Modèle de procès-verbal de la réunion du conseil - et conseils pour les minutes

Tous les États exigent que les entreprises prennent et distribuent les procès-verbaux des réunions, et tous les États exigent que les conseils d'administration continuent des minutes de réunion. Mais il n'y a pas de règles spécifiques sur ce qu'il faut inclure dans les procès-verbaux de la réunion du conseil d'administration et comment prendre ces minutes. Voici quelques conseils pour utiliser Rendre la vie de votre conseil d'entreprise plus difficile, y compris les conseils sur les réunions virtuelles.

Pourquoi garder les procès-verbaux de la réunion du conseil des entreprises

Il y a en fait plusieurs raisons pour prendre et enregistrer les minutes de vos réunions d'entreprise.

À des fins juridiques. La première raison la plus importante de prendre les minutes de réunions est d'avoir un dossier de ce que vous avez décidé, au cas où les procès-verbaux sont appelés par un tribunal pendant le litige.

À des fins de responsabilité. Les membres du conseil d'administration sont en position de confiance. La protection des membres du conseil d'administration contre la responsabilité est appelée un voile d'entreprise car elle maintient une obstacle juridique entre le conseil d'administration et l'entreprise. Les membres du conseil prennent des décisions concernant l'argent investi par les actionnaires des entreprises, et ils doivent être en mesure de prouver qu'ils ont agi à bon escient, dans le meilleur intérêt de la société, et sans conflits d'intérêts. Minutes Aide les membres du conseil d'administration à éviter la responsabilité personnelle de leurs actions.

Ce qu'une planche fait - et ne fait pas -

Un conseil d'entreprise prend des décisions sur la politique globale pour l'entreprise ou l'organisation. Les décisions quotidiennes sont prises par les dirigeants de la société en fonction de cette politique. Parfois, les conseils dépassaient et essaient de prendre des décisions qui sont mieux laissées à la direction. 

Adopter un programme avant la réunion

Un programme de réunion répertorie les sujets à discuter et approuvés lors de la réunion. Le fait d'avoir un programme spécifique rend non seulement la réunion plus bien, mais elle permet au conseil d'administration (et quiconque lisant les minutes plus tard) connaît l'importance relative de chaque élément à l'ordre du jour. Le président présente généralement un programme proposé au début de la réunion et le conseil d'administration l'adopte, après avoir apporté des modifications.

Votre programme du conseil d'administration devrait inclure des détails sur chacun de ces domaines à discuter, voté par les membres du conseil:

• Agenda d'approbation (le conseil peut approuver un ajout)
• Procès-verbal de la dernière réunion pour approbation
• Rapports des cadres et comités
• Old Business (reportée d'une réunion précédente)
• Nouvelle entreprise
• Commentaires et annonces
• Ajournement (avec le temps)
• Next Date de réunion définie.

Pour que votre réunion soit plus rapide et assurez-vous d'avoir le temps de tout discuter, ne permettez pas de discussion sur tout ce qui n'est pas inclus dans l'ordre du jour. Ajouter le sujet à l'ordre du jour de la prochaine réunion.

Parties importantes du procès-verbal de la réunion du conseil

Le modèle pour les procès-verbaux de la réunion du conseil devrait inclure: 

Quel type de réunion du conseil d'administration - régulier, spécial ou annuel (tous les États exigent que les entreprises aient une réunion annuelle). Si les présentations sont données par des comités ou d'autres, incluez des noms et des titres de présentateurs.

Qui était présent, notant les directeurs, les invités et les membres du personnel, et quels membres du conseil n'étaient pas présents. Les noms de quiconque venait en retard ou partant tôt doit être noté. 

Si un quorum est présent. Un quorum est généralement requis par les règlements de l'entreprise pour que tout vote soit pris. L'exigence de quorum est généralement plus de la moitié des membres. (Pour un conseil d'administration de neuf membres, par exemple, cinq membres doivent être présents pour un quorum). 

Modèles du procès-verbal de la réunion du conseil d'administration

Microsoft possède une variété de modèles de procès-verbaux pour différents types d'entreprises et d'organisations.

BoardEffecct, qui sert des organismes à but non lucratif et des établissements d'enseignement, a un modèle de procès-verbal de réunion que vous pouvez utiliser.

Quoi enregistrer et quoi ne pas enregistrer

La plus grande erreur que les planches font est de nécessiter des informations détaillées sur les discussions (parfois les arguments) et les processus. Les réunions devraient refléter ce qui a été fait et décidé lors de la réunion, pas qui a dit quoi dans la discussion.

Disons que votre conseil d'administration vote sur une motion pour vendre une nouvelle gamme de produits. Le procès-verbal de la réunion devrait dire: "Motion pour ajouter une nouvelle ligne d'épices. Mouvement appuyé et approuvé, avec un tel ou tel dissident."Si le groupe a eu une discussion, vous n'avez rien à dire à ce sujet.

Les procès-verbaux sont un dossier officiel, ce qui signifie qu'ils peuvent être soumis à une assignation dans un procès. Incluez seulement ce qui est requis.

Utilisation d'un programme de consentement pour maintenir les réunions courtes

Personne n'aime de longues réunions, mais il existe des moyens de raccourcir la réunion et le procès-verbal. Vous voudrez peut-être enregistrer le temps de la réunion du conseil en créant un programme de consentement. Fondamentalement, ce programme est une liste de questions qui peuvent être traitées rapidement sans discussion. La liste peut comprendre quelques minutes de la réunion précédente, des finances et des rapports des comités ou du PDG.

Options pour les réunions virtuelles du conseil d'administration des entreprises

Vous pouvez avoir des réunions de conseil virtuelle dans l'un des différents types:

• Sur le téléphone ou un haut-parleur, avec ou sans support Internet
• Une combinaison de membres en ligne et en personne
• Une réunion "complète", avec Internet, téléphone, audio, vidéo, texte et vote des capacités

Quelques considérations et questions à répondre:

• Comment les membres peuvent-ils voter? Autoriser le vote anonyme par téléphone ou texte? Comment cela fonctionnera-t-il? La connexion sera-t-elle suffisante?
• Comment les membres verront-ils l'ordre du jour et les documents importants? Qu'en est-il des modifications d'un document avant de voter? Les mouvements doivent-ils être soumis par écrit?
• Quelqu'un sera-t-il sur place pour aider les membres à avoir des problèmes techniques et à dépanner?
• Comment allez-vous décider qui a la parole pour la discussion?

Vous voudrez peut-être inclure vos décisions concernant la gestion des réunions de conseil virtuelle dans vos statuts d'entreprise. Les règles de commande Roberts ont quelques exemples de règles pour les réunions électroniques qui pourraient vous aider à prendre des décisions et à les documenter dans vos statuts.

Tenir les registres des procès-verbaux de la réunion

Après tous les problèmes que vous allez afin de garder de bonnes minutes pour votre entreprise, n'oubliez pas de garder vos minutes de réunion d'entreprise en sécurité et accessibles. Configurez un processus pour conserver les minutes dans un livre de dossiers d'entreprise, ou «dans le cloud», dans un fichier protégé par mot de passe. 

Ajoutez un avocat à votre conseil d'administration

Que votre entreprise soit privée ou publique ou sans but lucratif, vous devriez avoir un avocat vous conseillant sur la façon de prendre des minutes d'entreprise et d'être présents lors de réunions d'administration importantes pour vous assurer que vous et votre conseil d'administration êtes protégé.