Que fait un assistant exécutif?

Les assistants exécutifs sont similaires aux assistants administratifs ou aux secrétaires dans la mesure où ils soutiennent tous le travail de quelqu'un d'autre, généralement une gestion exécutive ou une supervision des fonctions de bureau. La différence est qu'un assistant exécutif est spécifiquement un membre du personnel de bureau supérieur affecté à un cadre supérieur. Cela implique de superviser et de former d'autres membres du personnel de bureau, ainsi que de s'attaquer aux tâches qui pourraient avoir un effet dramatique sur le succès d'une entreprise.

Tâches et responsabilités d'assistant exécutif

Ce travail nécessite généralement la capacité de faire le travail suivant:

• Examiner les documents
• Comptabilité / comptabilité
• Gestion du calendrier
• De mener des recherches
• Relations avec les clients
• Concevoir et maintenir un système de classement
• Gérer les demandes d'informations
• Organiser des réunions
• Tenir des registres
• Organiser des plans de voyage
• Dactylographie
• Planification d'événements
• Préparer des rapports statistiques
• Rapports de dépenses de traitement
• Prendre les procès-verbaux de la réunion

Les tâches d'assistant exécutif incluent les mêmes tâches exercées par les assistants administratifs: passer et accepter les appels téléphoniques; envoyer des mémos, des e-mails et des lettres au nom de l'exécutif; recevoir des visiteurs; gérer la planification; et plus.

Les assistants exécutifs agissent comme des gardiens, prenant des décisions sur qui a accès à l'exécutif et quelles informations l'Exécutif reçoit.

Ils effectuent souvent des recherches et préparent des rapports qui influencent la politique de l'entreprise. Ces responsabilités signifient que les assistants exécutifs doivent bien comprendre le travail de leur employeur. En conséquence, ces travailleurs peuvent également agir comme une liaison entre l'exécutif et le reste du personnel de bureau.

Salaire d'assistant exécutif

Les assistants exécutifs ont obtenu un salaire annuel médian de 63 110 $ en 2020, ce qui les met juste à l'extérieur des 10% supérieurs des salariés parmi tous les secrétaires et assistants administratifs:

• Salaire annuel médian: 63 110 $ (30 $.34 / heure)
• Top 10% salaire annuel: 94 830 $ (45 $.59 / heure)
• Salaire annuel inférieur de 10%: 39 350 $ (18 $.92 / heure)

Éducation, formation et certification

Il y a peu d'exigences éducatives pour commencer en tant que secrétaire, mais la réalisation d'un poste d'assistant exécutif ne vient généralement qu'après plusieurs années d'expérience.

• Éducation: Un diplôme d'études secondaires est suffisant pour la plupart des emplois d'entrée de gamme, mais ceux qui ont des diplômes d'associé ou de baccalauréat dans des domaines liés aux entreprises seront plus commercialisables.
• Certification: Personne n'a besoin d'être certifié comme assistant exécutif, mais il existe des certifications disponibles via des cours en ligne pour la plupart des logiciels qui nécessitent une compétence. De telles certifications peuvent rendre un candidat plus attrayant.
• Entraînement: L'expérience et la confiance sont acquises en faisant le travail, les assistants exécutifs sont généralement prouvés sur une longue période de temps.

Compétences et compétences assistantes exécutives

La dactylographie, le dépôt et d'autres compétences de bureau sont importantes, mais les meilleurs assistants exécutifs ont souvent des personnalités fortes qui sont présentées par plusieurs compétences générales bénéfiques:

• Compétences en communication: Les assistants exécutifs servent souvent de gardien, décidant quels messages et quels visiteurs ou appelants doivent aller directement à leur employeur et lesquels doivent rediriger ou gérer d'une autre manière. Cela implique la capacité de glaner rapidement les informations de ceux qui exigeaient le temps de leur patron.
• Gestion du temps: Quiconque gère le temps d'une autre personne, comme le font souvent les assistants exécutifs pour leurs patrons, doivent également être doués pour gérer leur propre temps.
• Fiabilité: Les assistants exécutifs ont souvent accès à des informations sensibles, et les dirigeants pour lesquels ils travaillent ont besoin de leur faire pleinement confiance pour qu'ils soient aussi efficaces que possible dans leur travail.
• Multitâche: Les assistants exécutifs gèrent régulièrement plus d'une tâche à la fois tout en gardant un œil sur les horaires de leurs boss et en les gardant sur la bonne voie.

Perspectives de travail

Les possibilités d'emploi pour les secrétaires exécutifs et les assistants administratifs devraient diminuer d'environ 20% pour la décennie se terminant en 2029, selon le U.S. Bureau des statistiques du travail. C'est bien pire que la croissance de 4% prévue pour toutes les professions et nettement pire que la baisse de 9% prévue pour tous les secrétaires et assistants.

La baisse est attribuée à l'augmentation du nombre de gestionnaires dans une organisation qui partagent un assistant. Ceci est plus possible car les communications mobiles et autres ont fait en sorte que les cadres soient plus susceptibles de gérer leur propre correspondance et la planification.

Environnement de travail

Les assistants exécutifs travaillent généralement dans un bureau et interagissent avec les visiteurs, les appelants et d'autres cadres en plus de leurs propres patrons. Le travail peut être rapide et exigeant, et le rôle de gardien exige parfois que les assistants exécutifs disent non aux personnes qui ne veulent pas prendre non pour une réponse.

Horaire de travail

Les heures suivent souvent celles typiques d'une semaine de travail commercial typique. Cependant, les cadres qui travaillent en retard s'attendent parfois à ce que leurs assistants exécutifs soient également disponibles après les heures.

Comment obtenir le travail

APPLIQUER Postulez directement avec les entreprises ou révise des ouvertures sur des sites comme en effet, monstre et Glassdoor.

Obtenir des références Soyez prêt avec des personnes qui peuvent attester de votre fiabilité et de vos traits importants pour un assistant.

Comparaison des emplois similaires

Les personnes intéressées à travailler comme assistant exécutif pourraient également considérer l'un des chemins de carrière suivants, répertoriés avec des salaires annuels médians:

• Adjointe administrative: 40 990 $
• Journal judiciaire: 61 660 $
• Clerk financier: 41 520 $