3 Opérations d'événements communs erreurs Les planificateurs d'événements peuvent éviter

Au-delà de l'expérience pure, la meilleure façon pour un planificateur d'événements de devenir un planificateur d'événements encore meilleur est de participer à une autre fonction en tant qu'invité. La plupart des planificateurs d'événements passent la durée d'un événement coordonner les coulisses, mais vivre un événement à travers les yeux d'un invité peut être, bien, révélateur.

Être invité, plutôt que le planificateur d'événements, vous donne l'occasion d'observer un personnel d'opérations d'événement en action, une perspective à partir de laquelle il est souvent plus facile de remarquer ce qui fonctionne bien - et ce qui ne. Voici trois erreurs que vous verrez probablement lors d'événements mal gérés, ainsi que des conseils pour éviter de telles erreurs lors de vos événements.

Table d'enregistrement mal géré

Lorsque les clients se dirigent vers une table d'inscription, le personnel de l'événement devrait être accueillant et prêt à aider les invités - quelle que soit la situation. 

Il n'est pas axé sur le service ni même poli de supposer que quelqu'un qui se dirige vers la table d'inscription n'appartient pas à l'événement. Pourtant, c'est exactement ce qui peut arriver si le personnel n'est pas correctement préparé ou informé. Rappelez au personnel de l'événement qu'un tableau d'inscription représente l'image de l'hôte et l'organisation derrière l'événement. Le personnel doit saluer tous les invités à la table d'inscription et demander s'ils sont là pour se connecter à l'événement par l'événement ou le nom de l'hôte. Si une erreur a été commise, la plupart des invités se corrigeront et s'excuseront. Sinon, le personnel doit recevoir des instructions sur la meilleure façon d'approcher la situation. La gentillesse va très loin dans les opérations d'événements.

Configuration de l'événement désordonné

Dans la plupart des lieux, l'entretien ménager nettoie un espace événementiel et le personnel des opérations de banquet terminez ensuite la configuration. Si les opérations de banquet laissent tomber un verre et ne nettoient pas les éclats, les éclats restent donc sur le sol - à moins que le personnel de l'événement ne nettoie. 

Des éclats de verre brisé et d'autres débris ne laissent pas seulement une image terrible, mais ils peuvent également créer un risque de sécurité. Par conséquent, les meilleurs planificateurs d'événements arriveront toujours de 1 à 2 heures avant l'heure de début pour observer la configuration et effectuer une série de procédures pas à pas de la zone et chercher du verre et d'autres articles 30 minutes et encore 15 minutes avant l'événement. Si quoi que ce soit hors de propos, le planificateur d'événements peut le porter à l'attention du personnel du banquet.

Nettoyage à condition inopportun

Avec tout événement, il y aura deux horaires: l'ordre du jour des organisateurs et l'horaire de travail du personnel des opérations du lieu. Il est de la responsabilité du planificateur d'événements de s'assurer que les deux sont correctement synchronisés.

La présentation ou le discours du programme se produira généralement juste après une sorte de réception d'arrivée qui peut inclure des tables d'enregistrement, de la nourriture et des boissons. Le moment des activités de nettoyage et de démolition doit donc être soigneusement planifié afin de ne pas interférer ou interrompre l'agenda du programme. Lorsque le nettoyage et le démolir ne sont pas discutés avec le personnel des opérations d'événements à l'avance, un planificateur d'événements peut constater que les tables et autres articles peuvent être supprimés directement devant les hôtes ou les conférenciers invités, distrayant tout le monde dans la salle.

La ligne de fond

Alors que des lieux bien gérés avec des gestionnaires et le personnel des opérations d'événements diligents devraient faciliter l'emploi d'un planificateur d'événements, une telle exécution d'événements parfaite n'est pas toujours le cas. Les grands planificateurs d'événements font chaque détail d'une exécution d'événements leur entreprise. Ils prennent le temps de discuter de tous les aspects de la configuration, du service d'événements et de la démolition avec les gestionnaires de banquet avant l'événement lui-même et supervisent les opérations d'événements avant, pendant et après pour assurer le meilleur événement possible pour le client.