10 conseils de gestion des fichiers pour garder vos fichiers électroniques organisés

Garder vos documents électroniques organisés peut être une corvée dans le monde "filaire" d'aujourd'hui.

En plus de stocker des documents localement sur des ordinateurs de bureau, des ordinateurs portables ou des appareils mobiles de plus en plus d'utilisation du cloud pour les applications commerciales de base et le stockage de fichiers.

La nécessité de partager davantage le problème de stockage est la nécessité pour de nombreuses entreprises de partager des documents entre les employés. Au sein d'un bureau, cela est généralement réalisé à l'aide d'un serveur de fichiers ou d'un périphérique de stockage connecté (NAS).

Si un accès mobile partagé est requis, les documents peuvent être stockés dans le cloud et partagés en attribuant des autorisations d'accès.

Le résultat de tout cela peut être un cauchemar de gestion des fichiers avec certains des documents d'une personne stockés dans le cloud et certains localement, et même des documents individuels stockés uniquement en un endroit ou dans l'autre.

L'organisation est la clé de la gestion électronique des fichiers

Partout où les documents sont stockés, il est important de les garder organisés et à jour. L'objectif de la gestion électronique des fichiers est de vous assurer que vous pouvez trouver ce que vous recherchez, même si vous le cherchez des années après sa création.

La plupart des gens d'entreprise ont à un moment ou à un autre dans la position embarrassante d'avoir un appel client et de ne pas pouvoir localiser rapidement la facture pertinente ou d'autres documents clients importants. Tout aussi ennuyeux se précipite à la fin de l'année en essayant de trouver des documents relatifs aux comptes de l'entreprise pour le comptable ou pire encore, le fisc.

Une bonne organisation de documents numériques est particulièrement essentielle dans un environnement partagé - si l'un de vos employés est absent (temporairement ou permanent!) Vous devriez être en mesure de localiser facilement tous les documents créés ou gérés par cette personne.

La perte potentielle des problèmes de données avec les employés mécontents et les employés est une raison de plus pour protéger vos données commerciales.

Ces conseils de gestion de fichiers vous aideront à garder vos fichiers accessibles:

1. Utilisez les dossiers d'installation par défaut pour les fichiers de programme

Utilisez les emplacements de fichiers par défaut lors de l'installation de programmes d'application. Sous Windows, par application de convention, les fichiers de programme résident sous la (lettre de lecteur :) -> Répertoire des fichiers du programme. L'installation d'applications ailleurs est confuse et inutile. 

2. Un endroit pour tous les documents

Placer tous les documents dans un seul dossier "root". Pour un seul utilisateur dans un environnement Windows, l'emplacement par défaut est le dossier My Documents.

Dans un environnement de partage de fichiers, essayez de faire de même. Créez un seul dossier racine (appelé "documents partagés" par exemple) et stockez tous les documents dans les sous-dossiers à l'intérieur du dossier racine. Avoir un seul emplacement pour tous les documents électroniques permet de trouver plus facilement des choses et d'exécuter des sauvegardes et des archives.

 3. Créer des dossiers dans une hiérarchie logique

Ce sont les tiroirs du classeur de votre ordinateur, pour ainsi dire. Utilisez un langage clair pour nommer vos dossiers; Vous ne voulez pas regarder cette liste de dossiers à l'avenir et vous demander quel «TFK» ou toute autre abréviation intéressante que vous avez inventée signifie.

4. Dossiers de nid dans les dossiers

Créez d'autres dossiers dans ces dossiers principaux au besoin. Par exemple, un dossier appelé «Factures» pourrait contenir des dossiers appelés «2018», «2017» et «2016». Un dossier nommé pour un client peut inclure les dossiers "données du client" et "correspondance". L'objectif est d'avoir chaque fichier dans un dossier plutôt que d'avoir un tas de fichiers orphelins répertoriés.

Ne créez pas de structures de dossiers complexes et profondément couche. Dans la mesure du possible, utilisez des noms de fichiers descriptifs à la place.

5. Suivez les conventions de dénomination des fichiers

Certains systèmes d'exploitation (comme UNIX) n'autorisent pas les espaces dans les noms de fichiers ou de dossiers, alors évitez cela si votre environnement informatique est mitigé.Au lieu de cela, utilisez les soulignements comme délimiteur (e.g. Doe_john_proposal.doc.) D'autres caractères tels que / ? \: * | "^ sont également interdits dans les noms de fichiers ou de dossiers sous Windows.

Utilisez des noms de fichiers descriptifs pour une identification et une récupération faciles, mais n'allez pas trop loin - les noms de fichiers / chemins ont des limites de longueur qui varient entre les systèmes d'exploitation.

Sous Windows la longueur maximale du chemin complet pour un fichier (e.g. La lettre de lecteur + noms de dossiers + nom de fichier) est de 260 caractères.Utilisez des abréviations communes dans la mesure du possible, comme Jan pour janvier ou Corp pour la société.

6. Être spécifique

Donner des fichiers électroniques logiques, des noms spécifiques et inclure les dates dans les noms de fichiers si possible. L'objectif lors de la dénomination des fichiers est de pouvoir dire de quoi il s'agit sans avoir à l'ouvrir et à regarder. Donc, si le document est une lettre à un client lui rappelant que le paiement est en retard, appelez cela quelque chose comme "Overdue_20180115"; Plutôt que quelque chose comme «lettre». Comment saurez-vous à qui la lettre est sans l'ouvrir?

Si vous partagez des fichiers par e-mail ou des appareils portables, vous souhaiterez peut-être que le nom du fichier comprenne des informations plus spécifiques, car les informations du dossier ne seront pas incluses avec le fichier partagé.

Par exemple, si votre document réside dans mes documents \ Factures \ 2017 \ Clients \ DOE_JOHN_20180416.Doc et le fichier est partagé ou envoyé par e-mail que tout le destinataire verra le DOE_JOHN_20170416.Doc et peut ne pas être en mesure de dire que le fichier est une facture client sans l'ouvrir.

7. Fichier au fur et à mesure

Le meilleur moment pour déposer un document est lorsque vous le créez pour la première fois. Alors, prends l'habitude d'utiliser la boîte de dialogue "Save as" pour déposer votre document ainsi que le nommer, en le mettant au bon endroit en premier lieu.

8. Commandez vos fichiers pour votre commodité

S'il y a des dossiers ou des fichiers que vous utilisez beaucoup, obligez-les en haut de la liste de fichiers en les renommant avec un ! ou un AA au début du nom du fichier.

9. Réduisez régulièrement vos fichiers

Parfois, ce qui est vieux est évident comme dans l'exemple du dossier nommé "factures" ci-dessus. Si ce n'est pas le cas, gardez vos dossiers épurés en éliminant les anciens fichiers.

Faire pas Supprimez les fichiers liés à l'entreprise à moins que vous ne soyez absolument certain que vous n'aurez plus jamais besoin du fichier. Au lieu de cela, dans votre principale collection de dossiers sous votre dossier racine, créez un dossier appelé "Old" ou "inactif" et déplacez les anciens fichiers lorsque vous les rencontrez. 

dix. Sauvegardez régulièrement vos fichiers

Que vous copiez vos fichiers sur un autre lecteur ou sur une bande, il est important de configurer et de suivre un régime de sauvegarde régulier.

Une bonne gestion des fichiers rend la recherche de ce que vous voulez facile

La gestion des documents électroniques doit faire partie d'une stratégie globale de gestion des documents pour votre entreprise. Un plan de gestion des documents approprié devrait inclure tous les aspects de la gestion des documents, y compris le stockage, la récupération, les sauvegardes et la sécurité.

La fonction de recherche est une chose merveilleuse, mais elle ne correspondra jamais à la facilité de pouvoir aller directement dans un dossier ou un fichier. Si vous suivez ces conseils de gestion de fichiers de manière cohérente, même si vous ne savez pas où se trouve quelque chose, vous savez où cela devrait être - un énorme avantage quand il s'agit de trouver ce que vous recherchez. De bonnes pratiques de gestion des fichiers économiseront votre entreprise et votre argent.