Communication en gestion du changement

Vous ne pouvez pas trop communiquer lorsque vous demandez à votre organisation de changer. Chaque cadre supérieur à succès qui a dirigé un effort de gestion du changement réussi exprime la nécessité de se communiquer lors d'une expérience de changement et fait cette déclaration rétrospective.

Aucune organisation n'existe dans laquelle les employés sont complètement satisfaits de la communication. La communication est l'un des problèmes les plus difficiles des organisations. C'est un domaine qui se plaigne le plus souvent par les employés pendant le changement organisationnel et les opérations quotidiennes. La raison?

Une communication efficace nécessite quatre composants qui interviennent parfaitement pour créer un sens partagé, une définition préférée de la communication.

• L'individu envoyant le message doit présenter le message clairement et en détail, et rayonner l'intégrité et l'authenticité.
• La personne qui reçoit le message doit décider d'écouter, de poser des questions pour plus de clarté et de faire confiance à l'expéditeur du message.
• La méthode de livraison choisie doit convenir aux circonstances et aux besoins de l'expéditeur et du récepteur.
• Le contenu du message doit résonner et se connecter à un certain niveau avec les croyances déjà détenues du récepteur (l'employé). Il doit contenir les informations que l'employé veut entendre. Il doit répondre aux questions les plus chères et les plus soucieuses de l'employé des questions.

Avec tout cela en cours dans n'importe quelle communication, est-il étonnant que les organisations le fassent rarement bien? Heureusement, les praticiens de la gestion du changement ont fourni un large éventail de suggestions sur la façon de bien communiquer pendant tout changement organisationnel.

Recommandations sur la communication pour une gestion efficace du changement

Élaborez un plan de communication écrit pour vous assurer que toutes les éléments suivants se produisent dans votre processus de gestion du changement. Chacun est important lorsque vous demandez aux gens de changer leurs anciennes façons de faire.

N'oubliez pas que les gens n'ont pas autant peur du changement que des craintes et des préoccupations concernant de nouvelles façons de faire des affaires. Ils ont également un certain dévouement à la façon dont ils ont toujours fait le travail avant. En changement, vous demandez à vos employés de quitter leurs zones de confort.

• Communiquez de manière cohérente, fréquemment et à travers plusieurs canaux, y compris la parole, l'écriture, la vidéo, la formation, les groupes de discussion, les babillards, les intranets, et plus encore sur le changement.
• Communiquez tout ce qui est connu sur les modifications, aussi rapidement que les informations sont disponibles. Expliquez clairement que votre biais est vers une communication instantanée, de sorte que certains détails peuvent changer à une date ultérieure. Dites aux gens que votre autre choix est de tenir toute communication jusqu'à ce que vous soyez positif sur les décisions, les objectifs et les progrès, ce qui est désastreux dans une gestion efficace du changement.
• Donnez un temps important à poser des questions, à demander des éclaircissements et à fournir des commentaires. Si vous avez déjà fait partie d'un scénario dans lequel un leader a présenté des modifications à un grand groupe via des transparents aériens, puis s'est enfui, vous savez quelles mauvaises nouvelles c'est pour l'intégration du changement. Les gens doivent se sentir impliqués dans le changement. L'implication crée un engagement, rien d'autre, est aussi significative pendant un processus de changement.
• Communiquez clairement la vision, la mission et les objectifs de l'effort de gestion du changement. Aider les gens à comprendre comment ces changements les affecteront personnellement. Si vous n'aimez pas ce processus, les gens compenseront leurs propres histoires, généralement plus négatives que la vérité.
• Reconnaître que la vraie communication est une conversation. C'est à double sens, et une véritable discussion doit en résulter. Ce ne peut pas être juste une présentation.
• Les leaders du changement ou les sponsors doivent passer du temps à converser en tête-à-tête ou en petits groupes avec les personnes qui devraient apporter les changements.
• Communiquez les raisons des changements de manière à ce que les gens comprennent le contexte, le but et le besoin. Les praticiens ont appelé cette «construction d'un cadre conceptuel mémorable» et «créant un cadre théorique pour sous-tendre le changement."
• Fournir des réponses aux questions uniquement si vous connaissez la réponse. Les dirigeants détruisent leur crédibilité lorsqu'ils fournissent des informations incorrectes ou semblent trébucher ou arrière-péddle lorsqu'ils fournissent une réponse. Il vaut mieux dire que vous ne savez pas et que vous essairez de découvrir.
• Les dirigeants doivent écouter. Évitez la défensive, la fabrication d'excuses et les réponses qui sont données trop rapidement. Agir avec attention.
• Rendre les leaders et changer les sponsors disponibles, quotidiennement, si possible, pour se mêler aux autres sur le lieu de travail.
• Organiser des ateliers interactifs et des forums dans lesquels tous les employés peuvent explorer les changements ensemble tout en apprenant plus. Utilisez la formation comme une forme de communication interactive et comme une opportunité pour les gens d'explorer en toute sécurité de nouveaux comportements et idées sur le changement et la gestion du changement. Tous les niveaux de l'organisation doivent participer aux mêmes sessions.
• La communication doit être proactive. Si le moulin à rumeurs est déjà en action, l'organisation a attendu trop longtemps pour communiquer.
• Offrir aux gens des possibilités de réseau.
• Examiner publiquement les mesures qui sont en place pour tracer les progrès dans la gestion du changement et les efforts de changement.
• Faire connaître les récompenses et la reconnaissance des approches et des réalisations positives dans les changements et la gestion du changement. Célébrez chaque petite victoire publiquement.