Quelles informations sont stockées dans les dossiers médicaux des employés?

Le dossier médical des employés est le référentiel de tout ce qui a à voir avec la santé, les prestations de santé, les congés liés à la santé des employés et les sélections et la couverture des avantages sociaux pour l'employé. L'employeur conserve un dossier médical séparément pour chaque employé. Le contenu de ces fichiers n'est jamais entremêlé avec aucun autre fichier d'employé tel que le fichier personnel.

Étant donné que le fichier médical contient des informations sensibles et confidentielles, elle doit résider dans un emplacement sûr, verrouillé et inaccessible. Le classeur qui abrite les dossiers médicaux des employés devrait également verrouiller et le personnel RH devrait avoir les seules clés. L'accès aux dossiers médicaux des employés est limité au personnel des ressources humaines uniquement.

La loi de 1996 sur l'assurance maladie et la responsabilité (HIPAA) oblige les employeurs à protéger les dossiers médicaux des employés comme confidentiels; Les dossiers médicaux doivent être stockés séparément et en dehors des autres dossiers commerciaux. Ne stockez jamais les dossiers médicaux des employés dans le dossier du personnel général de l'employé.

En raison de la confidentialité des informations, les dossiers doivent être isolés des fichiers auxquels des employés tels que les superviseurs ou les gestionnaires peuvent accéder. (En fait, cela est également recommandé pour les dossiers du personnel dans General-Give uniquement l'accès du personnel RH.)

Contenu du dossier médical des employés

Ce sont les types d'articles qui devraient être stockés en toute sécurité dans le dossier médical de l'employé. En cas de doute, errez du côté de la protection des informations médicalement liées de vos employés. 

• Demandes et formulaires d'assurance maladie
• Demandes et formulaires d'assurance-vie
• Informations sur les bénéficiaires désignés
• Demandes de toute autre prestation d'employés qui pourraient nécessiter des informations médicales telles que l'assurance visuelle
• Demandes de congés médicaux rémunérés ou non rémunérés
• Family Medical and Leave Act (FMLA) Rapports et applications et documents connexes
• Paperasse FMLA signée par des médecins
• Documentation sur les maladies d'un membre de la famille ou d'un enfant pour qui vous demandez du temps FMLA pour fournir des soins en cours
• Documentation des congés médicalement liés aux employés qui ne sont pas éligibles pour le temps de congé FMLA
• Examens du médecin, notes, correspondance et recommandations
• Excuses médicales pour l'absentéisme ou le retard d'un médecin
• Restrictions médicales avec la documentation du médecin recommandé
• Des rapports d'accident et de blessure, y compris des documents requis à l'OSHA
• Rapports d'indemnisation des travailleurs de blessure ou de maladie
• Tout autre formulaire ou document contenant des informations médicales privées sur un employé

Si vous gardez ces dossiers confidentiels, vos employés vous feront confiance et vous respecterez l'esprit et la signification de la loi. 

Veuillez noter que les informations fournies, bien que faisant autorité, ne sont pas garanties pour la précision et la légalité. Le site est lu par un public mondial et des lois et réglementations sur l'emploi varient d'un État à l'autre et d'un pays à l'autre. Veuillez demander une assistance juridique ou une assistance aux ressources gouvernementales étatiques, fédérales ou internationales, pour vous assurer que votre interprétation juridique et vos décisions sont correctes pour votre emplacement. Ces informations sont destinées aux conseils, aux idées et à l'assistance.