6 façons de rendre vos e-mails commerciaux encore plus professionnels

De nombreux propriétaires de petites entreprises comptent sur le courrier électronique comme mode de communication commerciale principale. Ce n'est pas surprenant; Le courrier électronique est rapide, facile et fournit une piste papier. Mais cela ne signifie pas que vos e-mails, surtout en matière de communication d'entreprise, doivent être détendus. En fait, une mauvaise communication par e-mail peut vous coûter des clients tout en blessant votre marque et votre réputation.

L'envoi d'e-mail commerciaux professionnels revient à créer des habitudes qui se concentrent sur une communication claire, succincte et appropriée. 

1. Utilisez une adresse e-mail professionnelle

Lorsque vous êtes propriétaire d'entreprise, à effectuer des affaires au nom de votre entreprise, assurez-vous que vous utilisez une adresse e-mail professionnelle. Idéalement, cela signifie que vous avez une adresse professionnelle (je.e., votre nom @ yourbusiness.com) que vous utilisez pour toute communication d'entreprise.

Si ce n'est pas possible, vous pouvez créer une adresse e-mail gratuite qui inclut le nom de votre entreprise (je.e., YourBusinessName @ gmail.com). L'utilisation d'une adresse e-mail personnelle qui n'est clairement pas liée à votre entreprise peut, au pire, nuire à votre professionnalisme et, dans de nombreux cas, vous ne pouvez pas être pris au sérieux.

2. Gardez les messages courts et doux

Il n'y a rien de mal à expliquer les choses en détail; il peut apporter de la clarté et réduire les malentendus. Mais lorsqu'un e-mail commence à ressembler à un roman, vous pouvez rapidement perdre l'attention du destinataire et confondre le problème avec des informations non pertinentes. Pour éviter cela, restez avec un sujet par e-mail, et lorsque vous devez inclure plus d'informations, utilisez des sous-titres en gras afin que les détails les plus importants soient clairs.

3. Utiliser des lignes d'objet descriptives

Avez-vous déjà ouvert un e-mail basé sur le sujet et vous avez fini complètement confus et un peu ennuyé quand il s'agissait de quelque chose de complètement différent? Étant donné que vous gardez déjà chaque e-mail que vous écrivez limité à un sujet par la pointe ci-dessus, vous devez également vous assurer que votre ligne d'objet reflète ce sujet et rien d'autre. Cela aidera non seulement le destinataire, mais cela vous aidera également à vous permettre de gérer plus facilement votre propre boîte de réception.

4. Tonifier

Il est facile de laisser les choses voler lorsque vous envoyez un e-mail parce que vous pouvez avoir l'impression d'être protégé par l'écran de votre ordinateur, mais certaines conversations peuvent facilement être mal comprises dans le courrier électronique. En fait, sans indices de communication verbale pour tempérer le message que vous envoyez, tout e-mail peut être pris dans le mauvais sens. Si vous envoyez un message qui peut être discutable, relisez-le avant d'envoyer et si vous n'êtes toujours pas sûr, vous feriez probablement mieux de décrocher le téléphone.

5. Rendre votre signature électronique utile

Les citations, les promotions et les inscriptions dans une signature par e-mail peuvent être efficaces dans certaines situations, mais ces articles ne devraient jamais l'emporter sur votre signature de messagerie pour ce pour quoi il est censé être utilisé - en fournissant vos coordonnées. Votre e-mail ou réponse initial doit inclure une signature par e-mail avec votre nom complet, votre entreprise et votre URL au minimum. Un numéro de téléphone, le titre et la redossage de votre adresse e-mail ne fait pas de mal non plus.

6. Vérifiez votre orthographe et votre relecture

La vérification orthographique est facile. Faites-en un paramètre par défaut dans votre client de messagerie pour vérifier tous les messages avant de les envoyer. Le courrier électronique est plus informel et il y a un peu plus de clémence avec l'orthographe et les erreurs grammaticales, mais il semble horrible d'envoyer un message criblé d'erreurs. La dernière chose que vous voulez est de faire une mauvaise impression parce que vous vous précipitiez pour envoyer un e-mail et sauté en vérifiant votre orthographe et votre grammaire.

Le courrier électronique est une méthode de communication importante dans les affaires, même si ce n'est pas votre première préférence. Suivre ces meilleures pratiques de messagerie électronique vous aidera à garder votre professionnel de la communication par e-mail et votre productif, et vous pouvez être convaincu que l'impression que vous faites est bonne.