Quoi d'inclure dans un manuel des procédures des employés

Chaque entreprise qui a des employés (même un seul employé) devrait avoir un manuel des employés. Qu'est-ce qu'un manuel des employés? Il s'agit d'un document en trois parties (ou de trois documents différents) qui vous aide en tant que propriétaire d'entreprise de plusieurs manières:

• Pour donner des informations aux employés pour les aider à faire leur travail et à connaître leurs avantages et leurs droits
• Pour vous aider en tant que propriétaire d'entreprise à gérer votre entreprise, et 
• Pour protéger vous et vos employés. 

Les trois parties du manuel sont:  

• Un manuel politique qui indique aux employés ce qui est exigé d'eux et comment respecter les règles de l'entreprise, 
• Un manuel de procédure qui aide à former les employés et aide les employés actuels à savoir faire leur travail, et 
• Une description des avantages sociaux, y compris le congé, la rémunération et d'autres avantages du travail. 

Cet article décrit les sections qui devraient être incluses et certaines questions juridiques qui doivent faire partie du manuel.

Avantages sociaux

Décrire les avantages qui sont accordés aux employés. Expliquez comment les employés peuvent devenir éligibles aux avantages sociaux et si tous les employés sont admissibles. Certains employeurs ne restreignent certains avantages que aux employés à temps plein, alors expliquez ce que signifie "à temps plein".

Vous pouvez restreindre les avantages aux employés qui ont terminé leur temps de probation; Expliquez comment cela fonctionne. Expliquez quels avantages sont les employés de taxableto. Inclure les prestations requises par la loi, comme l'indemnisation des travailleurs et l'assurance chômage. Vous devez payer pour ceux-ci, donc vous pourriez aussi bien obtenir du crédit pour eux.

Enfin, incluez votre discussion sur les augmentations et les promotions ici, plutôt que dans la section d'évaluation ci-dessous. Les évaluations ne doivent pas être liées directement aux augmentations, bien qu'elles soient souvent difficiles à séparer.

Politiques et avantages sociaux de temps

Vous n'êtes pas légalement obligé de donner aux employés des congés, pour les vacances, les vacances, le temps de maladie ou le temps personnel. Donc, si vous donnez des congés, obtenez un peu de crédit pour cela. Expliquez les jours donnés pour les vacances et comment l'admissibilité aux vacances est déterminée.

Incluez une description de la façon dont le salaire est déterminé pour les congés, pour les employés à temps partiel, par exemple. Expliquer les circonstances qui pourraient faire perdre un temps à un employé; Par exemple, si un employé ne travaille pas la veille et après les vacances, aucune rémunération n'est donnée pour des vacances.

Politiques de bureau

Expliquez toutes les politiques, y compris les restrictions sur le tabagisme et la consommation de drogues ("Nous sommes un bureau non-fumeur et non anti-médicament.") Expliquez les raisons des politiques si vous voulez. Inclure une politique sur la non-discrimination. Le plus important, expliquez les politiques de fréquentation et les conséquences d'un absentéisme excessif et d'un retard. Voir cette liste complète des politiques de bureau.

Évaluations des employés, discipline, licenciements

Dans cette section, expliquez comment et quand les employés sont évalués. Discuter du processus de discipline pour les violations des politiques.

Par exemple, combien d'avertissements un employé obtient-il pour se présenter tardivement? Inclure des informations sur les infractions si graves qu'elles sont causées par une résiliation immédiate (consommation de drogues, vol, harcèlement, etc.), et expliquez ce qui arrive aux employés qui paient en cas de résiliation.

Vous devriez également inclure une peine ou deux en préavis (vous voulez un préavis de deux semaines, bien sûr). Mais vous n'avez pas à donner un avis aux employés qui sont licenciés à moins que vous ne souhaitiez.

Procédures administratives

Un manuel des employés est un bon endroit pour passer par les procédures de bureau. Que se passe-t-il la première chose le matin? Que faisons-nous en cas de feu? Comment les vendeurs / sollicitations extérieurs sont-ils gérés? Avoir les meilleurs problèmes couverts dans le manuel facilite la formation de nouvelles embauches et donne au personnel un endroit où regarder quand quelque chose apparaît.

Conditions juridiques dans les manuels des employés

Deux articles juridiques qui doivent également être inclus dans votre manuel d'employé:

• Énoncé de "aucun contrat": Vous ne voulez pas qu'un employé pense avoir un contrat en vertu desquels vous devez les garder pendant une période de temps spécifique. Assurez-vous que les employés savent que vous ne leur donnez pas un contrat de travail implicite. Vous devez être en mesure de résilier un employé à tout moment. Faites attention à ne pas dire quelque chose comme "après votre période de probation de 90 jours ..." Cette déclaration implique que la personne est embauchée pendant 90 jours, et vous pouvez décider qu'ils ne s'entraînent pas après une journée! Dites plutôt quelque chose comme ceci: "Si vous terminez avec succès votre période de probation…" Obtenez l'aide d'un avocat pour rédiger cette langue "sans contrat".
• La signature de l'employé: Donnez à chaque nouvel employé une copie du manuel de la location, demandez à l'employé de lire puis signez qu'il comprend le contenu du manuel. Bien que cela n'empêche pas les problèmes des employés, cela pourrait aider si un employé intente une action en justice, affirmant qu'il "ne savait pas" que son comportement pouvait les faire virer.

Le plus important: obtenir l'aide d'un avocat

Lorsque vous travaillez sur votre manuel de l'employé, écrivez-le dans vos propres mots, mais il est si important de faire en sorte qu'un avocat l'examine pour s'assurer qu'il est (a) complet, (b) se conforme aux lois actuelles de votre état et est (C est (C ) juste à tous les employés.