7 façons pour un gestionnaire de se préparer à un examen des performances

La revue annuelle du rendement des employés est un processus essentiel des ressources humaines pour documenter la performance d'un employé tout au long de l'année, une occasion de fournir des commentaires à l'employé et sert de tremplin pour fixer les objectifs de performance et de développement pour l'année à venir.

Cependant, le rituel annuel sur le lieu de travail a été comparé à un voyage chez le dentiste pour obtenir un canal radiculaire. Les deux peuvent être des descriptions précises. Tout comme prendre soin de vos dents, la raison pour laquelle la revue annuelle des performances finit par se sentir comme un canal radiculaire est due à un manque de maintenance préventive.

Avec une quantité saine de planification initiale et de vérifications régulières, l'examen annuel des performances peut être aussi indolore que le nettoyage annuel des dents. Voici sept façons dont un gestionnaire peut se préparer à une revue annuelle du rendement des employés afin d'en faire une discussion productive et indolore:

1. Commencez par des attentes et des objectifs de performance

La préparation d'une revue annuelle des performances commence par le processus d'embauche. Une publication d'emploi bien écrite et une description du poste énoncent clairement ce qui est attendu de l'employé et à quoi devraient ressembler les bonnes performances.

Les attentes de performance n'ont pas à prendre la forme d'une description de poste officielle. Assurez-vous simplement de discuter de ces attentes et objectifs avec l'employé et revisitez-les régulièrement. Les choses peuvent changer, et quand ils le font, l'employé ne devrait pas être le dernier à savoir.

2. Fournir des commentaires réguliers tout au long de l'année

Une grande partie de la réalisation de l'examen annuel indolore est l'élimination des surprises. Les employés méritent et ont besoin de commentaires positifs et critiques sur une base régulière. Pour que les commentaires soient efficaces, il doit être opportun, livré dès que possible après le résultat ou le comportement des performances. Bien sûr, les commentaires critiques peuvent piquer un peu, mais c'est beaucoup moins douloureux que de tout faire en même temps à la fin de l'année.

3. Faire face aux problèmes de performance rapidement et de manière décisive

L'examen annuel n'est pas le moment de résoudre un problème de performance sérieux pour la première fois. Les managers doivent apprendre à reconnaître, diagnostiquer et discuter des problèmes de performance tout au long de l'année.

4. Maintenir la documentation tout au long de l'année

L'une des parties les plus difficiles de la préparation d'une critique est d'essayer de se souvenir de tout ce qui s'est passé au cours d'une année. Lorsqu'un manager ne garde pas un dossier de performance et de comportements des employés tout au long de l'année, il a tendance à baser sa revue sur la mémoire récente.

Un moyen simple de documenter tout au long de l'année est de conserver un dossier pour chaque employé pour les rapports de performance, des exemples de bons et de mauvais comportements, des résumés des discussions, des commentaires des clients, des dossiers de fréquentation et tout ce qui concerne les attentes et les objectifs de performance.

5. Obtenez des commentaires des autres

Bien qu'un manager soit la meilleure personne pour évaluer les performances d'un employé, il est également utile de solliciter les commentaires des clients, des collègues et d'autres gestionnaires. Cela peut être fait sur une base régulière et informelle, ou avec une méthodologie d'enquête plus formelle. Les commentaires doivent être confidentiels et anonymes et utilisés dans le total pour vérifier et soutenir l'évaluation du gestionnaire.

6. Demandez les commentaires de l'employé

Bien qu'un directeur ne devrait jamais demander à un employé d'écrire son propre examen, c'est une bonne pratique de demander une auto-évaluation de l'employé dans le cadre du processus de préparation. L'employé peut avoir des informations dont le directeur n'était pas au courant, et au minimum, le directeur peut obtenir un avis à l'avance de tout angle mort que l'employé peut avoir.

7. Être préparé avec des exemples

Pour les performances, fournissez une documentation de performance objective et mesurable si possible. Pour une rétroaction comportementale, fournissez 2-3 exemples spécifiques pour chaque compétence. 

Lorsqu'un manager suit ces conseils de préparation, la discussion annuelle ne devrait être qu'un résumé de tout ce qui a déjà été discuté tout au long de l'année. L'objectif peut ensuite se tourner pour fixer les attentes et les objectifs pour l'année suivante.