Pourquoi, quand et comment développer une politique d'entreprise

Les politiques et procédures de l'entreprise garantissent un lieu de travail sûr, organisé, convivial, habilitant et non discriminatoire. Les politiques protègent les employés d'un environnement libre pour tout le favoritisme et le traitement injuste. Faites attention à ne pas créer de politiques pour chaque éventualité, car la direction n'aura pas la latitude pour répondre aux besoins des employés individuels. Une surabondance des politiques augmente la probabilité que les gestionnaires les appliquent inégalement et injustement.

Vous pouvez trouver un équilibre sain. Dans la plupart des cas, si vous abordez directement les employés qui se comportent de manière inappropriée à votre lieu de travail, vous n'aurez peut-être pas besoin d'élaborer une nouvelle politique d'entreprise.

Lignes directrices politiques

Envisagez de créer une politique dans ces situations:

• Confusion sur la façon la plus appropriée de se comporter (codes vestimentaires, e-mail, politiques Internet ou utilisation des smartphones)
• Guide pour gérer les situations communes (normes de conduite, dépenses de voyage ou achat de marchandises de l'entreprise)
• Protection juridique pour la société (rendez-vous sur les accusations de harcèlement ou d'embauche et de promotion discriminatoires)
• Conformité aux lois et agences gouvernementales (Loi sur les congés familiaux et médicaux, la loi sur les Americans with Disabilities, la Commission d'égalité des chances d'emploi, ou salaire minimum)
• Établir des normes de travail, des règles et des règlements cohérents (discipline progressive, règles de sécurité, ruptures ou règles de tabagisme)
• Fournir un traitement cohérent et équitable aux employés (éligibilité des avantages sociaux, temps de congé, assistance aux frais de scolarité, délai de deuil ou service du jury)

Il peut y avoir d'autres raisons d'élaborer une politique, mais ne laissez pas la mauvaise mise en œuvre de comportement d'un employé d'une politique qui affectera les autres.

Articuler les objectifs politiques

Une fois que vous avez déterminé une politique nécessaire, documentez-vous en écrivant vos objectifs pour créer la politique. Lorsque cela est possible, dites aux employés pourquoi vous mettez en œuvre la politique. Incluez suffisamment de détails pour rendre la position de l'entreprise, mais n'essayez pas de couvrir toutes les situations potentielles.

Gardez la politique courte et simple si possible. Certaines politiques concernant les domaines juridiques, tels que l'approche de l'entreprise en matière de la loi sur les congés familiaux et médicaux, la discrimination ou l'enquête sur les plaintes, ou le système de discipline progressiste, peut être long et complet.

Collecter des informations

Consultez les exemples de politiques. Vous ne trouverez peut-être pas exactement un ajustement pour les circonstances, la langue et la culture de votre entreprise, mais vous pouvez les utiliser comme point de départ. Tu n'as pas à repartir de zéro.

La Society for Human Resources Management (SHRM) fournit des échantillons de politique à ses membres. Les autres sources sont vos avocats en droit du travail. Les cabinets d'avocats rédigent généralement des politiques génériques que leurs clients peuvent personnaliser chaque fois qu'une loi pertinente adopte ou le U.S. Département du travail Problèmes de nouvelles règles.

Développer, écrire et revoir la politique

Écrivez la politique en utilisant des mots et des concepts simples. Parlez directement aux employés qui liront, appliqueront et vivront par la politique.

Après chaque paragraphe, posez-vous des questions "si" pour vous assurer que la politique couvre les bases et les exceptions et questions normales. Ne vous obsédez pas de cela, cependant; Aucune politique ne couvrira toutes les éventualités possibles.

Sélectionnez un groupe pilote d'employés pour lire la politique et poser des questions pour déterminer si les employés pourront comprendre et le suivre. Ajuster en fonction des commentaires.

Obtenir un soutien à la gestion et un examen juridique

Passez en revue la politique avec les gestionnaires qui devront le suivre pour obtenir leur soutien et leur propriété de la politique. Il est probable que ce processus ait commencé lorsque vous avez identifié un besoin, mais le support de gestion est crucial pour la mise en œuvre. C'est aussi une bonne idée de le montrer à votre avocat pour éviter tout défi juridique sur la route.

Mettre en œuvre la politique

Distribuer et revoir la nouvelle politique aux employés en petits groupes, individuellement ou lors d'une réunion à l'échelle de l'entreprise, selon que la politique est controversée et à quel point il est facile de comprendre. Donnez aux employés une chance de poser des questions.

Fournir aux employés une copie de la politique et leur demander de signer qu'ils ont reçu et le comprendre. Ils devraient conserver une copie pour leurs propres fichiers.

Exemple d'énoncé de découverte de la politique

Je reconnais la réception et la compréhension de la politique [de votre entreprise]. La politique est en vigueur [date] jusqu'à nouvel ordre.

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Signature de l'employé

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Nom de l'employé (veuillez imprimer)

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Date

Décider comment communiquer la politique à l'avenir

Incluez la politique dans votre manuel d'employé. Vous pouvez également vouloir que la politique fasse partie de l'orientation des nouveaux employés. Certaines entreprises présentent des politiques sur leur intranet ou dans un dossier de politique sur le lecteur commun du réseau informatique. Déterminez si vous souhaitez également distribuer la politique par des méthodes supplémentaires.

Date et archiver toutes les anciennes politiques que celle-ci remplace. Vous pouvez en avoir besoin à des fins juridiques ou référence.

Interpréter et intégrer la politique

Votre demande de politique et vos pratiques de travail détermineront le sens réel de la politique. N'oubliez pas d'être cohérent et juste lorsque vous interprétez la politique au fil du temps. Si vous trouvez que vos pratiques diffèrent de la politique écrite, examinez et réécrivez la politique selon les besoins.