Quelles sont les directives pour la planification d'un événement public ou communautaire?

Les organisations de quartier des villes à travers le pays organisent des événements publics et communautaires spéciaux tels que des festivals de plein air, des foires de rue et des carnavals. Beaucoup de ces événements publics - en particulier ceux qui réussissent - deviennent des festivités anticipées et parfois un point de fierté pour la communauté d'hébergement. Bien qu'il existe des aspects de la planification et de l'exécution des événements qui sont partagés sur tous les types d'événements, des mariages aux conférences d'entreprise, les événements publics ont tendance à avoir leurs propres besoins et défis. L'un de ces facteurs de planification des événements publics uniques est de travailler avec la permission des agences gouvernementales.

Parfois, la meilleure façon d'apprendre est juste de sauter directement. D'autres fois, cela vaut la peine d'apprendre des leçons et des expériences des autres. Dans ce cas, nous allons apprendre de la ville de Chicago. Expérience dans l'organisation d'environ 350 événements spéciaux à Chicago, le Maire du Maire des événements spéciaux a créé son guide de ressources d'événements spéciaux et son forfait de permis d'événements spéciaux, qui comprend des idées pratiques que d'autres villes peuvent souhaiter intégrer dans leurs événements communautaires. Voici les meilleurs conseils pour planifier des événements communautaires réussis des maîtres eux-mêmes.

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Avoir un processus de demande formel

À Chicago, le code municipal exige que les organisations souhaitant organiser un événement communautaire soumette une demande officielle qui accepte certaines directives de l'événement, telles que:

• Aucun frais ne peut être facturé pour l'admission (fixer un montant de don).
• Les vendeurs de nourriture doivent être autorisés et posséder une certification.
• Les vendeurs d'alcool doivent être autorisés (bière et vin uniquement).
• Les vendeurs de marchandises doivent être autorisés.
• La Chicago Transit Authority doit être informée.

Avoir un processus de demande formel pour les événements spéciaux publics et communautaires peut réduire la charge de travail et rationaliser les approbations, qui est gagnant-gagnant pour tout le monde.

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Exiger un permis d'événement spécial

En plus du processus de demande d'événement, la ville de Chicago oblige également les organisateurs à soumettre une demande de permis d'événement spécial, qui porte ses propres exigences telles que:

• La demande doit être soumise au moins 45 jours avant l'événement.
• Les demandes doivent être notariées.
• Les organisateurs doivent produire un certificat d'assurance pour 1 million de dollars en responsabilité générale commerciale nommant la ville de Chicago en tant qu'assuré supplémentaire.

Alors qu'au début, il pourrait sembler que Chicago crée simplement pas mal de cerceaux bureaucratiques pour sauter en ce qui concerne les événements communautaires, sans rendre les applications trop difficiles, la ville a assuré que tous les événements publics répondront à leur ensemble d'exigences - dont beaucoup se rapporter à la sécurité.

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Exiger une carte d'événement avec une demande de permis

Les organisateurs doivent se soumettre dans le cadre de toute demande de permis d'événement spécial, une carte d'événement qui identifie les zones de fermeture de rue proposées et le plan de réacheminement. La carte doit également considérer les espaces de garage public, l'accès à l'allée et l'espace de la voie des incendies. Les panneaux de détour et les barricades doivent se conformer aux exigences de la ville, et les organisateurs doivent obtenir ces fournitures directement. Les éléments suivants sont pris en compte lors de la délivrance d'un permis:

• La sécurité publique.
• La proximité d'un autre événement dans la région en même temps.
• Émission antérieure d'un permis pour un autre événement sur la même carte de localisation.

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Nécessitent des permis de tente et de canopée

À Chicago, des tentes ou des auvents de plus de 240 pieds carrés lors d'événements publics nécessitent des permis de la ville. S'il est supérieur à 600 pieds carrés, les dessins doivent être tamponnés par un architecte agréé ou un ingénieur en structure, et les plans de sortie et d'urgence, y compris les panneaux et l'éclairage, doivent être soumis. Si la taille dépasse 4 000 pieds carrés, la demande de permis doit être soumise par la Société responsable de l'érection de la structure. Ce processus garantit que les mesures de sécurité sont prises au sérieux.

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Exiger des partenariats avec les responsables de la sécurité publique

Les événements spéciaux à Chicago doivent impliquer à la fois la police et les services d'incendie. Les organisateurs doivent rencontrer le commandant de la police (et / ou son représentant) pour résoudre des problèmes tels qu'une voie de circulation pour les véhicules d'urgence, les plans de sécurité et le poste de commandement désigné lors de l'événement. Les organisateurs doivent désigner une personne qui agira comme une liaison avec le service de police, le service d'incendie, les rues et les services d'assainissement, le bureau des événements spéciaux et autres. Cela vous aidera à avoir au moins une personne compétente et expérimentée dans votre équipe servant de point de coordination pour tous ces services publics.

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Fournir une liste de contrôle du code de sécurité incendie

Les organisateurs d'événements de festival et de plein air à Chicago reçoivent une liste de contrôle et doivent répondre à certaines exigences du code de sécurité incendie, notamment:

• Les tentes doivent être en matériaux ignifuges (certification requise).
• Des extincteurs sont nécessaires dans chaque stand.
• Les rangées de sièges temporaires doivent accueillir 5 à 14 personnes (maximum).
• Les allées des sièges temporaires doivent être un minimum de 36 pouces.
• Les liquides inflammables ne doivent être stockés dans aucune tente, verrière ou cabine.
• Les ordures ne seront pas autorisées à s'accumuler.
• Les cordons électriques doivent être enregistrés et plusieurs prises sont recommandées.
• Des pistes d'incendie pour les véhicules d'urgence sont recommandées (voie d'incendie de 10 pieds).
• CASSE C.P.R. et des cours de premiers soins sont recommandés pour les membres du personnel.

Les planificateurs d'événements publics expérimentés et nouveaux apprécient une bonne liste de contrôle.

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Assurer des pratiques de traitement des aliments sûrs

La ville de Chicago exige que les vendeurs suivent un cours par le ministère de la Santé avant de soumettre des demandes. En outre, les vendeurs doivent obtenir une formation et une certification d'assainissement du festival d'été (offertes par l'Illinois Restaurant Association). Le responsable de la santé, qui détermine si un vendeur recevra un permis d'exploitation, maintient le pouvoir de suspendre tout permis à tout moment.

La ville décrit les règles détaillées pour les aliments, les récipients, les étiquettes, la protection des aliments, l'hygiène personnelle, l'équipement alimentaire, les déchets, la construction de stands et les matériaux toxiques. Il oblige également les vendeurs à assister à un séminaire d'assainissement obligatoire.

Sur une note connexe,Le (s) permis d'alcool de l'événement spécial doit être reçu 20 jours avant l'événement.

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Avoir un plan pour contracter les services de la ville

Les entrepreneurs publics ou privés doivent être embauchés pour une gamme de services, y compris la publication Parking interdit Signes, offrant des barricades, du remorquage, des tambours de déchets, des tambours de recyclage, des doublures, du balayage, une collecte de déchets, des services électriques et / ou des équipements sonores. À Chicago, le Département des rues et de l'assainissement est disponible pour fournir ces services sur un horaire horaire en fonction de l'expertise.

De plus, un programme de recyclage est requis dans le cadre du forfait de permis d'événement spécial à Chicago. Avec l'augmentation de la popularité des événements verts, ce n'est pas une mauvaise idée!

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Nécessiter des permis d'animaux

Si les animaux sont impliqués dans l'événement de quelque manière que ce soit, la ville de Chicago nécessite une soumission avec l'application de l'événement du nom d'un vétérinaire local qui sera présent à l'événement. Cette personne sera chargée de fournir des animaux malades ou blessés. De plus, la Commission sur les soins et le contrôle des animaux peut inspecter les animaux avant leur utilisation dans les activités publiques.

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Gérer la signalisation et la promotion des événements

Les organisateurs d'événements publics de Chicago ont la possibilité d'obtenir une exposition supplémentaire à l'événement avec des bannières à poteau léger. Bien sûr, la ville gère ces demandes exigeant que les organisateurs remplissent une demande de permis de bannière comprenant une copie des graphiques de bannières proposés, la date de l'événement et tout autre aspect important de la demande. Le Département des rues et de l'assainissement gère ces types de demandes.

Remerciement spécial

Un merci spécial au Bureau des événements spéciaux du maire à Chicago pour avoir étendu la permission de mettre en évidence ses exigences de guide de ressources et de permis.