Conseils de gestion du budget pour les nouveaux gestionnaires

Lorsqu'un employé est promu à son premier rôle de gestion, il est probable que ce sera la première fois qu'il gère un budget de département.

La plupart des nouveaux gestionnaires reçoivent peu ou pas de formation formelle sur la façon de développer une prévision budgétaire, de suivre leurs dépenses ou de faire des ajustements en milieu d'année. Ils reçoivent souvent une feuille de calcul ou un rapport de leur gestionnaire, ou du service des finances, et s'attendent à savoir comment le faire, ou apprendre par essais et erreurs.

Bien que «les essais et erreurs» puissent être un moyen efficace d'apprendre une nouvelle compétence, il serait préférable qu'un nouveau manager n'avait pas à faire trop d'erreurs douloureuses. Voici quelques conseils si vous venez d'être promu en tant que gestionnaire avec une responsabilité budgétaire.

Investissez le temps pour apprendre dès le début

Il n'y a pas de meilleur moment pour poser des questions «stupides» que lorsque vous êtes nouveau dans quelque chose et que vous ne l'avez jamais fait. Mieux vaut demander et passer le temps à l'apprentissage, plutôt que d'attendre que quelqu'un doit souligner vos erreurs. Demandez l'heure à votre manager (ou votre prédécesseur si vous le pouvez) pour revoir la philosophie sous-jacente, les objectifs globaux, le format et chaque élément de ligne. Si votre organisation a une personne financière, demandez à cette personne de passer du temps avec vous aussi. La plupart seront flattés et prêts à partager leur expertise. Après tout, s'ils peuvent vous entraîner comment faire les choses en fonction de leurs spécifications à l'avance, vous serez moins mal à la tête pour eux plus tard.

Suivre un cours «finance et budgétisation pour les gestionnaires non financiers»

Vérifiez auprès de vos écoles de commerce universitaires locales, sous «Executive Education.«La plupart des écoles de commerce offrent des cours non crédités d'un à trois jours. Pendant ou après le cours, prenez le temps de revoir le rapport annuel de votre entreprise et de comprendre les divers ratios financiers et rapports.

Gérez le budget de votre département comme si c'était votre propre entreprise

Lorsque nous travaillons pour de grandes organisations, nous avons tendance à traiter l'argent de «l'entreprise» comme s'il grandissait sur les arbres. Ce n'est pas le cas, et c'est maintenant votre travail en tant que manager pour s'approprier personnelle des ressources de votre département.

Être un joueur d'équipe

Si possible, passez en revue le budget de votre gestionnaire. Bien qu'il soit important de s'approprier votre budget, votre unité fait partie d'une entité plus large. Demandez à votre manager de vous montrer où s'inscrit votre budget et prend en charge la situation dans son ensemble ainsi que les interdépendances avec vos pairs. Il peut y avoir des moments où un autre département a besoin d'argent pour des objectifs qui sont une priorité plus élevée que la vôtre. N'attendez pas d'être invité ou de le faire enlever proactif et d'offrir pour aider votre gestionnaire de pairs. Vous serez considéré comme stratégique et collaboratif.

Ne jouez pas à des jeux stupides

Ce n'est pas parce que «tout le monde le fait» ne signifie pas que ce n'est pas stupide et mauvais pour l'entreprise. Un exemple d'un jeu de budgétisation stupide typique que les managers jouent est «use-it ou perd-it dépenser.«C'est lorsque vous vous rapprochez de la fin de l'année, et que votre budget fonctionne sous vos prévisions. Au cours des années précédentes, lorsque vous sous-estimez, le budget de votre prochain a été fixé sur la base de cette année. Donc, afin de ne plus courir à nouveau votre budget, vous allez sur un truc d'achat de shopping dont vous n'avez pas besoin ou de stockage au cas où vous pourriez en avoir besoin.

Suivez vos dépenses mensuellement et effectuez des corrections proactives

Ne présumez pas que «quelqu'un» vous dira quand vous aurez trop de budget. En fait, vous devrez peut-être même demander des rapports mensuels ou garder une trace de vous. N'attendez pas jusqu'à la fin de l'année, quand cela devient une surprise pour vous et votre patron. D'ici là, il est trop tard pour enquêter et apporter des corrections. Soyez responsable, mesurez-vous et faites rapport de manière proactive à votre gestionnaire.

Soyez transparent et impliquez votre équipe

Partagez votre budget avec votre équipe, peut-être même de les impliquer dans la mise en place des prévisions. Impliquer votre équipe et les aider à comprendre le processus de budgétisation crée un sentiment de propriété partagée et encourage vos employés à trouver des moyens créatifs pour gérer les dépenses.

Être stratégique

Ne prenez pas seulement les réels de l'année dernière et ajoutez 10% aux prévisions de l'année prochaine. Commencez par développer une stratégie et des objectifs, puis déterminer les ressources nécessaires pour atteindre ces objectifs. Si vous avez besoin de plus que l'année dernière, préparez une analyse de rentabilisation pour justifier votre demande de financement supplémentaire.

N'en faites pas trop

Bien que la gestion du budget soit un rôle important pour un manager, ne perdez jamais de vue les actifs les plus importants: votre peuple! Assurez-vous que vous passez au moins cinq fois plus de temps à développer votre équipe que les numéros de crise.