Étapes faciles pour créer un budget de projet

Les chefs de projet expérimentés et ceux qui travaillent dans de grandes entreprises auront des logiciels et des comptables pour les aider. Mais et si tu ne le fais pas? Si vous regardez une feuille de calcul vierge ou un e-mail de votre sponsor de projet vous demandant de mettre en place les finances du projet, alors cet article est pour vous.

Nous examinerons les cinq choses que vous devez faire pour créer un budget de projet de base.

Utilisez votre liste de tâches

Tout d'abord, prenez votre liste de tâches de projet. Vous pourriez également avoir une structure de panne de travail, et si vous en avez une, il est préférable de l'utiliser. Mais une liste de tâches fera lieu tant qu'elle couvre de manière approfondie tout ce que vous devez faire sur le projet.

Si vous n'avez pas de liste de tâches, il est temps d'en créer un. Notez tout ce que vous avez à faire, et les choses que vous avez à construire, à faire ou à terminer avant le projet peuvent être terminées. Il ne doit pas être dans un ordre particulier, mais il faut tout inclure.

Enfin dans cette étape, réfléchissez aux idées avec votre équipe de projet, car il y a forcément quelque chose que vous avez oublié. De nombreuses têtes valent mieux qu'un!

Estimer chaque composant

Maintenant, passez par votre liste et élaborez le prix de chaque article. Par exemple, une tâche qui indique `` Mettre en place des réunions pour discuter des exigences '' pourrait impliquer l'approvisionnement et l'embauche, réserver les salles de réunion ou acheter des ressources dont vous avez besoin comme un projecteur ou des stylos à diapliation. Il y a un coût impliqué dans cela, alors obtenez des citations pour la location de votre chambre et l'autre équipement et notez-le.

Faites-le pour tout sur la liste des tâches, donc vous vous retrouvez avec un prix contre chaque article. Certaines tâches de projet peuvent ne pas avoir de prix attaché, et c'est OK.

Ajouter des estimations ensemble

Ajoutez ensuite toutes vos estimations. Il est plus facile de le faire si vous faites une liste d'articles dans une feuille de calcul, ajoutez les coûts dans la colonne suivante, puis totalisez la colonne en bas. Laissez la feuille de calcul faire le calcul pour vous! Il devient votre feuille de calcul budgétaire.

C'est une bonne idée de regrouper également vos coûts en catégories, vous pouvez donc facilement voir où va la majeure partie de l'argent. Utiliser des catégories comme «Start-up du projet», «Infrastructure» ou «formation» - Choisissez des groupements qui signifient quelque chose dans le contexte du projet.

Ajouter la contingence et les taxes

Ce serait formidable si vous aviez une boule de cristal et que vous pouviez prédire ces coûts avec une précision à 100%, mais vous ne vous sentez probablement pas confiant dans votre capacité à le faire! C'est là que la contingence entre en jeu. Il s'agit d'un fonds d'argent en fonction de la confiance que vous pensez que vous avez obtenu les estimations correctes. Il ne se rapporte pas à une tâche particulière. C'est un «pot d'urgence» global au cas où vous auriez quelque chose de mal ou laissé quelque chose de côté par erreur.

Si vous ne savez pas combien d'ajouter la contingence, optez pour 10% du total que vous avez créé à l'étape trois. C'est une supposition non scientifique que de nombreux chefs de projet utilisent et vous donne un peu d'amorti dans votre budget au cas où vous en auriez besoin.

Ajoutez une ligne sur votre feuille de calcul budgétaire en bas qui indique la «contingence» et spécifie le pourcentage que vous avez utilisé.

N'oubliez pas d'ajouter toute taxe de vente ou d'autres taxes qui ne sont pas explicitement déjà incluses dans vos estimations de la ligne individuelle.

Ajoutez le tout, et c'est votre montant de budget final.

Obtenir l'approbation

La dernière chose à faire est de faire approuver votre manager ou votre sponsor de projet pour approuver votre budget. Parlez-leur de la façon dont vous l'avez assemblé et quels éléments constituent votre budget global.

C'est ça! La budgétisation du projet est une compétence de gestion de projet essentielle, et ce guide vous permettra de commencer à créer un budget de projet.