7 conseils de gestion des e-mails pour augmenter rapidement la productivité

L'un des défis les plus courants pour les propriétaires de petites entreprises est d'équilibrer la nécessité d'obtenir beaucoup de choses dans ce qui ne semble jamais assez de temps. Nous sommes un groupe fréquemment sur-programmé, et la plupart d'entre nous pourraient bénéficier d'un temps supplémentaire ou du moins une utilisation plus productive du temps que nous avons.

En ce qui concerne la gestion du temps, trouver comment utiliser le temps plus productif est souvent un défi. Un bon point de départ est la gestion des e-mails; C'est un domaine qui est en tête de la liste des tueurs de temps pour de nombreux propriétaires de petites entreprises.

Parce qu'un e-mail est une forme de communication continue et que nous n'avons pas de contrôle complet sur le flux entrant, nous devons travailler à améliorer notre productivité dans la façon dont nous recevons, organisons, répondons et pensons même à l'e-mail. Les conseils ci-dessous vous aideront à créer un système pour gérer votre e-mail d'une manière qui prend en charge la productivité au lieu de le perdre.

1. Désactiver les notifications par e-mail

Le courrier électronique a tendance à venir à tout moment du jour et de la nuit, il est donc essentiel que vous contrôliez comment le flux de messages entrants s'intègre dans votre journée. Éteignez les nouvelles notifications de message sur votre ordinateur et votre smartphone pour éviter les distractions et les perturbations constantes de votre horaire, et vérifiez le courrier lorsque cela vous convient.

2. Décidez comment utiliser votre boîte de réception

Il existe de nombreuses philosophies différentes lorsqu'il s'agit de gérer votre boîte de réception par e-mail. Vous pouvez utiliser votre boîte de réception comme fourre-tout, la limiter à uniquement des messages de grande priorité ou en faire une liste de tâches de travail. La clé est de choisir un but pour votre boîte de réception et de rester avec elle.

3. Créer des listes blanches et des listes noires par e-mail

La plupart des clients de messagerie et des fournisseurs de messagerie permettent aux utilisateurs de faire des listes d'adresses sûres pour s'assurer que ces messages passent, pendant que la liste noire ou le blocage, ce que vous considérez. Prenez le temps de mettre à jour ces listes fréquemment pour garder votre e-mail entrant propre.

4. Définir une minuterie et un processus de lot

Certains propriétaires de petites entreprises bénéficient d'avoir des poches de temps dans leur journée juste pour le courrier électronique. Si cela fonctionne pour vous, réservez un temps spécifique pendant la journée pour répondre aux messages, déplacez les éléments d'action à votre liste de tâches, supprimez les déchets et obtenez une idée en un coup d'œil de ce qui a besoin de votre attention ensuite.

5. Utiliser des règles pour automatiser le processus

Pour rationaliser encore plus le processus de gestion des e-mails, utilisez des règles dans votre client de messagerie qui trient, signalent, déplacent et organisent vos messages. Bien qu'il prenne un certain temps pour créer des règles qui prennent en charge la façon dont vous utilisez le courrier électronique, une fois que vous les avez créés, vous pouvez réduire une partie importante de votre temps de traitement par e-mail.

6. Obtenez une longueur d'avance à partir de votre smartphone

De nombreux propriétaires de petites entreprises possèdent des smartphones afin qu'ils puissent rester en contact et en plus du travail, même lorsqu'ils sont hors du bureau. Si vous vérifiez fréquemment les e-mails sur votre appareil mobile, vous pouvez économiser beaucoup de temps en lisant et en commençant à traiter les messages pendant que vous êtes mobile. Même si vous prenez une habitude de supprimer les ordures et les messages que vous n'avez pas besoin d'économiser, vous pouvez bénéficier d'une boîte de réception rationalisée lorsque vous revenez au bureau.

7. Si vous ne le lisez pas, vous désinscrivez

Les newsletters par e-mail et autres messages de marketing par e-mail peuvent être un excellent moyen de rester connecté aux clients, collègues, partenaires et autres entreprises qui vous intéressent, mais ces messages peuvent rapidement s'accumuler. Si vous n'avez pas lu un envoi récurrent particulier dans plusieurs questions, arrêtez votre abonnement. Limiter les newsletters par e-mail et autres messages automatisés à ceux que ceux que vous lisez régulièrement peuvent être un moyen facile de réduire la majeure partie de votre boîte de réception.

Une fois que vous avez votre e-mail au carré, envisagez d'essayer des outils numériques supplémentaires pour devenir encore plus efficace.