Pourquoi les conférences commencent par une session plénière

De nombreuses grandes réunions et conférences d'entreprise lancent le programme de l'événement avec ce qui est une session d'ouverture, parfois appelée une session plénière ou une session générale d'ouverture. Ces séances sont le plus souvent associées à des conférences, des congrès ou des conventions plus importants, mais ils peuvent également être utilisés pour des événements plus petits.

Les séances d'ouverture sont toujours prévues pour une période de temps définie au début du programme. Ils courent généralement d'une à deux heures. Les présentations prévues pendant ces temps peuvent offrir aux organisateurs d'événements et organisent une occasion unique de s'adresser à leurs participants.

Ce qui constitue une session d'ouverture?

Les séances générales d'ouverture sont caractérisées par une présentation prévue ou une série de présentations par une variété de locuteurs. Ils sont destinés à s'adresser au public général.

Certains programmes d'événements offrent finalement des séances en petits groupes simultanées dans lesquelles les participants se transforment en petits groupes pour des présentations et des ateliers. D'autres divisent le public presque immédiatement pour les séances qui se consacrent à certains rôles, compétences ou intérêts. Mais la session plénière est une occasion de s'adresser à tous les participants à l'événement ensemble.

Le leader de l'organisateur pourrait choisir de couvrir les articles généraux de l'agenda et de décrire les objectifs du programme global. Les séances d'ouverture comprennent également généralement un conférencier principal et d'autres présentateurs qui aident à donner le ton à la convention.

Ces présentations peuvent être tenues dans une variété de formats, mais les sessions elles-mêmes sont par définition ouvertes à tous les participants.

Pourquoi commencer par une session plénière?

Les séances générales d'ouverture les plus efficaces sont celles qui sont organisées au profit du public et des participants à l'événement, pas les organisateurs de l'événement. Les organisateurs d'événements peuvent profiter de l'occasion pour s'adresser à l'entreprise ou à l'association commerciale, à la logistique des événements et aux articles de l'ordre du jour, mais une grande session plénière devrait également divertir et motiver le public.

Des programmes efficaces nécessitent un engagement et un intérêt du public. Les organisateurs de l'événement doivent se battre pour récupérer cet intérêt s'ils le perdent depuis le début. L'ouverture des séances générales devrait démarrer le programme sur une note solide.

Objectifs et objectifs

De grandes séances d'ouverture ont tendance à aborder une combinaison des objectifs suivants:

• Motiver, éduquer et / ou divertir et engager le public.
• Donner le ton au programme.
• Créer une expérience mémorable.
• Partager des informations importantes.

Les meilleures sessions générales d'ouverture atteignent tous ces objectifs. La session plénière pour une conférence annuelle pourrait inclure un message de bienvenue du président de l'organisation, suivi d'une adresse du maître de cérémonie qui servira de modérateur pendant la durée de l'événement.

La session plénière peut se terminer sur une note solide avec un conférencier d'honneur invité qui livre une présentation sur la motivation des participants à atteindre certains objectifs.

Quand c'est bien fait

Une bonne session générale d'ouverture mettra l'ambiance pour tout l'événement. Vous maintiendrez l'intérêt si vous pouvez garder votre session plénière optimiste. Vous voulez motiver les participants. Créez des informations qu'ils ne connaissaient pas auparavant comme un avant-goût des choses à venir. Établir un lien avec eux.

Et, oui, c'est bien de jeter un peu de divertissement, mais vous ne voulez pas que le divertissement soit tout le spectacle.