Étiquette de messagerie commerciale efficace

Le courrier électronique est devenu si populaire que, dans certains cas, les gens l'utilisent plus souvent que le téléphone. Parce que le mot écrit peut si facilement être mal compris, comprendre une étiquette de messagerie appropriée est essentielle dans l'environnement commercial.

Malheureusement, beaucoup de gens ne comprennent pas comment utiliser les e-mails à leur avantage, et les avantages qu'il peut conférer à une entreprise sont souvent manqués. Les règles d'étiquette des e-mails d'entreprise suivantes peuvent aider vos employés à composer des e-mails efficaces et efficaces. 

Envoyez uniquement des e-mails clairs et concises

La première règle de bonne étiquette des e-mails est d'éviter les e-mails de longue haleine qui contiennent des informations étrangères et des faits non pertinents. Tenez-vous à la communication du sujet et utilisez le moins de mots possible. Si vous avez besoin d'une décision, demandez-le. Si vous avez besoin d'informations, demandez-les. Si vous voulez que quelqu'un prenne une mesure, demandez-le. Ne faites pas que vos lecteurs se demandent pourquoi vous les contactez. Lorsque vous composez un e-mail, pensez-y comme une œuvre de non-fiction. N'en faites pas un mystère. 

Utilisez toujours une ligne d'objet significative

Ne laissez jamais la ligne d'objet d'un e-mail vide. Une ligne d'objet vierge peut faire signaler votre e-mail en tant que spam, et il n'atteindra jamais sa destination. Les e-mails avec des lignes d'objet vides sont également souvent négligés, en particulier si le destinataire prévu reçoit généralement de nombreux e-mails un jour donné. Utilisez toujours une ligne d'objet qui reflète correctement le contenu de votre e-mail. Cela aidera vos destinataires à trier leurs e-mails plus efficacement et encouragera une réponse plus rapide à votre e-mail.

Évitez les e-mails formatés extravagants

Envoyer des e-mails dans des formats professionnels. Évitez les polices et les images multicolores pour les arrière-plans. Ces accessoires peuvent distraire le lecteur ou rendre le message difficile à lire. Toutes les images d'arrière-plan que vous ajoutez peuvent gonfler la taille du fichier de votre e-mail. Cela peut forcer les destinataires avec des connexions lentes pour attendre un long temps angoissant pour que votre message puisse télécharger.Les images d'arrière-plan de NY que vous ajoutez peuvent gonfler la taille du fichier de votre e-mail. Cela peut forcer les destinataires avec des connexions lentes pour attendre un long temps angoissant pour que votre message puisse télécharger.

Si votre entreprise insiste pour que vous utilisiez une papeterie par e-mail particulière pour projeter une apparence cohérente, profitez-en. Le logo de l'entreprise et la ligne de signature peuvent projeter une image professionnelle sur vos e-mails.

Envoyez des réponses en temps opportun

Ne faites pas attendre les gens des réponses en temps opportun à leur e-mail. Répondez rapidement avec un message clair et concis. Si vous avez besoin de plus de temps pour rechercher une réponse ou recueillir plus d'informations, dites à votre expéditeur de messagerie quand il peut s'attendre à une réponse. 

Utiliser des outils de réponse à l'abri

Si vous allez être loin du bureau et incapable de lire votre e-mail, utilisez l'outil hors service du système de messagerie pour répondre automatiquement à toute personne qui essaie de vous contacter. Assurez-vous que votre auto permet aux expéditeurs de savoir quand ils peuvent s'attendre à recevoir une réponse. 

Ne pleurez pas le loup avec des drapeaux de grande priorité

La plupart des systèmes de messagerie vous permettent de signaler un e-mail comme «haute priorité» ou «Rush."Ne faites pas cela votre indicateur de messagerie par défaut. L'utiliser avec parcimonie, ou vos destinataires ignoreront le drapeau prioritaire. Lorsque vous envoyez enfin un e-mail vraiment important, il n'attirera pas l'attention qu'elle mérite. 

Découvrez si "Répondre à tous" est nécessaire

Ne cliquez pas instinctivement sur le bouton "Répondre à tous" pour chaque e-mail qui a plusieurs expéditeurs ou destinataires. Considérez le sujet et décidez qui doit lire votre réponse. Répondre continuellement à tout le monde inutilement vous rapportera rapidement une réputation de «spammeur d'entreprise» et les gens peuvent commencer à ignorer complètement vos e-mails.

Comptes de messagerie commerciaux et personnels séparés

À moins que ce ne soit une urgence, n'utilisez jamais votre e-mail d'entreprise pour une correspondance personnelle. Même si vous possédez votre propre entreprise, c'est une bonne idée d'avoir deux comptes de messagerie distincts. Il vous permettra de hiérarchiser vos e-mails et de garder les messages personnels sans rapport sur le réseau commercial.

Utiliser les noms de compte de messagerie professionnels

Utilisez votre propre nom dans le cadre de toute adresse e-mail commerciale. Par exemple James.Bucki @ Exemple.com, ou jbucki @ exemple.com. Évitez les surnoms, les poignées, les surnoms ou les références obscures. Par exemple, n'utilisez pas le football.Maman @ Exemple.com ou baseball.noix @ exemple.com.

Le courrier électronique est-il le meilleur pour cette réponse?

N'utilisez pas l'e-mail comme seul outil de communication. Tous les messages ne sont pas appropriés par e-mail, et il y aura des moments où un court appel téléphonique ou une brève visite au bureau peut être un moyen plus efficace de transmettre un message. Se rencontrer ou parler au téléphone peut introduire un élément humain dans les interactions, et cela peut faire toute la différence lorsque vous essayez d'expliquer quelque chose, ou vous voulez persuader quelqu'un de prendre une action. 

Être sensible et accessible

N'utilisez jamais le courrier électronique pour résilier une relation ou un contrat. En correspondance professionnelle, incluez toujours une ligne de signature qui fournit des moyens alternatifs de vous contacter. Par exemple, vous pouvez inclure votre bureau, fax et numéros de téléphone portable et votre adresse postale de bureau.

Évitez d'envoyer des e-mails massifs

Vous ne savez jamais comment ni où votre destinataire accédera à leur e-mail. Les appareils mobiles peuvent commencer à télécharger le fichier avant de demander à l'utilisateur de confirmer le téléchargement. Il pourrait prendre beaucoup de temps et consommer la bande passante que le destinataire doit payer. Gardez la taille combinée des accessoires inférieurs à 50 Mo.

Si vous devez envoyer un grand fichier, contactez d'abord les destinataires et demandez comment ils souhaitent recevoir le fichier. Vous utilisez également un service de transfert de fichiers pour envoyer le fichier.

Pensez avant d'envoyer cet e-mail

Enfin, prenez un moment et considérez ce que vous avez écrit avant d'appuyer sur le bouton "Envoyer". Est-ce quelque chose qui ne devrait pas être envoyé dans un e-mail? Est-ce de nature personnelle et n'est pas approprié d'utiliser le système de messagerie de l'entreprise? Avez-vous écrit l'e-mail en colère et inclus des passages que vous pourriez bien regretter plus tard? Si oui, appuyez sur le bouton "Supprimer".