Exemple de mise en page des lettres d'entreprise

La disposition d'une lettre d'entreprise est importante. Structurez votre lettre de la bonne manière, et il sera facile à lire et professionnel. Cela vous aidera à faire passer votre message et à faire bonne impression sur vos collègues.

Apprenez à formater votre lettre d'entreprise sur la page, y compris ce qu'il faut inclure dans votre lettre, comment formater chaque paragraphe et quelle police, salutation et fermeture pour choisir. Aussi, passez en revue les conseils rapides sur l'orthographe, la grammaire et le ton pour perfectionner votre lettre.

Police et espacement des lettres

• Espace correctement la disposition des lettres commerciales que vous écrivez, avec un espace entre le cap, la salutation, chaque paragraphe, la fermeture et votre signature.
• Single-espace votre lettre et laisser un espace entre chaque paragraphe. Lorsque vous envoyez des lettres dactylographiées, laissez deux espaces avant et après votre signature écrite.
• Justifiez-vous à gauche votre lettre, afin que vos coordonnées, la date, la lettre et votre signature soient toutes alignées à gauche.
• Utilisez une police ordinaire Comme Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri ou Verdana. Assurez-vous que la taille de police que vous utilisez est suffisamment grande pour que votre lecteur n'ait pas besoin d'atteindre leurs lunettes - la taille de police standard pour ces polices est de 10 points ou 12 points.

Si vous soumettez votre lettre d'entreprise à une organisation très conservatrice, il est préférable d'utiliser la police romaine de 12 points traditionnelle. N'utilisez en aucune circonstance que les polices occasionnelles comme la bande dessinée Sans ou les polices d'écriture comme Lucida sur la correspondance commerciale.

Étiquette et ton des lettres d'affaires

Si vous avez l'habitude d'écrire une correspondance plus informelle, c'est une bonne idée de rafraîchir votre mémoire sur les sections requises (E.g., salutation) et ton (professionnel) d'une lettre d'entreprise avant de composer le vôtre. 

Salutation

Il est toujours standard d'utiliser le titre du destinataire (M., Mme., SP., Dr., Professeur, juge) avant leur nom de famille dans la salutation de la correspondance commerciale formelle (exemple: «Cher M. Forgeron"). Le mot «cher» devrait toujours précéder le nom du destinataire; N'utilisez pas simplement leur nom par lui-même comme vous pouvez le faire en correspondance occasionnelle.

De la même manière, éviter de commencer la correspondance commerciale avec des ouvertures comme «Hello», «Salut» ou «Bonjour.«Les lettres commerciales doivent toujours commencer par« Cher [titre et nom du destinataire]."L'exception est si vous utilisez la salutation" à qui elle peut concerner "lorsque vous ne connaissez pas le nom du destinataire.

Fermeture

Votre fermeture doit se tromper du côté du conservateur. Les fermetures acceptables à utiliser comprennent: «sincèrement», «sincèrement le vôtre», «Meilleures salutations», «Cordialement», «Merci», «Merci pour votre considération», «respectueusement» et «très respectueusement» (c'est souvent abrégé «v / r» dans la correspondance commerciale militaire).

N'utilisez pas de fermetures occasionnelles comme: «Plus tard», «Cheers», «cordialement», «Merci!,«« Ttyl », ou« chaleureusement."

Choix de mots et grammaire

Bien que votre choix de mots pour les lettres commerciales ne soit pas trop guindé, fleuri ou orné, vous devez également éviter d'utiliser l'argot, les abréviations / acronymes, les emojis ou le texte. N'utilisez pas les fragments de phrase couramment utilisés lors des SMS. Au lieu de cela, utilisez des phrases complètes et faites attention aux épisodes de virgule (où deux phrases complètes sont rejointes par une virgule). Relisez soigneusement les erreurs d'orthographe et les erreurs grammaticales.

Envoi d'une lettre de copie papier

Si vous rédigez une copie papier de votre lettre commerciale officielle par opposition à un e-mail, le document que vous utilisez devrait être un papier à obligation blanc standard d'un poids décent.

N'utilisez pas le type de papeterie colorée ou flamboyante qui pourrait être utilisée dans le marketing «courrier indésirable."C'est bien d'inclure un logo d'entreprise simple en haut du papier.

Exemple de mise en page des lettres d'entreprise

Voici un exemple de chaque composant d'une lettre d'entreprise et comment les formater.

Vos coordonnées
votre nom
Votre adresse
Votre ville, code postal d'état
Votre numéro de téléphone
Votre adresse e-mail

Date

Coordonnées du destinataire
Nom
Titre
Entreprise
Adresse
Ville (*): État (*): Code Postal

Salutation
Cher Monsieur./SP. Nom de famille:

Corps de lettre
Le premier paragraphe de votre lettre d'entreprise devrait expliquer pourquoi vous écrivez.

Ensuite, dans les paragraphes suivants, fournissez plus d'informations et de détails sur votre demande.

Le paragraphe final devrait réitérer la raison pour laquelle vous écrivez et remercier le lecteur d'avoir examiné votre demande.

Fermeture
Respectueusement vôtre,

Signature
Signature manuscrite(pour une lettre de copie papier)

Signature dactylographiée

Passez en revue un exemple de lettre commerciale

Ceci est un exemple de lettre d'entreprise. Téléchargez le modèle de lettre d'entreprise (compatible avec Google Docs et Word en ligne) ou voir ci-dessous pour plus d'exemples.

Passez en revue un exemple de lettre commerciale (version textuelle)

Xavier Lau
123 Business Rd.
Business City, NY 54321
555-555-5555
Xavier.lau @ e-mail.com

1er septembre 2021

Portia Lee
Propriétaire
ACME Voyage
321 Metropolis Ave.
Nouvelle ville, NY 12345

Chère Madame. Lee:

Je vous écris aujourd'hui au nom des aides Happyland. Nous sommes une petite organisation qui aide les familles à faible revenu qui ont besoin de soins après l'école pour leurs jeunes enfants. Nous offrons des subventions aux familles et des transports gratuits pour leurs enfants afin qu'ils puissent assister à l'un des centres de garderie après l'école locale.

Chaque année, nous organisons un événement de collecte de fonds: The Happyland Carnival à Floyd Rosedale Middle School. J'espère que vous pourriez être intéressé à faire un don à notre vente aux enchères silencieuse et à notre tombola.

Nous recherchons des articles tels que des paniers-cadeaux, des articles ménagers, des jouets et d'autres articles utiles. Les dons en espèces sont également appréciés si vous préférez. Cette année, tous les profits iront à l'achat de la nouvelle camionnette dont nous avons besoin pour transporter les enfants.

Si vous êtes intéressé à faire un don, veuillez me le faire savoir par e-mail xavier.lau @ e-mail.com, ou par téléphone portable (555-555-5555) si vous avez des questions.

Sincèrement,

Signature (Lettre de copie papier)

Xavier Lau