Guide de facturation d'exportation commerciale
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- Maëlle Brun
Une facture d'exportation commerciale contient beaucoup d'informations et agit comme une note de vente entre un acheteur et un vendeur. Il décrit ce que vous exportez, fait référence aux numéros de transaction importants et il sert également de véhicule pour être payé. Vous serez récompensé pour avoir prêté attention aux détails tout en travaillant avec vos factures d'exportation commerciales.
Préparer le formulaire
Votre facture doit être préparée exactement comme vous et votre client convenu dans votre facture Proforma, y compris si vous devez préparer la facture commerciale sur le papier à en-tête de votre entreprise ou non. Vous devez être cohérent.
Si vous êtes tous les deux d'accord sur un changement dans les termes de vente plus tard, enregistrez ce changement sur votre facture. Il n'est pas rare qu'une entreprise prépare une facture d'exportation commerciale en anglais et en langue du pays de destination. Vérifiez auprès de l'importateur et de votre entreprise de transport pour évaluer si vous devez le faire ou non.
Incluez également toujours chacun des éléments d'information suivants sur votre facture pour plus de clarté et pour protéger vos propres intérêts, même si personne ne demande ces détails:
Éléments d'information clés de facture d'exportation commerciale
- Numéro de référence de facture Proforma
- Numéro de commande d'achat client.
- Date à laquelle la facture a été remplie.
- Adresse de l'expéditeur et / ou du vendeur, ainsi que celui de l'acheteur.
- Méthode de paiement: identifier et fournir tous les numéros de référence à ce sujet.
- Conditions d'expédition de votre devis de prix (par exemple, CNF Tokyo, Fas Seattle, FOB New York).
- Devise dans quelle transaction sera effectuée (u.S. dollars, yens japonais, francs français, etc.).
- Numéro de lading.
- Prix et quantités de l'expédition.
- Nombre de colis, de marques, de poids et de mesures.
- Numéro de conteneur, s'il est expédié par conteneur.
- Ports de sortie et d'entrée.
- Notation du pays d'origine et code tarifaire harmonisé (pour garantir des calculs de droits précis).
- Instructions de transit marin ou aérien: Nom du navire ou avion, Voyage ou Numéro de facture des voies respiratoires, date de départ et date d'arrivée à destination.
Si vous faites tout ce qui précède et Consultez soigneusement votre entreprise de transport, cela facilitera le mouvement facile des marchandises et des douanes. Certains pays ont besoin d'une signature sur la facture d'exportation commerciale. Pour être sûr, ajoutez-le avec votre nom et votre titre imprimés lisiblement en dessous.
Pourquoi utiliser ces factures?
Ce qui suit décrit les différentes façons dont une facture commerciale d'exportation est utilisée mais gardez à l'esprit que la facture commerciale d'exportation n'est que le document de démarrage ou de lancement qui sous-tend le reste de la transaction d'exportation:
- Les exportateurs peuvent l'utiliser pour soutenir les prêts, les réclamations d'assurance et les programmes de subvention.
- Un acheteur et un vendeur l'utilisent comme une déclaration de base pour décrire les articles achetés et vendus.
- L'acheteur (importateur) l'utilise pour libérer des fonds via sa banque au vendeur.
- S'il y a une réclamation d'assurance sur l'envoi, si elle était assurée, la facture sert de document de soutien important.
- L'importateur ou le courtier en douane par intérim dans le pays de destination l'exige avant de nettoyer les marchandises via les douanes.
- Une banque pour l'acheteur examine la facture commerciale à l'exportation avant de publier des fonds dans le cadre d'une lettre de crédit ou d'une collection documentaire.
- Vous pouvez l'utiliser parallèlement à un certificat d'inspection fournissant la preuve que ce que vous expédiez est, en fait, ce que le client a commandé, et est également de bonne qualité.
- Un gouvernement peut utiliser une facture commerciale pour déterminer la véritable valeur des marchandises lors de l'évaluation des tâches.
- Les autorités douanières peuvent l'utiliser pour évaluer les tâches de douane, l'utiliser à des fins d'inspection et pour la conservation des statistiques.
- Une banque peut demander à des fins de négociation d'une lettre de crédit, de légalisation de la facture commerciale par le consulat du pays de l'acheteur. Dans ce cas, le document légalisé requis présenté par le fournisseur doit être envoyé à l'acheteur, une fois les documents acceptés.
La facture commerciale est utilisée par les autorités douanières du monde. Si des informations spécifiques doivent apparaître sur la facture commerciale par les autorités douanières du pays d'importation, l'importateur devrait vous en conseiller, et de préférence, bien avant la vente d'exportation.
Plus important encore, les informations sur la facture commerciale doivent correspondre exactement à toutes les informations apparaissant dans n'importe quelle forme d'un document de collecte, comme une lettre de crédit ou un projet de vue, sinon, vous pourriez rencontrer des problèmes lorsque vous essayez d'être payé pour vos marchandises.