Faire face aux problèmes de maintenance des locataires

Les problèmes de maintenance sont un problème pour tout propriétaire. Pour un propriétaire de location, ces problèmes de maintenance augmentent avec le nombre de locataires que vous avez et le nombre de propriétés que vous possédez. Même si les propriétaires sont utilisés pour entendre des plaintes concernant chaque problème de maintenance, des robinets qui fuient aux toilettes débordantes, ces plaintes peuvent toujours devenir difficiles à gérer. Essayez ces quelques étapes pour gérer l'inévitable problème de maintenance des locataires.

Élaborer un plan pour les problèmes de maintenance

Vous devez d'abord développer votre plan de base pour répondre aux demandes de maintenance. Décidez comment les demandes seront soumises et qui leur répondra. * Si vous avez décidé d'embaucher une société de gestion immobilière pour répondre à ces demandes, votre travail consistera à surveiller la société de gestion pour vous assurer qu'ils gèrent toutes les demandes rapidement et de manière compétente.

Recevoir la demande du locataire

Si vous n'avez pas externalisé de problèmes de maintenance à un gestionnaire immobilier, l'étape suivante consiste à recevoir la demande du locataire en fonction de votre méthode préférée. Cela pourrait être par téléphone, e-mail, SMS ou même notification écrite si vous préférez. Ces demandes doivent être traitées pendant les heures normales de bureau à moins qu'elles ne soient des urgences.

Déterminer la gravité du problème de maintenance

Élaborer une liste de problèmes communs et y attacher un niveau d'urgence: élevé, modéré ou bas.

• Urgence élevée: Les plaintes doivent être fixées ou au moins examinées le même jour ou la même heure si nécessaire.
• Urgence modérée: Les plaintes doivent être fixées dans les 48 heures.
• Faible urgence: Les plaintes doivent être fixées dans une semaine.

Exemples de demandes d'urgence élevées: immédiatement

• Problèmes structurels
• Manque de chaleur en hiver
• Manque d'eau chaude
• (La plupart) des fuites dans la propriété
• Toilettes obstruées
• Odeur de gaz
• Les lumières ne fonctionnent pas dans les zones communes et les couloirs
• Problèmes de sécurité tels que les portes ou les fenêtres qui ne verrouillent pas correctement /
• Des passerelles, des escaliers et des allées doivent être pelletés et salés immédiatement après une tempête de neige

Exemples de demandes d'urgence modérées: en temps opportun

• Les appareils ne fonctionnent pas - s'il est de votre responsabilité de les fournir à vos locataires.
• Douche ou drainage de douche ou d'évier lent ou lent
• La lumière intérieure cesse de fonctionner - pas seulement l'ampoule brûlant. Le luminaire réel ne fonctionne pas.
• La climatisation ne fonctionne pas en été
• Grand trou dans le mur

Exemples de faibles demandes d'urgence: le temps n'est pas de l'essence

• Carreau fissuré
• Coulis à venir
• Plancher endommagé qui ne crée pas de risque de marche - Déchirure en tapis / tache dans le tapis / plancher de bois franc nécessitant une réparation / selle à venir
• Toilettes en cours d'exécution
• Petite fuite ou goutte à goutte dans le robinet
• Portes de l'armoire de leurs charnières
• Portes intérieures des appartements de leurs charnières / portes ne se fermant pas correctement
• Un brouillon
• Trou mineur dans le mur
• Moulage ou garniture nécessitant une réparation

Réparations dont vous n'êtes pas responsables:

• Remplacement des batteries dans le détecteur de fumée du locataire
• Enlever les ordures de l'unité du locataire
• Dommages causés par le locataire ou les invités du locataire: vous pouvez réparer ces dommages, mais vous êtes autorisé à facturer aux locataires des frais raisonnables, tels que le coût des matériaux ou le coût de l'embauche d'un entrepreneur pour le faire.

Déterminer le niveau de compétence nécessaire pour le problème de maintenance

Vous devez maintenant déterminer le niveau de compétence nécessaire pour terminer la réparation. Est-ce quelque chose que vous vous sentez à l'aise de faire ou avez-vous besoin d'embaucher un professionnel? Si nécessaire, appelez l'individu approprié pour déterminer sa disponibilité.

Rassembler des matériaux

Si vous effectuez la réparation vous-même, rassemblez les matériaux appropriés pour terminer la réparation.

Informer le locataire

Si la réparation est À l'intérieur de l'unité du locataire, Appelez le locataire pour déterminer quand vous serez autorisé à l'intérieur de l'unité pour effectuer la réparation. Demandez si le locataire veut être là pour la réparation ou s'il se sent à l'aise de vous permettre dans l'unité lorsqu'il n'est pas présent.

Si la réparation est dans une zone commune du bâtiment, Vous pouvez utiliser votre jugement en fonction de l'urgence de la réparation quant au moment où vous le réparerez. Si la réparation nécessite de désactiver l'eau, le gaz, l'électrique ou similaire, vous devez informer tous les locataires du bâtiment avant de le faire.

Terminez la réparation et obtenez la signature des locataires sur le problème de maintenance

• Si vous avez externalisé le travail: Assurez-vous que le réparateur fournit une description détaillée du travail effectué, du temps qu'il a pris et des pièces nécessaires. Assurez-vous que le réparateur signe et datez cette déclaration. Le locataire doit également signer cette déclaration, corroborant que les travaux ont été effectués et que cela a été fait dans le temps spécifié.
• Si vous avez terminé le travail vous-même: Demandez au locataire qui a fait la demande de demande sur la demande de maintenance indiquant que la réparation a été effectuée et a été effectuée à leur satisfaction. Assurez-vous qu'ils incluent également la date et l'heure.