Pourquoi le bunking est meilleur que le multitâche pour améliorer l'efficacité du travail

En tant que gestionnaires, nous passons trop de notre journée à essayer de faire plus de travail dans moins de temps. Une réponse courante pour les professionnels surchargés à tous les niveaux est d'essayer de transformer la main en effectuant plusieurs activités en même temps. Le problème est que le multitâche ne fonctionne pas.

Pourquoi le multitâche n'est pas l'approche la plus efficace

Par exemple, imaginez que lorsque vous vous brossez les dents le matin, vous commencez à penser à l'ordre du jour pour une grande réunion plus tard dans la journée. Il ne faut pas une grande partie de la puissance de traitement de votre cerveau pour vous brosser les dents, et vous pourrez peut-être vous concentrer sur l'ordre du jour tout en manipulant mécaniquement votre tâche de nettoyage des dents du matin.

Mais qu'en est-il de deux tâches qui nécessitent plus de capacité de votre cerveau? Vous parlez peut-être au téléphone pendant que vous préparez le petit déjeuner. Vous pouvez faire les deux tâches correctement, mais la possibilité d'erreurs dues aux tours d'attention est importante.

Chunking comme alternative au multitâche

"Chunking" décrit comment fonctionne l'utilisation de la mémoire humaine. Il est important de se souvenir de ce concept alors que nous envisageons de terminer plusieurs tâches simultanément. Nous sommes en fait basés entre eux plutôt que de les faire en même temps (bien que, en cas de brossage des dents, il peut sembler qu'ils soient simultanés).

Imaginez que vous êtes au téléphone lorsque quelqu'un entre dans votre bureau. Ils demandent vos conseils ou une décision rapide sur un problème. Vous arrêtez d'écouter brièvement la personne au téléphone, scannez la note devant vous, griffonnez une réponse et revenez à l'appel téléphonique. Vous n'avez pas fait les deux activités (appel téléphonique et conversation en personne) en même temps.

Vous avez en fait effectué trois tâches en séquence: avez commencé l'appel téléphonique, avez eu la conversation en personne, puis repris l'appel téléphonique. Tout comme dans l'exemple du petit-déjeuner ci-dessus, vous auriez pu faire les deux faire mieux, et en moins de temps, si vous les aviez fait l'un après l'autre plutôt qu'en même temps. La raison en est que lorsque vous commencez chaque tâche, vous devez vous concentrer dessus et commencer.

Le temps de démarrage inefficace du multitâche

Lorsque vous avez commencé l'appel téléphonique, vous avez dû y penser, trouver le numéro de téléphone et passer l'appel. Lorsque vous avez été interrompu, vous deviez comprendre ce que la personne voulait de vous pour pouvoir leur donner une décision. Enfin, lorsque vous avez repris l'appel téléphonique, vous deviez vous rappeler où vous vous êtes arrêté. Tu pourrais même avoir à dire, "Oups, désolé, quelqu'un est entré. Vous étiez en train de dire quoi?"

Plus vous faites et s'arrête pendant la journée, plus vous avez de temps à start. Ces moments sont un temps non productif. Si vous avez un rapport quotidien à préparer, le moment de démarrage est probablement assez court par rapport à celui du rapport que vous faites seulement trimestriel. Pourtant, si vous préparez ce rapport et que vous êtes interrompu, vous avez presque la même durée pour le démarrage à chaque fois.

Disons, par exemple, vous pouvez rédiger un rapport en 30 minutes sans aucune interruption. Cependant, cela peut prendre plusieurs heures si des tâches et des interruptions imprévues apparaissent tout au long de la journée. Ce retard substantiel ne vient souvent pas tant des interruptions réelles que le temps nécessaire pour redémarrer le rapport.

Pourquoi tu devrais essayer de secouer

OK, parfois vous devez plusieurs tâches. Votre travail peut être opérationnel, donc ce qui est mieux que le multitâche? Le bunking est meilleur pour la productivité.

Le choun est le concept de diviser votre journée en morceaux plus grands au lieu de réagir aux interruptions constantes. Plus vous pouvez consacrer à des morceaux de temps à des tâches spécifiques, moins vous aurez de moments de démarrage, et votre efficacité s'améliore de manière proportionnelle. Puisque vous ne passerez pas autant de temps dans les moments de démarrage, vous aurez plus de temps et vous en ferez plus. En prime, puisque vous pourrez vous concentrer sur la seule tâche à accomplir, vous le ferez mieux.

En tant que barre latérale, les chefs de projet ont longtemps trouvé la puissance de cette technique et ont créé leur propre version de "Chunking" via le processus de structure de panne de travail.

Comment commencer avec le morceau au travail

Alors, comment pouvez-vous commencer?

• Commencez petit jusqu'à ce que vous ayez la sensation. Choisissez une seule tâche, peut-être votre rapport hebdomadaire.
• Mettre de côté les 30 minutes que vous savez que cela prendra.
• Fermez votre porte ou mettez un panneau qui lit "Génie au travail" ou quelque chose comme ça et se concentre ensuite sur le rapport et rien d'autre que le rapport.
• Ignorer le téléphone.
• Ne vérifiez pas les e-mails.
• Écrivez simplement le rapport.

Essayez la même chose avec les appels téléphoniques, les réunions des employés et d'autres activités régulières. Concentrez-vous, lancez vos journées, et après quelques semaines de pratique, vous vous sentirez et serez plus efficace.

La ligne de fond

Ne perdez pas autant de votre temps à essayer de transformer les tâches. Au lieu de cela, rendez-vous plus efficace et plus productif en se précipitant. Bien que le terme soit gênant, le concept est efficace.

Mis à jour par Art Petty