Comment remplir le formulaire USCIS I-9

Avant de finaliser de l'embauche de nouveaux employés, vous devez les avoir à compléter une liste de documents de nouvelle location. Un document de cette liste est la vérification de l'admissibilité à l'emploi I-9. Pour remplir le formulaire, l'employé doit vous montrer des documents vérifiant qu'il est éligible pour travailler dans le U.S.

Découvrez comment fonctionne le formulaire I-9, y compris comment vous et vos nouvelles recrues pouvez remplir ce formulaire important.

Points clés à retenir

• Le formulaire I-9 doit être rempli pour chaque nouvel embauche dans votre petite entreprise, pour vérifier l'admissibilité à la personne à travailler dans le U.S.
• L'employé doit présenter des documents montrant l'identité et l'admissibilité au travail, et l'employeur doit examiner et vérifier les documents.
• Vous n'avez pas à soumettre le formulaire I-9 au U.S. Service de douane et d'immigration, mais vous devriez continuer des copies signées en cas d'audit ou d'enquête.

Qu'est-ce que le formulaire I-9? 

Formulaire I-9, ou formulaire de vérification de l'admissibilité à l'emploi, est requis par le u.S. Service de douane et d'immigration (USCIS) pour fournir une documentation qu'un employé nouvellement embauché est autorisé à travailler dans le U.S. Le nouvel employé doit remplir ce formulaire et fournir une documentation appropriée sur (a) l'identité et (b) l'admissibilité à l'emploi, et l'employeur doit examiner et vérifier les documents.

Le formulaire I-9 est périodiquement mis à jour. Pour être sûr d'avoir le dernier formulaire, regardez la date d'expiration dans le coin supérieur droit. Pour plus d'informations sur les dates de révision du formulaire I-9, vous pouvez vous inscrire pour recevoir des mises à jour par e-mail de l'USCIS.

Qui a besoin de remplir le formulaire I-9? 

Le formulaire I-9 doit être rempli par chaque nouvel employé et leur employeur au moment de la location - ces moyens avant ou le premier jour d'emploi. Mais vous ne pouvez pas exiger que quelqu'un remplisse le formulaire avant d'accepter un emploi avec votre entreprise.

Vous n'avez pas besoin d'utiliser un I-9 pour vérifier l'admissibilité au travail des entrepreneurs indépendants (non-employés, travailleurs domestiques occasionnels ou employés ne travaillant pas dans le U.S.). Les propriétaires de travail indépendants n'ont pas besoin de remplir ce formulaire car ils ne sont pas des employés. Une exception: les propriétaires d'une entreprise travaillent parfois comme employés. Dans ce cas, remplissez le formulaire I-9 et prenez-le en dossier pour chaque propriétaire / employé.

Vous avez le droit de ne pas embaucher un demandeur ou de résilier un employé qui ne produit pas les documents de vérification de l'emploi requis ou qui, vous le savez, n'est pas autorisé à travailler aux États-Unis.

Comment remplir un formulaire I-9

Remplir le formulaire I-9 est un processus en deux étapes. Premièrement, l'employé termine sa part, avec des informations personnelles et des informations sur leur éligibilité à travailler dans le U.S. Ensuite, l'employé présente des documents à l'appui de ses déclarations et l'employeur examine les documents et les vérifie.

L'employé doit présenter des documents montrant à la fois l'identité et l'admissibilité au travail. Ils peuvent le faire de deux manières:

• Présentation d'une liste un document (comme un passeport) montrant à la fois l'identité et l'admissibilité au travail
• Présentation d'un document de liste B montrant l'identité et un document de type C montrant l'admissibilité au travail.

Vous pouvez trouver les listes de documents en ligne sur I-9 Central (avec des échantillons de chaque type de document) ou dans les instructions du formulaire I-9. Pour plus d'informations, consultez le manuel USCIS pour les employeurs.

Section 1

L'employé remplit cette partie du formulaire en donnant son nom et d'autres informations personnelles. Ils doivent également attester de leur statut de travail, avec des numéros de documents appropriés:

• Citoyen du u.S.
• National non citoyenne
• Résident permanent légal
• Alien autorisé à travailler jusqu'à une date d'expiration

Si quelqu'un se traduit pour l'employé, il doit inclure les informations du traducteur.

Section 2

Dans cette section, l'employeur comprend des informations sur le document ou des documents que l'employé leur donne. Entrez un document à partir de la liste A ou un document de chacune de la liste B et de la liste C:

• Titre du document
• Autorité de délivrance
• Numéro de document
• Date d'expiration (ou "n / a" si aucun)

Vous devez également inclure la première date d'emploi de l'employé et donner des informations sur le signataire du formulaire et l'employeur ou un représentant autorisé.

Vous devez examiner les documents fournis par chaque employé et vous devez les accepter s'ils semblent être authentiques. Vous ne pouvez pas accepter des copies, sauf pour les certificats de naissance. L'USCIS ne vérifiera pas les documents spécifiques à moins qu'ils ne soient soumis via le système e-Verify.

Section 3

Cette section est destinée à la ré-vérification et à réembaucher. Vous pouvez utiliser cette partie du formulaire pour revivery un employé pour un document qui a expiré.

Où déposez-vous le formulaire I-9?

Vous n'avez pas besoin d'envoyer une copie de chaque formulaire I-9 à l'USCIS.Assurez-vous d'avoir un formulaire rempli (les sections de l'employeur et des employés) pour chaque employé et conservez les formulaires où vous pouvez les récupérer en cas d'audit ou d'inspection.

Questions fréquemment posées (FAQ)

Qu'est-ce qu'un formulaire I-9 utilisé pour?

Le u.S. Le service de douane et d'immigration (USCIS) oblige les employeurs à utiliser le formulaire I-9 pour vérifier l'identité des nouveaux employés et l'admissibilité à l'employé à travailler dans le U.S. Les employés doivent présenter des documents à l'employeur qui affichent à la fois l'identité et l'admissibilité, et l'employeur doit examiner et vérifier les documents en notant les titres de documents.

L'employeur et l'employé attestent des documents, avec des pénalités s'ils commettent un parjure en donnant de fausses informations. Un employeur ne peut pas embaucher ou doit licencier un nouvel embauche ou un nouvel employé qui n'a pas la documentation appropriée ou qui est connue pour ne pas être autorisé à travailler dans le U.S.

Y a-t-il une version électronique de la forme I-9?

Le formulaire I-9 est disponible dans une version PDF à remplissage que vous pouvez utiliser pour remplir les informations dans les blancs et l'enregistrer sur un ordinateur. Vous pouvez également le télécharger sur un appareil mobile. La version de téléchargement ne peut pas être signée électroniquement, donc même si vous entrez les informations sur le formulaire PDF, vous devez l'imprimer pour être signé par le représentant de votre entreprise et le nouvel employé.

Vous pouvez également obtenir une version espagnole du formulaire I-9, mais il ne peut être utilisé que dans Porto Rico. La version anglaise du formulaire doit être utilisée dans tous les autres u.S. États et territoires.

Quelle est la pénalité pour ne pas remplir le formulaire I-9?

Les employeurs peuvent être pénalisés pour un parjure (faire de fausses déclarations) pour embaucher sciemment un employé non autorisé, il est également interdit aux employeurs d'embaucher n'importe qui, y compris u.S. citoyens, sans vérifier leur identité et leur autorisation d'emploi sur le formulaire I-9.

Les employeurs peuvent être condamnés à une amende si le formulaire n'est pas correctement rempli, et les particuliers peuvent être poursuivis pour avoir sciemment et délibérément entré de fausses informations. Des sanctions et des amendes pour ces violations peuvent être imposées à chaque individu (employé) qui n'était pas autorisé ou non vérifié. Vous devez enregistrer tous les formulaires I-9 et les avoir disponibles si l'USCIS inspecte votre entreprise.