9 Répondre aux compétences de facilitation pour les gestionnaires

Les réunions peuvent être des opportunités de partager des idées, de discuter des défis et de définir des plans d'action, soit ils peuvent se retrouver comme des pertes de temps improductives. Malheureusement, les managers sont souvent les principaux contributeurs à la dysfonctionnement du processus de rencontre. Vous avez besoin de compétences pour organiser correctement les réunions.

Renforcer vos compétences de facilitation de la réunion

Par définition, la facilitation signifie «pour rendre plus facile ou moins difficile; aider à transmettre.«Pour qu'un gestionnaire facilite une réunion (au lieu de l'exécuter), il doit être disposé à abandonner son pouvoir et à être ouvert à différents résultats et approches.

Où les managers se trompent avec les réunions

De nombreux managers pensent qu'ils savent «courir» une réunion. Ils ont fixé l'ordre du jour, font tous les problèmes et prennent toutes les décisions. Bien que cela puisse sembler facile et efficace pour les managers, c'est souvent une perte de temps des gens, et cela ne puise pas dans le potentiel créatif de l'équipe.

En fait, il a l'effet inverse car les employés ont tendance à se retirer, à s'en remettre au directeur qui veut être en charge. 

Pourquoi les gestionnaires n'impliquent pas les employés

De nombreuses raisons existent pour les raisons pour lesquelles les gestionnaires n'impliquent pas davantage leurs employés dans les réunions. Bien que les trois premiers éléments ci-dessous soient des comportements des managers pauvres, le dernier, les compétences de facilitation, peut être appris et renforcé avec la pratique:

• Peur de lâcher prise
• La fausse croyance que parce qu'ils sont en charge, ils doivent fournir toutes les réponses
• Un manque de confiance dans les capacités ou les compétences de résolution de problèmes de leurs employés
• Un manque de compétences de facilitation de réunion

Ces idées pour les gestionnaires à tous les niveaux renforceront leurs compétences de facilitation de réunion pour soutenir l'amélioration de la productivité.

Les gestionnaires de compétences doivent faciliter les réunions

La facilitation appropriée de la réunion implique d'amener tout le monde à la réunion impliquée dans l'identification et la résolution de problèmes. Les équipes développeront presque toujours de meilleures solutions plus créatives que n'importe quel manager ne pourrait seul. Les équipes sont également plus susceptibles de soutenir la mise en œuvre des solutions qu'ils ont aidé à créer. Vous pouvez décomposer ces compétences de facilitation des réunions en trois catégories différentes:

1. Planifier une réunion
2. Faire une réunion
3. Résoudre les problèmes de réunion

Comment planifier une réunion

Avant de commencer toute réunion, vous avez besoin d'un programme. Pour une réunion collaborative, invitez les participants à la réunion pour vous dire quels problèmes que l'équipe doit résoudre ou quels changements l'équipe a besoin pour poursuivre. Assurez-vous que les sujets sont ceux qui permettent la participation du groupe. Faciliter une réunion est différent de la présentation d'informations lors d'une réunion.

1. Activer la participation du groupe

Assurez-vous d'autoriser suffisamment de temps pour la participation du groupe et que vous n'essayez pas de résoudre trop de problèmes dans une courte période. Cependant, trop de temps peut également aboutir à un cycle sans fin de «Eh bien, qu'en est-il…», assurez-vous que votre agenda rencontre le temps alloué pour la réunion. Les compétences nécessaires incluent ces.

• Compétences de facilitation de groupe
• Planification des réunions
• Résolution de problème
• La prise de décision
• Développement de l'ordre du jour

2. Assurez-vous de fournir une logistique appropriée

Choisissez soigneusement votre lieu de réunion et votre temps. Si vous essayez de entasser 15 personnes dans une salle de conférence avec six chaises, la réunion sera un désastre. Lorsque les gens sont mal à l'aise, ne peuvent pas se voir, ne peuvent pas entendre ou avoir faim, les résultats de la réunion souffriront.

Apprenez à utiliser la logistique comme moyen d'encourager une grande participation et de supprimer les barrières. Vous devez planifier tout cela à l'avance. L'envoi de quelqu'un en milieu de réunion pour commander des sandwichs rend votre réunion moins efficace. La planification logistique implique ces compétences.

• Planification et expérience de la logistique
• La prise de décision
• Considération réfléchie des besoins des autres

3. Enregistrer le procès-verbal de la réunion

La dernière partie critique de la planification d'une réunion est le procès-verbal de la réunion. Qui les prendra? Qui les distribuera? Si vous n'avez pas de personne administrative désignée, envisagez de les faire vous-même ou faites pivoter la responsabilité des membres de l'équipe. Si Jane faisait les minutes la semaine dernière, c'est le tour de John cette semaine. Si vous utilisez un tableau blanc ou un graphique à revers pour collecter des idées, donnez à la personne qui écrive suffisamment de temps pour les documenter correctement.

• Compétences de prise de notes
• Pertinence de documentation 
• Comprendre la diversité et l'inclusion

Comment effectuer une réunion

Avec votre agenda solide, votre bon emplacement et vos rafraîchissements appropriés, vous êtes prêt pour votre réunion. Pour faire de votre réunion une excellente réunion de travail (et pas seulement un dépotoir d'information), vous devrez démontrer des compétences de facilitation de réunion appropriées.

Pour ce faire, vous voudrez vous concentrer sur ces trois composantes de la facilitation des réunions.

1. Poser des questions

De grandes questions stimulent une grande discussion. L'article, «70 Questions de coaching impressionnantes utilisant le modèle Grow», propose des promoteurs de discussion exceptionnels.

• Posez des questions pour obtenir des informations supplémentaires
• Posez des questions pour en savoir plus sur les différents points de vue
• Posez des questions pour noter les domaines d'accord et le désaccord
• Posez des questions pour confirmer que vous entendez vraiment exactement ce que les membres de l'équipe contribuent
• Posez des questions pour vérifier que vous partagez un sens avec les membres de l'équipe

2. Démontrer l'écoute active

L'écoute active vous permet de savoir vraiment et profondément que vous et la personne que vous écoutez partager le sens et avez approuvé une compréhension réfléchie des positions de l'autre. Lorsque vous paraphrase, vérifiez la compréhension et posez des questions de suivi, cela encourage plus de participation et maintient la discussion qui coule.

• Faire hocher la tête et d'autres gestes appropriés pour indiquer la compréhension
• Répétez ce que vous avez entendu à l'autre partie afin que vous sachiez que vous partagez le sens
• Posez des questions pour clarifier tout ce dont vous êtes incertain
• Posez des questions de suivi pour étendre davantage votre compréhension
• Utilisez des mots tels que «ah-ha», «oui, je comprends», et autres pour indiquer la compréhension

3. Diriger une bonne session de brainstorming

La plupart des gens pensent qu'ils savent déjà comment réfléchir. Cependant, ils ne le font généralement pas. Dans trop de contextes, l'efficacité du brainstorming est réduite par une mauvaise gestion des processus, de fortes pressions sociales ou politiques et de mauvaises compétences en facilitation. Beaucoup de gens n'ont jamais vraiment vécu le pouvoir d'une séance de brainstorming bien gérée.

• Pratiquez des compétences de facilitation efficaces
• Gérer l'introduction d'idées par les participants
• Assurez-vous que tous les participants ont une chance égale de parler
• Gérer les conversations concurrentes et les gens qui se parlent les uns des autres
• Concevoir un moyen efficace de restreindre les choix réfléchis à un nombre gérable
• Résoudre tous les conflits qui surgissent

Comment résoudre des problèmes lors d'une réunion

Le deuxième type de réunion nécessite des compétences de facilitation différentes différentes. Vous n'auriez pas besoin de vous rencontrer si tout le monde était déjà d'accord sur la solution. Vous vous réunissez pour partager des informations et développer des réponses et cela signifie que vous devrez rassembler les gens. Voici les compétences dont vous avez besoin.

1. Compétences de construction consensuelle

Le consensus ne signifie pas que tout le monde doit être d'accord avec une décision. Cela signifie que tout le monde a eu l'occasion de partager ses perspectives (potentiellement par brainstorming) et de proposer des idées. Après cela, la clé du consensus est que tous les membres de l'équipe acceptent de soutenir la direction même si ce n'était pas leur choix d'origine.

• La facilitation appropriée des réunions guidera le groupe du partage d'idées au développement d'une décision efficace.
• Atteindre le consensus prend plus de temps, mais gagnera généralement un achat plus fort du groupe dans son ensemble. Cependant, rappelez-vous que le consensus n'est pas l'objectif ultime.
• Une décision efficace pour le problème en question est la question la plus importante.

Ressource de prise de décision consensuelle

Voir "Un cadre de prise de décision consensuel en six étapes" pour en savoir plus sur la façon de diriger une équipe grâce à un processus de prise de décision consensuel.

2. Compétences de résolution des conflits

Chaque fois qu'il y a une salle de personnes impliquées dans la résolution d'un problème, le conflit est inévitable. En fait, les conflits sur la tâche ou le problème sont considérés par les chercheurs en équipe comme faisant partie du processus d'une prise de décision efficace. Un manager doit apprendre à exploiter le pouvoir du conflit de manière positive.

• Gérer la discussion pour écouter tous les points de vue
• Diriger la discussion pour identifier les domaines d'accord et le désaccord
• Utilisez des compétences de facilitation pour faire entendre certains participants entendus

3. Compétences en communication non verbale

Alors que les chercheurs se disputent les pourcentages exacts, la plupart conviendraient que plus de 50% de la communication est non verbale.

• Un manager doit être en mesure de lire le ton et le langage corporel du groupe pour évaluer son niveau d'engagement, de franchise et d'engagement.
• Votre compréhension de la communication non verbale peut vous aider à voir quand il y a un véritable accord par rapport à un accord parlé juste pour terminer la réunion.
• Soyez conscient du langage corporel comme moyen de vivre la voix de communication totale d'un individu ou d'une équipe.

La ligne de fond

Le temps est un atout précieux dans la vie et au travail. S'efforcer de gérer les réunions pour une efficacité et une efficacité optimales. Apprendre, pratiquer et appliquer les neuf compétences de facilitation identifiées ci-dessus est un excellent point de départ.