Questions et réponses de l'entrevue adjointe administrative

Lorsque vous interviewez un emploi d'assistant administratif, l'intervieweur voudra savoir à quel point vos qualifications sont pertinentes pour le poste et comment vous vous adaptez à l'entreprise et au département.

Parce que l'emploi nécessite des compétences administratives et interpersonnelles, les gestionnaires d'embauche renseignent souvent sur les attributs spécifiques que vous avez qui vous sont qualifiés pour le poste, ainsi que vos compétences humaines moins quantifiables.

Se préparer à l'entretien

L'une des façons de se préparer est d'analyser la description du travail pour essayer de savoir s'il existe un ensemble de compétences particulier sur lequel le poste se concentre.

Par exemple, y a-t-il un accent sur la planification des voyages, la coordination du projet, la planification quotidienne des réunions, l'assistance personnelle ou toute autre chose?

Assurez-vous de souligner votre expérience la plus pertinente lorsque vous répondez aux questions d'entrevue spécifiques au travail.

Faites une liste des compétences mentionnées dans la publication et n'hésitez pas à en ajouter d'autres qui, selon vous, seraient également applicables. Jetez ensuite un œil à vos propres compétences administratives et de bureau et faites correspondre vos qualifications à l'emploi.

Cela vous aidera à adapter vos réponses de la manière la plus pertinente à la position spécifique.

Regardez maintenant: comment répondre à 4 questions courantes pour les emplois administratifs

Conseils pour gérer l'entretien

Il est important de savoir que la discussion ira probablement au-delà des compétences interpersonnelles, telles que vos capacités de communication, vos compétences organisationnelles ou vos actualités. Vous devriez aussi être prêt à parler de compétences difficiles.

Soyez prêt à discuter des logiciels

Étant donné que de nombreux postes d'assistant administratif nécessitent une utilisation fréquente de logiciels spécifiques, vous devrez peut-être discuter des divers programmes avec lesquels vous avez travaillé, comment vous avez utilisé ces programmes et votre niveau d'expertise.

J'adore utiliser la technologie et apprendre les nouveaux programmes. J'ai également un talent pour enseigner aux collègues qui pourraient ne pas être si avisés de l'utilisation de systèmes. Dans mon dernier emploi chez Kent Associates, je me suis porté volontaire pour revoir les systèmes de gestion de projet pour l'équipe de professionnels que j'ai soutenus. Mon patron a approuvé ma recommandation et nous avons apporté un système Web, Asana, qui nous aide à suivre les projets et à partager des informations sur une plate-forme Web.

Je suis la personne incontournable du bureau pour les diapositives PowerPoint et j'aime aider nos vendeurs à épater les clients avec leurs présentations. Je suis également un utilisateur avancé d'Excel et crée des macros complexes pour préparer des projections budgétaires pour les propositions de projet.

Vos réponses seront plus impressionnantes si vous fournissez des anecdotes spécifiques qui illustrent votre commandement des outils et processus administratifs.

Être prêt à discuter des processus administratifs

Vous devez être prêt à discuter de votre flux de travail et de vos processus administratifs dans des postes précédents. En tant que professionnel administratif, il ne devrait y avoir pasdoute que vous êtes organisé et orienté vers le détail. Votre intervieweur voudra savoir comment vous manifestez ces qualités dans votre flux de travail quotidien.

Les capacités organisationnelles et l'attention aux détails sont parmi mes actifs les plus forts. J'ai prospéré dans des situations où je peux apporter l'ordre à des projets complexes. Par exemple, j'ai déjà soutenu huit professionnels qui planifiaient des événements promotionnels pour les clients. J'ai développé un modèle de suivi des objectifs et des progrès de chaque projet et je l'ai configuré sur un lecteur partagé afin que tous les membres du personnel impliqués puissent suivre leurs progrès concernant les projets et les événements de l'équipe.

Lorsque je travaille pour le groupe Alfred, j'ai créé un manuel de procédures qui décrivait les étapes nécessaires pour traiter les demandes de prêt, puis je l'ai téléchargée en ligne afin que tous les agents de prêt puissent suivre les mêmes procédures.

Répondez toujours positivement

Soyez conscient de votre comportement tout au long de l'entretien. Souriez, maintenez un contact visuel avec votre intervieweur et parlez avec un ton de voix enthousiaste (mais toujours calme et confiant).

Étant donné que les assistants administratifs s'interfacent souvent très étroitement avec les individus pour lesquels ils travaillent, il est essentiel d'être positif, professionnel et poli en tout temps.

Vous voudrez que l'intervieweur ne doute pas que travailler avec vous serait une expérience agréable.

J'ai travaillé la réception dans notre agence, et il était essentiel que j'ai fait une première impression positive pour les clients actuels et potentiels. Je suis une personne naturelle "peut faire", et mes critiques ont régulièrement salué l'orientation de mon service client. 

L'entreprise enquête sur les clients après les interactions, et mon nom fait toujours surface en tant que membre du personnel qui est serviable, agréable et professionnel. Mon patron a commenté la fréquence à laquelle les clients me demandent lors de l'appel du bureau pour obtenir de l'aide.

Questions et réponses de l'entrevue adjointe administrative

Lors de la préparation, il peut être utile de revoir les questions qui pourraient être posées. Réfléchisse à la façon de cadrer une réponse, en mettant en évidence des expériences et des succès spécifiques des emplois précédents.

• Quelles compétences informatiques avez-vous et quels programmes êtes-vous à l'aise d'utiliser? - Meilleures réponses
• Êtes-vous à l'aise d'utiliser un téléphone avec plusieurs lignes et de gérer un volume élevé d'appels téléphoniques? - Meilleures réponses
• Dans cette entreprise, nous aimons nous considérer comme une équipe qui travaille ensemble vers les mêmes objectifs. Que pensez-vous de travailler dans un environnement d'équipe? - Meilleures réponses
• Comment vous sentiriez-vous superviser deux ou trois autres employés? - Meilleures réponses
• Quelle est votre plus grande force et comment cela aiderait-il vos performances dans cette position? - Meilleures réponses
• Quelle est votre plus grande faiblesse? - Meilleures réponses
• Comment gérez-vous le stress et la pression? - Meilleures réponses
• Qu'est-ce que c'était que de travailler pour votre superviseur? - Meilleures réponses
• Qu'attendez-vous d'un superviseur? - Meilleures réponses
• Préférez-vous travailler de manière indépendante ou en équipe? - Meilleures réponses
• Travaillez-vous bien avec les gens? - Meilleures réponses
• Donnez quelques exemples personnels de travail d'équipe. - Meilleures réponses
• Questions d'entrevue réceptionniste: - Liste des questions

Questions à poser à l'intervieweur

Vous devriez également faire des recherches sur l'entreprise et être prêt à poser des questions pertinentes lorsque l'occasion se présente.

Il peut être utile de poser quelques questions à l'avance que vous pourriez poser ou discuter plus loin, si vous n'en avez pas eu la chance plus tôt dans l'entretien.

Souvent, ce sera vers la fin de l'entretien, il est donc important de laisser l'intervieweur avec une bonne impression. Une excellente façon de le faire est de montrer votre intérêt et votre préparation à l'entretien d'embauche en liant des questions qui vous ont été posées avec quelques questions.

• Quelles sont les responsabilités de cette position?
• Pouvez-vous décrire une journée typique (semaine) dans ce département?
• Quelles sont les forces de ce département? Quelles sont les faiblesses?
• Que disent vos anciens assistants, c'était la meilleure partie de travailler pour vous? Que diraient-ils était le pire?
• Dans quelle direction voyez-vous l'entreprise au cours des cinq prochaines années? Pensez-vous qu'il y a des menaces à son succès?
• Pourquoi votre dernier assistant a-t-il quitté le poste? Quelles étaient ses forces? Quelles étaient ses faiblesses? Que fait-il maintenant?
• Quels attributs avaient votre meilleur assistant? Qu'en est-il de votre pire assistant?
• À quelle fréquence les avis sur les performances sont-ils effectués? Qui les mène?
• Quelles compétences sont les plus importantes pour vous chez un assistant administratif?
• Comment récompensez-vous et encouragez-vous les personnes qui travaillent dans votre département?
• Y a-t-il des problèmes de production en cours dans ce département?
• Comment avez-vous traité des problèmes de personnel dans le passé?
• Quels sont certains des plus grands défis pour une personne dans ce poste?
• Quel est l'aspect le plus gratifiant de cette position, à votre avis?
• Est-ce que vous (l'entreprise / département) soutient les adhésions aux associations professionnelles et le développement professionnel continu?
• Que décririez-vous comme le rôle du personnel administratif dans ce bureau?
• Les heures supplémentaires ou les heures de week-end sont-elles attendues?
• Qu'est-ce que vous aimez le plus dans le travail pour cette entreprise? Y a-t-il des modifications que vous apporterais?
• Qu'est-ce que tu aimes le moins de travailler ici?
• Encouragez-vous le ministère à travailler en équipe ou à vous concentrer davantage sur les contributions individuelles?

Soyez prêt à plus de questions d'entrevue d'emploi

En plus des questions d'entrevue spécifiques à l'emploi, on vous pose également des questions plus générales sur les antécédents de l'emploi, l'éducation, les forces, les faiblesses, les réalisations, les objectifs et les plans.

Voici une liste des questions d'entrevue les plus courantes et des exemples de réponses.