Erreurs de facturation communes par les professionnels du droit

Le bon teneur en temps est plus important que jamais. Alors que la ceinture de l'entreprise se poursuit, les projets de loi juridiques ont fait l'objet d'un examen plus approfondi. L'accent mis sur les frais juridiques a créé une industrie cottage des cabinets d'audit juridique qui examinent et analysent les services juridiques pour cibler les écarts, les pratiques de facturation contraires. 

Les clients qui n'utilisent pas les services d'audit de facture juridique indépendants ont souvent des programmes de contrôle de la qualité interne qui analysent régulièrement les factures signalées pour examen. Éviter ces dix erreurs de facturation aidera vos factures juridiques à résister à un examen minutieux. Ces articles représentent environ 90% des plaintes déposées par les clients et les équipes d'audit. 

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Descriptions de facturation vague

Les descriptions de tâches complètes, détaillées et précises sont le moyen le plus simple d'empêcher un client de signaler votre facture. Chaque description de la tâche doit identifier l'activité avec suffisamment de détails pour évaluer sa nécessité et sa pertinence pour le projet. Parallèlement à une description détaillée de la tâche, chaque fois que l'entrée devrait inclure la date à laquelle la tâche a été effectuée, le chronométreur qui l'a effectué, le temps passé à effectuer la tâche et les frais totaux. 

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Temps de rembourrage

Pour répondre aux exigences de facturation onéreuses de votre entreprise, il peut être tentant de gonfler ou de «pad» le temps qu'il a fallu pour effectuer une tâche, en particulier si vous êtes un travailleur efficace. Ces pratiques invitent à un examen minutieux et à la critique d'un client ou d'un vérificateur. Il est important de s'assurer que le temps que vous facturez pour chaque tâche reflète avec précision le travail effectué et est proportionné à l'importance et à la complexité de la tâche.

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Débours

Étant donné que les décaissements en matière de litige ont un impact important sur le budget total d'un client, vous devriez considérer le coût du service par rapport à sa valeur pour le client. Par exemple, est-il nécessaire d'exprimer fédéral chaque élément de correspondance à votre expert lorsque le procès est à six mois? 

Vous devez également être conscient des politiques de facturation et des contrats établis par notre client.  Le client a-t-il besoin d'utiliser un certain journaliste de la cour ou un fournisseur de photocopie? De plus, certaines dépenses ne doivent jamais être facturées au client et font partie des frais généraux du cabinet d'avocats.

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Travail administratif

La pratique du droit implique inévitablement des tâches administratives et de bureau.  La plupart des clients de nos jours ne paieront pas les tâches de bureau - telles que la saisie, le dépôt et la photocopie - ou les fonctions administratives telles que la formation, la préparation des factures, la vérification des conflits ou le développement des clients.  Dans la mesure où vous êtes capable, déléguez des fonctions de bureau à un secrétaire, déposez le greffier ou d'autres membres du personnel juridique. 

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Conférences interoccupantes

Les clients refusent souvent de payer des conférences entre le personnel du cabinet d'avocats; Ils voient la coordination, la consultation et la discussion d'un cas ou d'un projet entre des professionnels de l'entreprise dans le cadre des affaires et donc une partie des frais généraux de l'entreprise. Les conférences d'interoffice peuvent également devenir une dépense substantielle pour le client, car plusieurs professionnels facturent simultanément la même conversation.  

Par conséquent, il est bon à éviter de facturer des discussions de routine concernant un dossier auprès d'autres membres de votre entreprise, à moins que de telles discussions n'impliquent des éléments d'importance substantielle, impliquent un certain nombre de parties externes ou impliquent de grands blocs de temps.  

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Entraînement

Si vous êtes nouveau dans une tâche ou un domaine du droit, votre inexpérience peut nécessiter un temps supplémentaire pour terminer le projet. Les clients deviennent de plus en plus intolérants à l'inexpérience et sont moins disposés à payer les coûts de formation d'un nouvel employé ou pour un professionnel du droit de «se mettre au courant» sur un dossier.   

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Facturation en double

Les entrées de temps en double sont une pratique courante parmi les cabinets d'avocats, mais les clients soucieux des coûts sont moins disposés à payer pour la duplication de l'effort.  Plusieurs partenaires ont-ils participé à une audience? 

Le parajuriste a-t-il assisté à chaque déposition? Quatre associés ont-ils contribué à un mémoire? Ces articles peuvent soulever un drapeau rouge. Le client peut refuser de payer pour tout ou partie du travail ou, à tout le moins, enquêter sur la question pour déterminer si elle était justifiée.

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Block Billing

Le temps de facturation pour plusieurs tâches en gros blocs est un autre drapeau rouge pour les clients. Vous devez détailler chaque tâche séparément avec un temps et facturer correspondant pour chaque tâche. Les entrées de temps détaillées permettent au réviseur de mieux déterminer la pertinence du temps passé par rapport à la signification et à la complexité de la tâche.

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Examen et révision

Votre client peut se demander pourquoi vous avez facturé 43.2 heures examinant et révisant un bref. Peut-être que le mémoire était de 40 pages et impliquait des problèmes multiples et complexes et des recherches approfondies. Quelle que soit la raison, des termes vagues et superficiels comme «révision et révision» ne font pas grand-chose pour informer le client pourquoi l'examen mérité une semaine de temps. Au lieu de «réviser», des mots tels que «évaluer», «analyser», «évaluer» ou «réapparaître» évoquent les tâches qui prennent plus de réflexion, et donc longues,.

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Tâches délégables

Lors de la facturation et de l'attribution de tâches, vous devez vous assurer que le projet est exécuté par le membre approprié de l'équipe juridique.  Les clients peuvent refuser de payer pour les tâches effectuées par les chronométreurs seniors qui auraient pu être délégués à un membre du personnel junior et moins cher.  Par exemple, les avocats digérant les dépôts, les partenaires seniors effectuant des recherches de routine ou des documents de dépôt de parajuristes peuvent augmenter un drapeau rouge.