Comment créer un kit de presse pour votre entreprise

Vous avez peut-être entendu le terme de presse et peut-être même reçu un kit de presse pour quelque chose. Bien que la forme et la fonction d'un kit de presse puissent varier considérablement selon l'industrie, la définition acceptée de l'une est:

"Un ensemble de documents promotionnels fournis aux membres de la presse pour les informer, en particulier sur un produit, un service ou un candidat."

Parce qu'il y a tellement de variété, regardons les composants réels qui peuvent constituer une trousse de presse et comment en assembler un qui donne à votre produit ou service les meilleures chances de publicité gratuite, également connue sous le nom de média gagné. Si vous faites correctement votre kit de presse, vous verrez un retour plusieurs fois plus élevé que votre investissement initial, surtout si le kit obtient votre produit d'antenne de produit ou de service sur les stations de nouvelles, ou des articles en ligne et dans les médias imprimés.

Création de votre trousse de presse

Il n'y a pas de livre de règles sur la création de kits de presse qui spécifient quels composants vous devez inclure. Vos kits de presse varieront en fonction de ce que vous faites la promotion et du type de supports qui recevront votre trousse de presse.

La plupart des kits de presse sont envoyés par la poste, souvent aux personnes qui ont des assistants administratifs, et c'est votre travail de créer un kit de presse suffisamment intéressant pour dépasser le gardien. Le contenu et la présentation comptent beaucoup. Vous pouvez également envoyer votre kit par voie électronique, bien que si elle a dix pièces, ce qui peut devenir encombrant.

Ce que vous incluez est très important car un kit de presse devrait être un moyen facile de vous mettre en lumière ou votre entreprise. Considérez-le comme la plus grande compilation de succès de votre entreprise, car vous voulez que les médias connaissent vous et vos produits et services dans un seul package bien rangé. Les composants principaux du kit de presse que vous voudrez envisager incluent les éléments suivants.

Le communiqué de presse

Le communiqué de presse de votre kit de presse annonce ce que vous publiez. Si vous avez un nouveau produit, le kit de presse aide à le présenter. Si votre entreprise fusionne avec un autre, le communiqué de presse champion.

Vous pouvez inclure plusieurs communiqués de presse dans votre trousse de presse. Par exemple, un kit de presse Show Show peut contenir un communiqué de presse de la fusion de l'entreprise, trois nouveaux communiqués de presse et un communiqué de presse annonçant un nouveau PDG.

Cependant, n'incluez pas plus d'un communiqué de presse si vous pouvez l'éviter. Si vous envoyez un kit de presse à un éditeur, vous aurez besoin d'un seul communiqué de presse. Rappelez-vous, plus vous incluez, plus vous faites du travail aux gens. Vous voulez rendre leur travail aussi simple que possible.

Une brève lettre / table des matières

Ceci est particulièrement utile pour tout type de kit de presse qui comprend beaucoup d'éléments différents, mais tout aussi importants,. Votre lettre peut être adressée aux médias les remerciant pour leur intérêt à l'avance, puis vous pouvez fournir un résumé de ce qui est inclus et indiquer pourquoi le produit ou le service leur serait intéressant. Assurez-vous que le nom de votre contact avec les médias et les coordonnées sont corrects.

Une brochure

Les professionnels des relations publiques utilisent des kits de presse pour annoncer un nouveau produit, mais vous pouvez également inclure votre brochure. Les brochures sont particulièrement utiles pour expliquer votre produit ou service en plus d'un simple communiqué de presse. Ce n'est pas seulement un élément visuel, mais il peut fournir des informations techniques de manière simple. Pour un kit de presse aux salons commerciaux, vous pouvez inclure un certain nombre de brochures qui donnent à l'éditeur / journaliste une grande quantité d'informations sur tous les différents produits / services de vos produits / services.

Échantillons de produits

Si votre produit est suffisamment petit et que vous pouvez vous permettre de le faire, vous devez mettre un échantillon à l'intérieur du kit de presse. Cela donne aux éditeurs et aux journalistes la possibilité de tester le produit par eux-mêmes. Bien sûr, assurez-vous que le produit fonctionne avant de l'envoyer à un éditeur. Tu ne veux pas envoyer Câblé Magazine un nouveau type de lampe de poche qui s'enflamme dans les flammes tout en fonctionnant.

Si votre produit est trop grand et que vous tiendrez une démonstration dans votre installation, incluez ces informations afin que l'éditeur / journaliste puisse venir sur votre emplacement et voir le produit de près. Ou, si votre stand de salon a une démo, c'est un bon moyen de donner à beaucoup de rédacteurs en chef et de journalistes de tout le pays une chance de voir votre produit en action.

Si vous n'avez que quelques échantillons, créez un kit de presse à plusieurs niveaux. Les médias de haut niveau peuvent ne composer que de cinq à dix points de vente, mais ils seront les plus importants. 

Couverture médiatique passée

Si vous avez déjà reçu une couverture médiatique gratuite, vous pouvez inclure une feuille qui détaille ces médias. Mais n'envoyez pas la couverture médiatique d'un concurrent direct ou il ne sera pas couvert. Par exemple, si Maison belle a couru un article sur votre produit, ne l'envoyez pas Maison et jardin Parce qu'ils diront que c'était déjà couvert par une publication de refuge. Cependant, si votre produit est apparu dans un segment CNN, allez-y et incluez cette exposition à la presse. 

Fiche descriptive

Cela peut être un excellent ajout à un kit de presse car il détaille les fonctionnalités, les avantages sociaux et autres informations spécifiques d'une manière qui éduque le journaliste ou l'éditeur sur votre entreprise et / ou vos produits avec des puces d'informations rapides. Les fiches d'information peuvent être utilisées pour les lancements de produits, les kits de presse sur les nouvelles embauches, les conférences de presse et d'autres domaines où vous souhaitez donner à l'éditeur des faits clés qu'ils peuvent vouloir utiliser le mot pour mot.

Fellower de l'entreprise

La rédaction d'une page d'historique de l'entreprise peut être précieuse pour les kits de presse actuels et futurs. Ce fond détaille les débuts de votre entreprise et peut inclure où votre entreprise se dirige. Des réalisations majeures doivent être incluses ainsi que toute distinction ou récompense. N'oubliez pas non plus vos plans d'expansion et de développement de produits. Assurez-vous de mettre à jour votre arrière-plan sur une base annuelle pour inclure toute réalisation supplémentaire et moments de référence.

Bios exécutifs

Qu'il s'agisse d'un nouveau PDG, d'un nouveau directeur des relations publiques ou d'un nouveau membre de votre conseil d'administration, c'est l'endroit idéal pour informer les gens de ceux qui composent votre équipe.

Les bios exécutifs, ainsi que des images à haute résolution, donnent à l'éditeur des informations générales dont le calibre des personnes derrière l'entreprise. Certaines publications impriment une bio mot pour mot, alors écrivez la biographie à la troisième personne plutôt que le point de vue à la première personne. Gardez tous les BIOS sur une page et incluez des récompenses et des distinctions, mais aucune information personnelle autre que les affiliations de l'industrie.

Feuille de devis et FAQ

Une citation de devis contenant des feuilles des habitants de votre entreprise - est une manière rationalisée pour donner aux éditeurs occupés les citations dont ils ont besoin pour terminer un article sans forcer les éditeurs à retrouver la personne de relations publiques d'une entreprise.

Cette feuille peut comporter des devis de vos cadres, développeurs de produits et même de vos clients (autrement appelés témoignages). Une feuille de citations peut répondre aux questions les plus évidentes qu'un éditeur est susceptible d'avoir. Assurez-vous simplement que chaque devis se lit bien sur le papier car cette citation sera très probablement utilisée textuellement sur papier.

Inclure des images haute résolution sur un lecteur flash

Sont des images pertinentes pour votre trousse de presse? Si c'est le cas, assurez-vous que ce sont des images haute résolution stockées sur un appareil multimédia pratique comme un lecteur flash ou un CD. Vous pouvez également inclure des images haute résolution sur votre site Web pour les médias à télécharger. Assurez-vous simplement d'inclure le lien direct vers votre galerie d'images dans le matériel de votre kit de presse.