tableau de bord

Le tableau de bord ne devrait pas être une surprise qu'une entreprise décide soudainement d'utiliser avec un vendeur s'il constate que le vendeur est sous-performant. Idéalement, le vendeur a été informé que leurs performances seront surveillées et mesurées tout au long de la durée du contrat. La mesure sera basée sur des audits ou des évaluations cohérents et régulièrement programmés qui sont acceptés par les deux côtés. Cette sensibilisation doit être créée pendant la phase de négociation contractuelle de la relation du fournisseur.

Utilisation des données collectées

Les données collectées et analysées par le tableau de bord doivent être utilisées pour faire un suivi avec le vendeur. Des données précises sur les performances des fournisseurs sont inutiles si l'entreprise n'agit pas avec le vendeur en fonction des conclusions du tableau de bord.