Que fait un assistant administratif?

Les assistants administratifs, y compris les secrétaires, sont l'épine dorsale de la fonctionnalité de bureau. Ils tapent et préparent des documents, planifiez les rendez-vous et entretiennent des fichiers. Ils répondent aux téléphones et aux appels directs et aident aux réunions du personnel. Dans certains bureaux, ils pourraient gérer les tâches fondamentales de comptabilité, et ils pourraient accepter le paiement des clients et des clients.

Un assistant administratif qui fonctionne à distance est communément appelé assistant virtuel.

Environ 3.6 millions d'assistants administratifs et de secrétaires travaillaient dans le U.S. en 2019.

Tâches et responsabilités d'assistant administratif

Les responsabilités des assistants administratifs peuvent varier en fonction du type de bureau dans lequel ils travaillent, mais certaines tâches communes comprennent:

• Répondre aux téléphones et prendre des messages.
• Générer des documents.
• Assembler des présentations de diapositives
• Créer des feuilles de calcul.
• Gérer les bases de données.
• Créer et / ou maintenir des sites Web.
• Effectuer la comptabilité de base.
• Agir en tant que directeur de bureau, planifier des événements du personnel tels que des dîners de récompenses et des événements de collecte de fonds, planifier des réunions clients et organiser des horaires pour les collègues.

Salaire adjoint administratif

Le salaire peut dépendre de la nature de l'entreprise où un assistant administratif est employé, ainsi que de l'étendue des tâches. Ceux qui servent les cadres reçoivent le premier salaire.

• Salaire annuel médian: 40 990 $ (19 $.71 / heure)
• Top 10% salaire annuel: Plus de 67 510 $ (2 $.46 / heure)
• Salaire annuel inférieur de 10%: Moins de 26 880 $ (12 $.92 / heure)

Éducation, formation et certification

Cette profession ne nécessite aucune éducation avancée spécifique, mais elle peut être utile.

• Éducation: Vous aurez besoin d'un diplôme d'études secondaires ou de l'équivalent, et vous pouvez obtenir un avantage dans le domaine en vous inscrivant à un programme de diplôme d'associé ou en suivant un programme de formation de secrétariat après le lycée. Les secrétaires possèdent souvent des diplômes de baccalauréat ou gagnent des certifications axées sur la spécialité comme le secrétaire juridique accrédité ou l'assistant administratif médical certifié dans un nombre croissant de secteurs. Les assistants exécutifs et les secrétaires devraient avoir des crédits universitaires à un minimum, sinon un baccalauréat.
• Entraînement: Envisagez de commencer avec une agence d'emploi temporaire. Ceux-ci offrent parfois une formation aux nouvelles recrues. Sinon, si vous avez des compétences de secrétariat ou administratives de base, une formation en cours d'emploi peut être dispensée lorsque vous apprenez les cordes d'une entreprise ou d'un domaine particulier.

Compétences et compétences adjointes administratives

Vous aurez besoin de plusieurs compétences essentielles pour réussir à devenir assistant administratif.

• Compétences informatiques et logicielles: Vous devriez être à l'aise avec Microsoft Office, Email et Internet. Vous devrez peut-être vous familiariser avec QuickBooks ou d'autres logiciels comptables si vous travaillez pour une petite entreprise.
• Compétences multitâches: Cela peut être particulièrement important si vous agissez également en tant que manager. Vous devriez être en mesure de jongler avec plusieurs demandes à la fois.
• Compétences en communication verbale et écrite: Ce sont essentiels. Vous devriez avoir une commande solide de la langue anglaise et posséder de bonnes compétences en relecture.
• Compétences personnelles: Vous travaillerez avec d'autres, y compris les clients et autres membres du personnel de bureau. Les bonnes manières et un comportement calme peuvent être très importants.
• Compétences organisationnelles: Vous devez être orienté vers le détail et organisé, capable de localiser un protocole de document ou de rappel à tout moment.
• Compétences de prise de décision: Vous vous retrouverez souvent à gérer plusieurs tâches presque simultanément, en particulier dans les bureaux occupés, vous devriez donc être en mesure de prioriser et de prendre des décisions efficaces. Un client peut vouloir un rendez-vous tout de suite, mais a-t-il vraiment une urgence ou peut-il attendre quelques jours?

Perspectives de travail

Malheureusement, ce poste n'a pas de perspectives d'emploi encourageantes. Le u.S. Bureau of Labor Statistics projette que les progrès technologiques commenceront à prendre en charge les tâches de nombreux assistants administratifs de 2019 à 2029, entraînant une baisse de 9% de la croissance de l'emploi.

Environnement de travail

Ce poste est requis par à peu près toutes les industries. Vous pourriez vous retrouver à travailler dans un cabinet médical, un cabinet d'avocats, un bureau du gouvernement ou pour un petit entrepreneur de quartier. En tout cas, vous vous retrouverez probablement dans un bureau.

Les assistants virtuels deviennent de plus en plus demandés, il est donc possible que vous puissiez travailler à domicile.

Horaire de travail

C'est presque invariablement un emploi à temps plein pendant les heures normales de bureau, mais la nature de l'entreprise pourrait exiger un travail de week-end, comme si vous êtes employé par une clinique médicale. De plus, ceux de la profession juridique pourraient constater qu'ils devraient passer des heures avant les procès et les délais.

Comment obtenir le travail

Obtenez des recommandations éclatantes

Les employeurs embauchant un secrétaire ou un assistant administratif recherchent une personne avec laquelle ils peuvent travailler confortablement, qui se fondera bien avec d'autres membres du personnel, et à qui on peut faire confiance à des informations confidentielles. Des lettres de recommandation solides peuvent démontrer ces qualités.

Utilisez votre réseau

Appuyez sur votre réseau pour obtenir des prospects sur les offres d'emploi. Contactez Facebook et LinkedIn Contacts, Family Friends, voisins et anciens employeurs. Faites-leur savoir que vous apprécieriez des présentations à quiconque pourrait embaucher.

Openings de retraite

Faites une recherche Google pour les offres d'emploi avec des mots clés comme l'assistant administratif, l'assistant marketing, l'assistant de rédaction, le secrétaire médical, le secrétaire juridique et l'assistant de bureau pour générer des listes d'emplois. De nombreux emplois administratifs seront également annoncés sur la section d'emploi du site Web pour votre journal local ou chambre de commerce.

Clouer ce reprendre

Cet exemple de CV peut vous guider et vous aider à vous assurer que tous les meilleurs mots clés sont inclus. Et ne négligez pas la puissance d'une grande lettre de motivation pour aller avec.

Ace votre interview

Savoir à l'avance ce que l'on vous demandera probablement peut grandement contribuer à faire de votre entretien. Considérez quelques exemples de questions courantes et décidez de vos réponses à l'avance.

Comparaison des emplois similaires

Certains emplois similaires et leur salaire annuel médian comprennent:

• Judiciaire: 61 660 $
• Greffier de l'information: 36 920 $
• Transcripteur médical: 44 090 $