Qu'est-ce qu'une réunion pré-Con?

Une réunion pré-Con est courte pour une "réunion pré-conférence."C'est une chance de rassembler les principaux acteurs d'une conférence afin que tout le monde puisse revoir son plan pour exécuter une conférence réussie. Cette réunion se déroule généralement dans l'espace de la conférence.

Voici ce que vous devez savoir sur une réunion pré-Con avant d'organiser votre prochain événement.

Qu'est-ce qu'une réunion pré-Con?

Selon la taille de la conférence, il peut y avoir des dizaines - même des centaines de personnes responsables de l'exécution réussie de l'événement. La réunion pré-Con, ou simplement «le pré-con», est l'occasion pour toutes ces personnes de se rencontrer en un seul endroit et de discuter des détails de l'événement prévu. C'est une chance pour les vendeurs de poser des questions, pour que les organisateurs préparent le personnel à toute bizarrerie et aux équipages pour évaluer l'espace et décider où placer les tables, les chaises, les étapes ou tout autre élément.

La réunion pré-con se déroule généralement quelques jours avant l'événement. Le jour d'un événement, une procédure plus courte peut rafraîchir les participants du plan juste avant les portes de la conférence ouverte.

Certaines personnes peuvent associer des réunions pré-Con à la planification de conférences, conventions, congrès et programmes d'incitation. Cependant, il est également courant de tenir une réunion pré-Con pour des séminaires et autres événements spéciaux. Même les petits rassemblements dans une salle de conférence de l'hôtel devraient être précédés d'une réunion pré-Con.

Comment fonctionne une réunion pré-Con?

Pour ceux qui peuvent ne pas planifier de réunions fréquentes, une réunion pré-Con peut sembler inconfortable ou maladroite au début car elle peut inclure de nouvelles termes ou langues, tels que «CV d'événements» ou «Ordre d'événements de banquet."Cependant, les réunions pré-Con sont destinées à lisser tout malentendu ou aspects peu clairs de l'événement. C'est votre chance de vous demander ce que signifient ces termes et toute autre question qui améliorera le succès de l'événement.

À quoi s'attendre lors d'une réunion pré-con

Lors de la réunion pré-Con, le planificateur d'événements examinera toute la logistique finale pour un programme donné avec l'équipe de gestion des fournisseurs impliquée dans le programme.

En règle générale, une réunion pré-Con est coordonnée et prévue par le responsable des services de conférence du lieu. Par exemple, si votre conférence se déroule dans un hôtel, cet hôtel aura probablement un employé dont le travail consiste à coordonner des événements comme le vôtre. Cette personne invitera les gestionnaires de divers domaines impliqués dans l'événement à revoir son rôle particulier pour un événement.

C'est un excellent moment pour la réunion ou le planificateur d'événements pour établir un rapport avec toutes les personnes impliquées.

Pendant le pré-Con, il convient que le planificateur d'événement mette en évidence certains des objectifs clés de l'événement, y compris des informations importantes sur l'organisation organisant l'événement, les messages clés transmis lors de l'événement et les VIP importants qui devraient assister.

Passez en revue le CV de l'événement

Un curriculum vitae détaille toutes les spécifications de l'événement. Il comprend toutes les informations pertinentes, y compris les dates, les heures, les contacts, les profils des participants, les contacts d'urgence, la nourriture et les boissons, le transport, les informations d'expédition, la facturation, l'audio / visuel et d'autres besoins spéciaux.

Chaque directeur de département examinera son rôle dans l'événement, y compris les détails pertinents et leurs procédures de fonctionnement typiques. Ils examineront également leur compréhension du contrat d'événement et des informations précédemment partagées sur les commandes d'événements de banquet.

Les planificateurs de réunions et d'événements doivent ne pas se demander de poser des questions détaillées liées aux spécifications de l'événement pendant cette période, telles que les niveaux de dotation et les noms des contacts clés de tous les domaines représentés qui seront présents pendant l'événement réel. Les éléments clés de la discussion pré-Con peuvent inclure une revue de:

• Exigences de nourriture et de boissons
• Exigences de liste de chambres d'hôtes
• Exigences d'exposition des conférences et des salons de la conférence
• Exigences de salle de réunion et de salon (y compris les plans d'étage détaillés)
• Exigences techniques, telles que les spécifications électriques et télécommunications
• Détails sur le placement de la signalisation et d'autres décorations

Apporter des modifications de dernière minute

La réunion pré-Con est le moment idéal pour apporter des changements de dernière minute. Bien qu'ils ne l'aiment peut-être pas toujours, la plupart des vendeurs et des fournisseurs s'attendent à quelques ajustements et substitutions de dernière minute et essayez de garder les demandes raisonnables.

Bien sûr, l'étendue des changements qui pourraient être considérés comme raisonnables dépend de la façon dont le pré-Con se produit tôt. Si le pré-Con est prévu à une époque où la configuration est déjà en cours, envisagez de mener une inspection de la salle précoce pour vous assurer que tout fonctionne bien. De cette façon, vous saurez quels changements pourraient être apportés sans compromettre les progrès qui ont déjà eu lieu.

Points clés à retenir

• Une réunion pré-Con est une réunion qui se déroule avant une conférence dans un centre de congrès, un hôtel ou tout autre espace événementiel.
• La réunion pré-Con offre à tous les acteurs clés et au personnel de revoir leurs responsabilités, leurs objectifs et leurs attentes.
• La réunion pré-con se déroule généralement quelques jours avant l'événement.
• C'est l'une des dernières opportunités que les organisateurs devront demander des changements avant le début de l'événement.