Quel est le problème avec un bureau en désordre?

Chaque jour, de plus en plus d'informations vous sont lancées. Nouveau courrier, rapports de divers comités, factures, propositions, et plus encore, tous ont frappé votre bureau plusieurs fois par jour. Vous êtes trop occupé pour y faire face tout de suite pour qu'il commence à s'accumuler. Votre bureau commence à ressembler à une zone de guerre.

Le problème ici n'est pas que votre bureau soit en désordre; Le problème est que des choses importantes se perdent. Soit il est enterré par de nouveaux matériaux qui arrivent, soit il est dans le nouveau matériel mais n'est pas remarqué. En conséquence, vous passez trop de temps sur des choses qui sont simplement urgentes plutôt que celles qui sont importantes.

Lorsque votre patron veut savoir combien de temps elle peut avoir ce rapport pour le vice-président, vous ne voulez pas lui dire que vous n'avez pas remarqué la note qu'elle vous a envoyée pour demander le rapport. Votre patron ne sera pas non plus ravi d'apprendre que la mise en page de la nouvelle gamme de produits est en retard parce que vous l'avez mis de côté et qu'elle a été couverte et vous l'avez oublié.

Certaines personnes vous diront que la meilleure façon de résoudre ce problème est un bureau propre. D'autres disent qu'un gâchis va bien. Qui a raison?

Bureau encombré, esprit encombré

Il n'y a pas si longtemps, il y avait une expression populaire 'Un bureau encombré est le signe d'un esprit encombré.`` Cette expression a donné naissance à une industrie entière conçue pour aider les dirigeants d'entreprise à nettoyer leur bureau en signe de son acuité mentale.

Vous avez sans aucun doute vu des films où le boss se trouve dans son bureau au sommet d'un gratte-ciel du centre-ville. Il est assis derrière un bureau en verre sans tiroirs. Les seules ornements sont l'impressionnant un jeu de stylo pour signer des documents importants et un téléphone ou un interphone afin qu'il puisse donner des commandes.

D'autre part…

Beaucoup de gens ne voient rien de mal avec des tas de papier couvrant le bureau, même en débordant sur les sièges de la chaise et le plancher du bureau. Ils citent des adages comme «un bureau encombré est un signe de génie» et «un bureau en désordre n'est qu'un signe d'un bureau en désordre.'

Nous connaissons tous quelqu'un dont le bureau est comme ça. Vous ne voyez pas comment ils peuvent même dire si le bureau est en métal ou en bois. Pourtant, lorsque vous leur demandez quelque chose, ils vont directement à une pile, feuillez à travers 2 ou 3 feuilles et retirez ce que vous avez demandé.

Ce qui fonctionne pour vous

Les deux côtés sont corrects. Le problème n'est pas le bon. Le problème est qui vous rendra plus efficace. Il existe quelques directives fondamentales qui s'appliquent aux deux approches, mais la clé est de fonctionner d'une manière qui vous permet d'être le plus efficace. Presque tout le monde a besoin de se débarrasser d'une partie de l'encombre.

Beaucoup de gens travaillent sur plusieurs projets en même temps (ou presque au même moment). Les types créatifs ressentent le besoin d'avoir l'inspiration qui les entoure. Les individus orientés vers le détail ont besoin de volumes de matériaux de référence à portée de main. Certaines personnes sentent que les tas de travail les font paraître occupés et, ainsi, les gardent en sécurité en période de mise à pied. D'autres sentent qu'un bureau propre montre à quel point ils sont efficaces pour faire le travail. Ce qui est important, c'est de faire ce qui fonctionne pour vous.

Comment apprivoiser le monstre

Que vous alliez pour le bureau en verre stérile ou que vous souhaitiez simplement apporter un peu plus d'ordre au chaos de votre bureau, il existe quelques directives fondamentales:

• Je veux vraiment s'améliorer: Nous ne recommandons pas l'approche grave que certains font. Malheureusement, cela laisse des excuses pour être trop facile avec vous-même. Cette tentative de rendre votre bureau moins encombré et plus efficace dépend de vous faire un effort sérieux.
• Gardez, jetez ou bougez: Trouver trois conteneurs. Étiquetez le plus petit "Keep". Étiquetez le plus grand "lancer". Avoir un autre conteneur étiqueté "Déplacer."Les trucs vraiment vitaux iront dans votre conteneur de conservation pour être trié plus tard. Tout ce que vous voulez ramener à la maison ou donner entre dans le conteneur "Move". Tout le reste entre dans le conteneur de lancement.
• Commencez par le plus ancien: Vous pouvez le dire en les regardant quelle pile est la plus ancienne. Habituellement, il est le plus éloigné de votre chaise. Il sera plus facile de jeter les objets de cette pile.
• Évaluez chaque pièce une seule fois: Regardez chaque article dans la pile. Décidez dans quel conteneur il ira. Vous ne pouvez pas le remettre sur votre bureau pour plus tard, vous devez décider maintenant. Mettez tout dans l'un des trois conteneurs. Il n'y a pas d'autre option.
• Demandez-vous ceci: La première question est "ai-je ça ailleurs, ou puis-je l'obtenir de quelqu'un?"Si vous en avez une copie dans votre e-mail, ou dans un rapport, ou sur le bureau de la personne qui a préparé l'analyse du marché, etc., Vous n'avez pas besoin de garder une autre copie. Le lancer. Alors demandez "pourquoi ai-je besoin de ça?"Si la réponse est a) pour prendre des mesures dessus, b) faire quelque chose avec elle lorsque j'obtiens plus d'informations de quelqu'un, ou c) pour me référer comme je fais un autre travail, mettez-le dans la pile de maintien. (Après vous débarrasser de l'encombre. Cela gagnera du temps plus tard.) Si votre réponse était autre chose, jetez cet article.
• Soyez impitoyable et courageux: Au fur et à mesure que vous progressez à travers chaque pile, se rapprochant de plus en plus des choses qui viennent d'arriver, soyez impitoyable dans vos décisions. Ne prendre pas de prisonniers. Si vous n'en avez pas vraiment besoin, jetez-le. Et soyez courageux. Ne vous accrochez pas à quelque chose juste parce que quelqu'un pourrait vous demander quelque chose à ce sujet un jour. Ne construisez pas une forteresse de papier pour vous protéger.

Gérer le problème

Votre bureau n'a pas besoin d'être stérile et complètement dépourvu de papier, bien que cela puisse être si cela aide. Votre objectif est d'organiser votre bureau afin qu'il maximise votre efficacité. Si cela signifie quelques tas de plus sur votre bureau que la personne d'à côté, c'est bien - à condition que tout ce que vous gardiez vous aide à atteindre votre objectif d'efficacité accrue.