5 compétences de planification des événements dont vous avez besoin pour réussir

Si vous envisagez une carrière en tant que planificateur d'événements, soit en tant qu'entité indépendante, soit avec une entreprise de planification d'événements, assurez-vous que vous êtes un bon choix pour le rôle. Les planificateurs d'événements les plus réussis ont un ensemble de compétences impressionnant. Vous trouverez ci-dessous cinq compétences de planification des événements que vous atteindrez régulièrement. Ces compétences peuvent faire ou casser votre succès.

Les planificateurs d'événements sont très organisés

Dans la planification des événements, le succès est dans les détails. Et il y en a beaucoup! Garder une trace de nombreuses tâches, plusieurs fournisseurs et changeant constamment de listes de tâches à la fois, tout en gardant votre client heureux, vous être difficile pour certains et intimidants pour les autres.

Être très organisé est un must pour une planification d'événements réussie. Pour ceux qui font et gèrent les listes de tâches dans leur vie personnelle, l'organisation peut venir naturellement. Pour d'autres qui ont du mal à se souvenir des délais ou à ramasser le nettoyage à sec, être organisé peut nécessiter plus d'efforts.

Les planificateurs d'événements peuvent gérer un événement à la fois ou être dans les étapes de planification de plusieurs événements simultanément. Certains événements, tels que des conférences annuelles, prennent plus d'un an de planification, de sorte que les planificateurs d'événements doivent rester organisés sur le long terme.

Les outils organisationnels pour les planificateurs d'événements abondent, des logiciels qui suivent l'enregistrement aux modèles pour les formulaires et les feuilles de calcul. Une liste de contrôle de planification d'événements personnalisée pour chaque projet est l'un des outils les plus précieux que vous puissiez avoir, quelle que soit votre capacité d'organisation naturelle.

Déterminez un système organisationnel qui vous convient le mieux car être organisé est essentiel pour une carrière de planification des événements.

Les planificateurs d'événements sont aimables

Qu'est-ce que tous les événements ont en commun? Personnes. Les planificateurs d'événements réussis sont aimables, engageants, de bons conversationnistes et d'excellents auditeurs. La planification des événements est une profession sociale en ce que le résultat - l'événement lui-même - comprendra un groupe de personnes, grandes ou petites. Comprendre les gens et profiter de leur parler fait partie du travail.

Cela ne signifie pas que, en tant que planificateur d'événements, vous passerez la majeure partie de votre journée lors des déjeuners et des cocktails lors d'événements sociaux. La planification des événements est un travail difficile, et une grande partie est dépensée à un bureau avec un téléphone ou un ordinateur; Cependant, un comportement aimable est un must lors de la lutte contre l'une de ces tâches de planification d'événements courants:

• Négocier avec les hôtels
• Discuter des menus avec les gestionnaires de restauration
• Rencontrer des vendeurs
• Ploquer vos idées d'événements à un client potentiel
• Réseautage à tout moment et n'importe où
• Superviser le personnel de l'événement
• Travailler votre événement et interagir avec les invités et les travailleurs

Dans la vie quotidienne, la plupart d'entre nous se souviennent des personnes agréables et utiles avec lesquelles nous interagissons, et cette interaction peut rendre une expérience beaucoup plus constructive pour les deux parties. Savoir comment se rapporter à différentes personnalités, comment se connecter avec quelqu'un et faire une impression positive sont des clés du succès. Personne ne veut travailler avec ou aider quelqu'un à qui il est difficile de parler, difficile à comprendre ou impoli et non professionnel de quelque manière que ce soit, alors envisagez d'être personnalisé une compétence essentielle de planification des événements.

Écoutez et communiquez clairement

D'excellentes compétences en communication sont essentielles dans de nombreuses professions. Dans la planification des événements, une mauvaise communication peut entraîner de nombreux problèmes pour le planificateur d'événements et le client, et un simple malentendu peut avoir des résultats catastrophiques. Par conséquent, la capacité d'écouter est cruciale afin que vous compreniez les besoins du client.

Voici quelques exemples de communications et comment ces compétences de planification des événements sont utilisées lors de la planification des événements:

Communication écrite:

• Rédiger des propositions d'événements pour un client potentiel
• Création de matériaux pour commercialiser votre entreprise
• Rédaction de contrats pour les clients et les vendeurs
• Rédaction de notes de remerciement aux conférenciers invités et VIPS

Communication verbale:

• La capacité d'expliquer la portée et le but d'un événement
• Communiquer efficacement vos idées à un superviseur, un client ou un fournisseur
• Comprendre et traiter les informations fournies, telles que les préoccupations d'un client ou des questions d'un traiteur
• Négociation habilement des tarifs d'hôtels, des coordonnées ou des extras d'un vendeur

Les planificateurs d'événements sont créatifs

Les planificateurs d'événements réussis ont des idées - beaucoup d'entre eux. Et avec cette créativité vient la capacité de transformer l'idée en quelque chose de tangible. Les planificateurs d'événements peuvent prendre une vision et la donner vie. De développer un thème unique pour une fête à proposer une solution de décoration abordable qui répond à un petit budget, la créativité est essentielle lors de la planification d'un événement.

La créativité joue également un rôle dans la résolution de problèmes. Être capable de penser de manière créative pour développer des solutions aux problèmes peut avoir un impact positif sur le succès de votre événement.

Les planificateurs d'événements sont multitâches

À différentes étapes du processus de planification des événements, il existe de nombreuses tâches à gérer. Vous pouvez négocier un contrat d'hôtel, rencontrer un client pour discuter des conférenciers invités potentiels, réserver un traiteur, interviewer des vendeurs de location et explorer des options de divertissement. Et c'est juste pour un événement. Ajoutez plusieurs événements dans les étapes de planification en une seule fois, et le résultat final est un acte de jonglage. Les planificateurs d'événements qui réussissent doivent savoir comment multitasser efficacement et garder de nombreux aspects de l'événement se déplacer simultanément sans laisser tomber le ballon sur aucune de ces tâches.

Le succès dans la planification des événements réside dans la capacité de hiérarchiser et de se concentrer sur chaque tâche sans se distraire par d'autres choses ou être submergé par les nombreux détails qui nécessitent votre attention. Rester calme, concentré et flexible sont les attributs du multitâche réussie.