Qu'est-ce qu'un journal comptable?

Un journal comptable est tout document utilisé par un comptable pour suivre les transactions d'une entreprise. Un journal comptable comprend tous les débits et crédits que les expériences commerciales ainsi que des détails sur l'entité de l'autre côté de ces transactions.

Apprenez à utiliser un journal comptable pour améliorer votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un journal comptable?

Un journal comptable est exactement ce qu'il semble - c'est un endroit pour enregistrer les détails de toutes les transactions financières de votre entreprise, y compris les parties à la transaction et laquelle de vos comptes affecte. Ce dossier peut être conservé sous la forme d'un livre, d'une feuille de calcul ou d'un logiciel de comptabilité. Il contient toutes les informations de transaction financière enregistrées sur une entreprise.

• Nom alternatif: Livre de première entrée

Un journal comptable est l'endroit où vous collectez toutes les informations importantes sur les ventes d'entreprises, les dettes, les dépenses et autres transactions.

Comment fonctionne un journal comptable?

Les nouveaux propriétaires d'entreprise et les aspirants entrepreneurs ne seront pas loin des affaires sans comprendre ce qu'est un journal comptable et pourquoi il est si fondamentalement important pour le succès. Vous aurez besoin d'un journal comptable pour les opérations quotidiennes, pour la budgétisation, et peut-être le plus important pour les fins fiscales.

Ce suivi doit commencer dès que vous ouvrez vos portes aux clients ou aux clients, si ce n'est pas plus tôt. Sinon, vous risquez d'oublier de documenter les informations importantes.

Tenir un journal comptable peut empêcher votre entreprise de dépenser trop dans certains domaines ou de sous-dépenses dans d'autres. Cela peut également vous empêcher (et vos dirigeants) de dépasser les fonds, et cela peut vous aider à repérer toutes les irrégularités avant de devenir incontrôlable. Bref, bien que ce soit juste un livre simple ou une feuille de calcul enregistrée sur votre ordinateur, un journal comptable peut empêcher une crise potentielle de se propager, et cela peut même aider à empêcher ces crises de commencer en premier lieu.

Avant les ordinateurs, un journal comptable était un journal de bord physique avec plusieurs colonnes pour enregistrer les transactions financières pour une entreprise. Aujourd'hui, la plupart des entreprises utilisent un certain type de logiciel de comptabilité financière pour enregistrer et gérer leurs transactions commerciales.

Un journal comptable est créé en entrant des informations à partir de reçus, de billets de vente, de caches enregistreuses, de factures et d'autres sources de données qui affichent des transactions financières qui se sont produites. Ces transactions n'incluent pas seulement. Les transactions commerciales doivent être présentées dans la revue par ordre chronologique.

Comme ils sont enregistrés, les transactions sont affectées à une classe de grand livre spécifique à l'aide d'un numéro de "graphique de comptes". Cela facilite la recherche et la prise en compte des informations nécessaires pour préparer des états de profit et de perte, des états financiers et d'autres rapports financiers importants. Certaines entreprises trouvent utile d'avoir plusieurs revues. De cette façon, ils peuvent séparer ces transactions par leur classe de grand livre.

Cependant, si vous décidez de séparer les classes de grand livre par des revues, c'est toujours une bonne idée d'avoir un journal centralisé qui suit au moins les données les plus élémentaires sur tous les types de transactions. Cela vous permet de tirer des informations spécialisées du grand livre correspondant, tout en étant en mesure d'évaluer votre situation financière globale en un coup d'œil dans le grand livre général.

À double entrée ou à entrée unique?

Il est important d'établir au début du style d'entrée de votre entreprise. Les inscriptions peuvent être enregistrées à l'aide de la méthode à double entrée ou de la méthode de comptabilité à entrée unique. Les différences sont assez explicites: les enregistrements de comptabilité à entrée à une seule entrée par transaction, tandis que la comptabilité à double entrée enregistre chaque transaction à deux reprises à la fois les côtés de débit et de crédit de la transaction.

En fin de compte, il est moins important de la méthode que vous choisissez que de garantir que tous ceux qui enregistrent dans la revue adhèrent aux mêmes directives convenues pour éviter la confusion. Chaque transaction répertoriée est appelée entrée de journal. Les informations du Journal sont ensuite enregistrées dans les registres d'entreprise.

Qui a accès?

Si vous n'avez pas déjà démarré votre entreprise, pensez aux personnes de votre entreprise, vous souhaitez avoir accès à votre journal comptable. De toute évidence, ce ne devrait être que des gens en qui vous avez confiance. Ces personnes devraient également avoir des rôles financiers ou de gestion désignés au sein de votre organisation. C'est définitivement une situation dans laquelle moins c'est plus. Cela pourrait signifier uniquement accès à votre directeur financier ou trésorier, ou dans une organisation plus simple, votre comptable.

Bien que vous ne vouliez pas que trop de personnes aient accès à votre journal comptable, c'est aussi une mauvaise idée de laisser une seule personne. Au moins quelques personnes devraient connaître le contenu du Journal pour empêcher toute dépense inappropriée, déficits budgétaires ou autres surveillants financiers qui pourraient faire des ravages sur les finances de votre entreprise.

Points clés à retenir

• Un journal comptable est un document, une feuille de calcul, un logiciel ou tout autre endroit où les transactions de votre entreprise sont enregistrées.
• Les journaux comptables aident à assurer la transparence, la conformité fiscale précise et la forte santé financière.
• Il y a beaucoup de flexibilité avec la façon d'enregistrer les transactions dans des revues comptables, et aucune stratégie n'est nécessairement meilleure qu'une autre, tant que tout le monde dans l'entreprise utilise le même système.