Avant d'acheter un copieur pour votre petit ou bureau à domicile

Bien que la notion de bureau sans papier sonne bien en principe, la réalité est que de nombreuses petites entreprises (SOHO) ont encore besoin de copier des documents imprimés suffisamment pour envisager un copieur interne.

Les machines de copie de bureaux autonomes à l'ancienne ont presque disparu à l'ère numérique, remplacées par des imprimantes multifonction. Techniquement, un «copieur» dans les termes d'aujourd'hui est normalement une imprimante qui a une numérisation intégrée afin qu'un document à copier puisse être analysé et reproduit par l'imprimante.

Comme pour la plupart des appareils électroniques, les dispositifs de copieur / imprimante continuent de baisser de prix, mais sont livrés avec plus de fonctionnalités que jamais, et la commodité de la copie en interne plutôt que de conduire dans un atelier d'impression / copie ne peut pas être battu.

Voici les principaux facteurs d'achat pour vous aider à choisir une imprimante / copieur pour votre SOHO.

Jet d'encre versus laser / LED

Pour la copie à grande vitesse des documents texte, les imprimantes laser / LED sont généralement le meilleur choix. Les jets à encre sont capables d'imprimer à des résolutions beaucoup plus élevées, ce qui les rend plus adaptés aux graphiques, en particulier les photographies.

Coût

Bien que les coûts de l'imprimante et de l'encre / du toner puissent être déduits de vos impôts, vous devez toujours payer la facture au départ, et il peut s'additionner. Lorsque vous envisagez le coût d'une imprimante / copieur, tenez compte des frais de l'encre ou du toner, surtout si vous imprimerez / copie régulièrement. Les fabricants d'imprimantes vendent les appareils ou en dessous et réalisent à la place leurs bénéfices sur la vente d'encre et de toner. Pour s'assurer qu'ils en ont pour leur argent, de nombreuses entreprises équipent leurs unités de cartouches d'encre / toner qui ont intégré des micropuces qui empêchent les cartouches «non officielles» d'être utilisées ou qui ont des cartouches de toner «Starter» qui ont la moitié de la capacité normale. Ce jet d'encre ou le laser n'est peut-être pas aussi important que vous le pensiez quand vient le temps de remplacer la cartouche d'encre ou de toner coûteuse (s).

L'imprimante de couleur / les copiers sont particulièrement coûteuses à exécuter car ils nécessitent 4 cartouches (noir et blanc, cyan, magenta et jaune). Il est typique que le coût de remplacement des cartouches à jet d'encre / toner dépasse le prix d'achat d'une unité entière. 

Avec la connexion WiFi et Internet, de nombreuses sociétés d'imprimantes peuvent désormais surveiller et vous envoyer automatiquement de l'encre / du toner lorsqu'il détecte que vous devenez bas. Cela nécessite un service d'abonnement, dont le coût est basé sur le nombre de pages que vous imprimez par mois. Bien qu'un service d'abonnement puisse vous faire gagner du temps sur la commande ou la conduite dans un magasin, vous souhaitez prendre en compte le coût mensuel par rapport à votre sortie d'impression.

Heureusement, la plupart des cartouches à jet d'encre et à certaines cartouches de toner laser peuvent être remplies à un coût beaucoup plus faible. Des entreprises telles que Costco offrent des recharges à jet d'encre une heure. Des kits de recharge sont également disponibles pour les types de bricolage, mais le remplissage des cartouches à jet d'encre ou de toner est désordonnée et non pour le décalage mécanique. Vous pouvez également réduire la quantité d'encre que vous utilisez en utilisant des polices plus petites, en avant-première et en éprevant votre document avant d'imprimer, et en utilisant des options "brouillon" ou "imprimer en niveaux de gris". Notez également que vous avez encore plus d'encre dans vos cartouches même lorsque vous obtenez l'avertissement "à encre bas".

Pour avoir une idée du montant de l'imprimante coûter en cours, vérifiez le coût publié par page du fabricant.

Volume

La plupart des petites imprimantes / copiers axées sur les petites entreprises ne sont pas conçues pour un volume lourd, alors vérifiez l'utilisation recommandée de l'unité (pages par mois de service). Le nombre de pages pouvant être imprimées avec une cartouche particulière, appelée rendement ISO, vous donnera une idée approximative de la fréquence à laquelle les cartouches devront remplacer.

Notez que même si vous avez une imprimante / copieur interne, il peut toujours être logique d'utiliser des services de copie / imprimé locaux ou en ligne pour des travaux d'impression / copie plus importants ou une impression spécialisée tels que des brochures. Avec le prix de l'encre et du toner, il n'est tout simplement pas rentable de faire une impression / copie de grand volume sur des imprimantes / copieurs moins chers, en particulier avec des documents en couleur ou des photographies. L'achat d'une imprimante / copieur à moindre coût pour les besoins de base et l'externalisation des travaux d'impression plus importants est un compromis idéal pour la plupart des petites entreprises.

Duplexage

Le duplex est la possibilité d'imprimer / de copier des deux côtés de la page. Bien qu'il puisse ne pas être nécessaire pour vos besoins, il y a des avantages pour l'impression bilatérale telle que le papier à économiser. Parallèlement à l'économie sur les coûts de papier et à l'environnement, l'impression double face peut faciliter les paquets de papier d'agrafage.

Connectivité

Pour qu'une imprimante fonctionne, il a besoin d'un moyen de dire ce qui fait. En ce qui concerne la copie, la simple mise en verre sur le verre de copie et le bouton de copie scanneront et imprimera la page.

Pour utiliser comme imprimante, vous devez avoir les appareils, comme votre ordinateur, connectés pour donner la commande d'impression. Mis à part la connectivité USB directe à un PC, la plupart. L'avantage de ceci est des câbles réduits ainsi que la possibilité d'imprimer à partir d'une variété d'appareils tels que votre tablette ou votre téléphone.

Noir et blanc ou couleur?

La copie des couleurs est plus lente et plus chère, mais peut être une fonctionnalité que vous souhaitez que votre imprimante / copieur ait si vous avez l'intention de produire du matériel promotionnel pour votre petite entreprise, tels que des brochures ou copier des photos en couleur. Notez que si vous avez besoin d'une impression couleur de haute qualité, vous voudrez vous assurer d'utiliser du papier de haute qualité, qui est souvent plus cher que le papier d'imprimante ordinaire.

Polyvalence des médias 

Choisissez un copieur capable de gérer une variété de tailles de papier et de poids et d'autres supports, tels que les transparents et les fiches. Recherchez des copieurs qui offrent une copie à plat si vous êtes soucieux de copier à partir de livres. Beaucoup ont des mangeoires à feuilles qui sont utiles si vous devez copier plusieurs articles à la fois.

La manipulation du papier

En tant que petite entreprise, vous avez de meilleures choses à faire que de remplir des plateaux en papier ou de nourrir des feuilles uniques via une imprimante / copieur. Si vous imprimez / copiez régulièrement un modèle avec une capacité papier d'au moins 250 feuilles ou plus. Vous voudrez également certainement un mangeur de document automatique qui contient au moins 30 feuilles. 

Temps de réponse

L'imprimante / les copalistes qui n'ont pas de temps d'échauffement sont idéaux pour les petits bureaux à domicile, où la machine peut être inactive pendant des heures ou des jours. Les vitesses à imprimé / copie élevée sont super, mais ne vous feront pas gagner le temps si vous devez attendre les minutes pour que l'unité se réchauffe chaque fois qu'elle sort du mode de sommeil. Certaines imprimantes / copieurs offrent désormais un premier temps de copie de moins de 10 secondes.