Contenu du dossier du personnel des employés

Le dossier du personnel des employés est le principal dossier des employés qui contient les antécédents de la relation d'emploi à partir de la demande d'emploi par le biais d'un entretien de sortie et de documentation de licenciement.

Accès au fichier du personnel des employés

Seul le personnel des ressources humaines et le superviseur ou le gestionnaire immédiat de l'employé peuvent avoir accès aux informations du dossier du personnel des employés, et cela ne quitte jamais le bureau des ressources humaines.

Dans certaines entreprises, l'accès au dossier est limité au personnel RH. Dans ces organisations, les superviseurs ou les gestionnaires conservent leur propre dossier de gestion qui comprend des documents auxquels ils pourraient avoir besoin pour accéder, tels que des copies des évaluations de performance antérieures.

Les exigences varient d'un État à l'autre, sans oublier, à l'échelle internationale, de savoir qui a accès au dossier personnel de l'employé. Dans certains États, les employés ont le droit d'accéder et même d'obtenir des copies des informations dans le fichier personnel. Dans d'autres, l'accès est plus étroit. Les exigences varient également sur ce à quoi l'employé peut accéder. Connaissez les règles de la juridiction dans laquelle vous employez des gens pour rester en conformité avec vos exigences légales.

Généralement, vous ne voudrez pas conserver des documents dans le dossier du personnel des employés que l'employé n'a pas raisonnablement le droit d'accéder. Vous pouvez envisager de conserver tous les documents liés à la vérification des antécédents, des références, des listes de contrôle des entretiens et des notes dans un fichier séparé qui est créé pour abriter tous les documents liés à un événement de recrutement et d'embauche particulier.

Le fichier du personnel des employés est généralement stocké dans un classeur verrouillé et résistant à l'incendie dans un emplacement verrouillé accessible au personnel des ressources humaines. La confidentialité des informations des employés dans le fichier personnel est d'une importance primordiale.

De tous les dossiers d'employés gardés de l'entreprise, le dossier du personnel des employés est le plus souvent accessible au jour le jour pour plus d'informations par l'employeur, le superviseur ou.

Considérations concernant le contenu des fichiers du personnel des employés

Les dossiers du personnel contiennent généralement des documents que l'employé a déjà examinés et il connaît donc son contenu. Cela comprend des documents tels que les demandes d'emploi, les évaluations des performances, les lettres de reconnaissance, les dossiers de formation et les formulaires liés aux transferts et à la promotion. 

Les principes et questions fondamentaux à considérer lors du dépôt d'un document dans un dossier de personnel des employés sont ces.

• L'employeur aura-t-il besoin d'un document particulier pour justifier les décisions si l'employeur était poursuivi? L'employeur aurait-il besoin du document devant un tribunal?
• L'employé sait-il et comprend-il que le document sera déposé dans son dossier personnel? Dans la plupart des cas, les employeurs devraient faire signer l'employé le document, non pour signifier un accord avec le contenu du document, mais pour reconnaître qu'ils sont au courant et ont lu le document.
• Aucune surprise, opinion ou notes personnelles sur l'employé ne devrait jamais être placée dans un dossier d'employé. Les faits, aucune pensée spéculative, appartiennent à un fichier de personnel des employés.

Contenu d'un dossier de personnel des employés

Voici des recommandations sur la documentation qu'un employeur doit conserver dans un dossier de personnel des employés.

Antécédents de l'emploi

• Demande d'emploi
• CV
• Reprendre la lettre de motivation
• Vérification de l'éducation
• Vérification d'emploi
• Lettre de refus
• Positionner description du poste
• Records d'analyse des emplois
• Lettre d'offre d'emploi ou contrat d'emploi
• Accord d'agence d'emploi ou d'agence temporaire, s'il est utilisé
• Coordonnées d'urgence
• Formulaire d'accusé de réception du manuel des employés indiquant la réception du manuel des employés
• Liste de contrôle de l'orientation des nouveaux employés montrant des sujets couverts et par qui
• Tout accord et documentation de relocalisation
• Tout contrat, accord écrit, reçu ou accusé de réception entre l'employé et l'employeur (comme un accord de non-concurrence, un contrat de travail ou un accord relatif à une voiture fournie par l'entreprise)
• Formulaires officiels de la vie de l'emploi, y compris les demandes de transfert, de promotion, de demandes d'emploi internes, etc
• Toute autre documentation liée à l'emploi

Développement du rendement des employés, plans de développement et amélioration

• Copies de toute évaluation du rendement ou des plans de développement des employés
• Auto-évaluations des employés
• Dossiers de toute séance de conseil officielle
• Notes sur la fréquentation ou le retard
• Documentation du plan d'amélioration des performances
• Rapports de mesures disciplinaires
• Reconnaissance des employés présentée telle que les certificats, les lettres de reconnaissance, etc
• Suggestions et recommandations formelles des employés, réponses de l'organisation
• Records de formation
• Demandes de formation
• Évaluations des compétences
• Classe de formation ou notifications ou horaires
• Évaluations des besoins signés
• Rapports de dépenses de formation
• Plaintes de clients ou de collègues qui ont été discutés avec l'employé

Dossiers de licenciement de l'emploi

• Lettre de démission des employés
• Documentation de l'entrevue de sortie
• Notification COBRA
• Liste de contrôle de fin d'emploi
• Comptabilité finale pour tous les aspects de l'emploi de l'employé tels que le chèque de paie final, le salaire de vacances, le retour des biens de l'entreprise, etc

La ligne de fond

Vous voudrez placer dans le dossier du personnel des employés uniquement des documents avec lesquels l'employé est familier. Si voir le contenu de leur dossier provoque une surprise de l'employé, vous n'avez pas géré efficacement le contenu du fichier.