Éléments essentiels de bonnes salutations vocales

Les salutations de la messagerie vocale sont des choses simples, et dans une entreprise, ils peuvent sembler sans importance. Cependant, un message d'accueil par courrier vocal obtient beaucoup de jeu avec les clients et les associés - pensez à la fréquence à laquelle vous ne pouvez pas passer un appel téléphonique parce que vous êtes sur une autre ligne, loin de votre bureau ou hors du bureau. Pensez à la fréquence à laquelle vous avez entendu un message de messagerie vocale lorsque vous appelez les collègues, les collègues et autres contacts commerciaux.

Les salutations de la messagerie vocale donnent un ton sur la façon dont les appelants vous percevront ainsi que votre entreprise et sont des moyens subtils et faciles de favoriser les relations commerciales positives. Les messages optimistes qui sont courts et au point sont les meilleurs. Et ne précipitez pas votre message. Soyez efficace mais détendu et prenez votre temps.

Une courte salutation optimiste

Commencez votre messagerie vocale avec un court "Hello" ou "Bienvenue à la société XYZ."N'utilisez pas de phrases comme" votre appel est très important pour nous "et similaires. Ceux-ci sont devenus surutilisés et peuvent être perçus comme non sincères. Ils font votre message long et un perte de temps de l'appelant.

votre nom

Indiquez clairement votre nom complet et prononcez chaque syllab. Si vous avez un nom long, ralentissez pour que votre appelant puisse l'entendre.

Nom de votre entreprise et / ou nom de département

Indiquer le nom de votre entreprise et votre département fera savoir à l'appelant qu'il a atteint le bon endroit, surtout s'ils ont suivi une série d'invites automatisées ou un répertoire du système téléphonique des employés ou des départements. Ceci est particulièrement important pour les salutations externes à la messagerie vocale. Il peut être ignoré pour les appels internes.

Déclaration selon laquelle vous ne pouvez pas prendre l'appel

Une courte déclaration (certaines personnes aiment les excuses dans la déclaration) selon lesquelles vous ne pouvez pas prendre leur appel est standard et déplace rapidement l'appelant vers des informations sur le moment où vous pouvez y revenir et le message très important.

Invitation à laisser un message

Invitez l'appelant à vous laisser un message détaillé. 

Lorsque vous retournerez leur appel

Si votre politique est de retourner les appels d'ici la fin de la journée, dites à votre appelant que. S'il n'y a pas de politique, offrez à l'appelant une estimation du moment où vous retournerez son appel. Si vous êtes loin du bureau pendant une semaine, faites-leur savoir cela aussi.

Fournir un contact pour une assistance immédiate

Personne n'aime être piégé dans la «prison de la messagerie vocale», en attendant une réponse sans autres options. S'il y a quelqu'un que l'appelant peut contacter pour une assistance immédiate, fournissez des instructions sur la façon de contacter cette personne.

Garder la longueur de salutation courte

Gardez-le court: 20 à 25 secondes maximum. Les gens sont occupés et n'aiment pas perdre du temps.

Évitez de donner trop d'informations

Fournissez à vos appelants uniquement les informations dont ils ont besoin pour vous laisser un message ou entrer en contact avec vous.

Exemples de salutation de la messagerie vocale

• Exemples de salutation de la messagerie vocale générale
• Exemples de messagerie vocale temporaire ou "hors bureau"
• "Sur le téléphone" ou "occupé" des exemples de salutation vocale