10 étapes critiques à inclure dans un plan de projet

Un plan de projet est l'aboutissement d'une planification méticuleuse par un chef de projet. C'est le document maître qui guide comment un projet se déroulera, selon les intentions du gestionnaire pour chaque facette clé du projet. Bien que les plans de projet diffèrent d'une entreprise à l'autre, il existe dix éléments ou étapes critiques qui devraient être inclus dans un plan de projet efficace pour éviter la confusion et l'improvisation forcée pendant la phase d'exécution du projet.

Objectifs du projet

Les objectifs du projet sont définis dans une charte de projet, mais ils doivent également être inclus dans le plan de projet pour expliquer davantage les objectifs du projet ou pour inclure la charte en tant qu'annexe. Peu importe comment un chef de projet choisit d'incorporer les objectifs dans le plan de projet, l'important est de maintenir un lien clair entre le premier document clé du projet du projet et le deuxième document clé du projet, son plan de projet.

Portée du projet

Comme les objectifs du projet, la portée est définie dans la charte et devrait être affinée dans le plan de projet par le chef de projet. En définissant la portée, le chef de projet peut commencer à montrer à quoi ressemblera l'objectif ou le produit fini du projet à la fin. Si la portée n'est pas définie, elle peut se développer tout au long du projet et entraîner des dépassements de coûts et des délais manqués.

Par exemple, si vous dirigez une équipe marketing pour créer une brochure pour la gamme de produits d'une entreprise, vous devez indiquer le nombre de pages et fournir des exemples de l'apparence du produit fini.

Pour certains membres de l'équipe, une brochure peut signifier deux pages, tandis que d'autres pourraient considérer dix pages comme adéquate. La définition de la portée peut obtenir toute l'équipe sur la même longueur d'onde au début.

Jalons et livrables majeurs

Les principales réalisations d'un projet sont appelées jalons et les principaux produits de travail sont appelés livrables majeurs. Ils représentent tous les deux les grandes composantes du travail sur un projet. Un plan de projet devrait identifier ces éléments, les définir et fixer des délais pour leur achèvement.

Si une organisation entreprend un projet pour développer de nouveaux logiciels, les principaux livrables pourraient être la liste finale des exigences de l'entreprise et comment les mettre en œuvre.

Suite à ceux-ci, le projet pourrait avoir des jalons pour l'achèvement de la conception, les tests système, les tests d'acceptation des utilisateurs et la date de déploiement du logiciel. Ces jalons ont des produits de travail qui leur sont associés, mais ils concernent plus les processus que les produits eux-mêmes.

Les étapes et les dates de livraison majeures ne doivent pas être des dates exactes, mais plus. Les dates précises aident les chefs de projet à briser plus précisément les structures de travail.

À ce stade du plan, vous créerez des jalons afin que vous puissiez prendre des livrables de grande ou de haut niveau et les décomposer en petits livrables, qui peuvent être décrits à l'étape suivante.  

Structure de panne de travail

Une structure de panne de travail (WBS) déconstruit les étapes et les livrables majeurs dans un projet en petits morceaux afin qu'une personne puisse se voir attribuer la responsabilité de chaque facette. Dans l'élaboration de la structure de répartition du travail, le chef de projet examine de nombreux facteurs tels que les forces et les faiblesses des membres de l'équipe de projet, les interdépendances entre les tâches, les ressources disponibles et la date limite globale du projet.

Les chefs de projet sont finalement responsables du succès du projet, mais ils ne peuvent pas faire le travail seul. Le WBS est un outil que le chef de projet utilise pour assurer la responsabilité du projet car il indique au sponsor du projet, aux membres de l'équipe de projet et aux parties prenantes qui sont responsables de ce. Si le chef de projet est préoccupé par une tâche, il sait exactement à qui rencontrer cette préoccupation.

Budget

Le budget d'un projet montre combien d'argent est alloué pour terminer le projet. Le chef de projet est responsable de la dispersion de ces ressources de manière appropriée. Pour un projet qui a des fournisseurs, le chef de projet s'assure que les livrables sont complétés en fonction des conditions du contrat, en accordant une attention particulière à la qualité. Certains budgets du projet sont liés au plan des ressources humaines.

Il est important d'établir le coût de chaque étape et de livrable en examinant le temps nécessaire, et le coût de la main-d'œuvre impliquait pour effectuer les tâches. Le coût du projet est lié à la durée du projet, ce qui remonte à la portée du projet. La portée, les jalons, les tâches et le budget doivent être alignés et réalistes. 

Plan de ressources humaines

Le plan des ressources humaines montre comment le projet sera doté. Parfois connu sous le nom de plan de dotation, le plan RH définit qui figurera dans l'équipe du projet et la quantité d'engagement de temps que chaque personne devrait faire. Dans l'élaboration de ce plan, le chef de projet négocie avec les membres de l'équipe et leurs superviseurs sur le temps que chaque membre de l'équipe peut consacrer au projet. Si un personnel supplémentaire est nécessaire pour consulter le projet mais fait partie de l'équipe du projet, cela est également documenté dans le plan de dotation. Encore une fois, les superviseurs appropriés sont consultés.

Plan de gestion des risques

Beaucoup de choses peuvent mal tourner sur un projet. Tout en anticipant chaque catastrophe possible ou hoquet mineur est difficile, de nombreux pièges peuvent être prédits. Dans le plan de gestion des risques, le chef de projet identifie les risques pour le projet, la probabilité que ces scénarios se produisent et les stratégies pour les atténuer. Pour formuler ce plan, le chef de projet demande les commentaires du sponsor du projet, de l'équipe de projet, des parties prenantes et des experts internes.

Des stratégies d'atténuation sont mises en place pour les risques susceptibles de se produire ou ont des coûts élevés qui leur sont associés. Il est peu probable que les risques se produisent et ceux qui ont de faibles coûts sont notés dans le plan, même s'ils n'ont pas de stratégies d'atténuation.

Plan de communication

Un plan de communication décrit comment un projet sera communiqué à divers publics. Tout comme la structure de panne de travail, un plan de communication attribue la responsabilité de terminer chaque composant à un membre de l'équipe de projet.

Dans cette étape, il est important de décrire comment les problèmes seront communiqués et résolus au sein de l'équipe et à quelle fréquence la communication sera effectuée à l'équipe et aux parties prenantes ou au boss. Chaque message a un public prévu. Un plan de communication aide les chefs de projet à s'assurer que les bonnes informations parviennent aux bonnes personnes au bon moment.

Plan de gestion des parties prenantes

Un plan de gestion des parties prenantes identifie comment les parties prenantes seront utilisées dans le projet. Parfois, les parties prenantes n'ont qu'à recevoir des informations. Qui peut être pris en charge dans le plan de communication. Si davantage est nécessaire aux parties prenantes, un plan de gestion des parties prenantes décrit comment il sera obtenu.

Plan de gestion du changement

Un plan de gestion du changement présente un cadre pour apporter des modifications au projet. Bien que les chefs de projet aient tendance à vouloir éviter les modifications du projet, ils sont parfois inévitables. Le plan de gestion du changement fournit des protocoles et des processus pour apporter des modifications. Il est essentiel pour la responsabilité et la transparence que les sponsors du projet, les chefs de projet et les membres de l'équipe de projet suivent le plan de gestion du changement.