Exportation de documentation d'expédition

Vous devez documenter attentivement les dispositions d'expédition que vous prenez pour votre client international. Vous voulez que votre vente d'exportation soit un succès complet, et c'est une phase critique. La documentation d'une transaction suit le même modèle que celle d'une vente intérieure. Lorsque vous vendez vos widgets (ou comme dans ce cas, les «brosses») à votre client à travers la ville, vous les facturez, à droite? C'est là que vous commencez avec votre client d'outre-mer. Parfois, votre client local aura des exigences spéciales pour la commande, comme une liste d'emballage ou des marques extérieures spécifiées sur chaque cas expédié. Votre transaction d'exportation aura également des exigences de documentation spéciales. Ceux-ci varieront en fonction du pays de destination et du type de marchandises expédiées.

Si vous avez sélectionné un transfert de fret ou une entreprise de logistique qui a un historique d'expédition de votre type de produit, ils devraient être sur le ballon sur les exigences de documentation actuelles.

Par exemple, la Déclaration d'exportation de l'ancien expéditeur (SED), maintenant appelé Information sur l'exportation électronique (EEI), compile u.S. Exporter les statistiques et applique u.S. Lois d'exportation. L'EEI doit être déposé avec des envois du U.S., Porto Rico ou U.S. Îles vierges vers des destinations à l'étranger; Entre le u.S. et Porto Rico; Et du u.S. ou Porto Rico au U.S. Les iles vierges. Toutes les expéditions n'ont pas besoin d'EEI. C'est pourquoi un transfert de fret est utile car il peut vous conseiller en conséquence. 

Si une expédition de marchandises, par exemple, est évaluée à plus de 2 500 $ US et est envoyée du même exportateur au même destinataire le même jour, il nécessitera le dépôt de l'EEI. Ou, si un envoi, quelle que soit sa valeur, nécessite une licence de permis ou d'exportation, vous devrez déposer EEI.

Qu'est-ce qui peut mal tourner lors de la création de documentation d'exportation

Si vous n'êtes pas attentif, beaucoup. Signification consciente, vous n'avez peut-être pas la connaissance des règles et des réglementations et ne faites pas suffisamment attention (e.g., Les fautes de frappe ou l'entrée d'informations sont placées dans les mauvaises cases). Expédition Solutions a trouvé six choses qui peuvent mal tourner lors de la création de documents d'exportation. Voici un aperçu de leur liste mais nous vous suggérons de visiter le site pour explorer plus profondément sur chaque point.

1. Mauvais contact, emballage et informations de paiement.
2. Mauvaise classification des marchandises.
3. Valeur erronée.
4. Mauvaise description du produit.
5. Avoir la mauvaise personne remplir des formulaires dangereux.
6. En supposant à tort que vos marchandises sont admissibles à des taux préférentiels.

Quoi qu'il en soit, prenez toujours l'initiative et posez beaucoup de questions à votre transfert de fret ou à votre entreprise de logistique. Utilisez leur expertise à votre avantage, afin que vous ne fassez aucune des erreurs coûteuses notées ci-dessus.

Neuf fois sur dix, vous aurez besoin des documents de base suivants pour terminer une vente d'exportation:

1. Facture commerciale ("Comment préparer une facture commerciale").
2. Liste de colisage.
3. Certificat d'origine (comme indiqué et le cas échéant - "Certificat du pays d'origine").
4. Trois (3) factures d'océan ou d'air d'origine, et copies.
5. Instrument de paiement ("Facteurs à considérer lors du choix d'un mode de paiement d'exportation"). Vos conditions de livraison affectent comment et quand vous êtes payé. Les Incoterms vous guident lorsque le risque passe et comment les coûts sont alloués entre le vendeur et l'acheteur.
6. Autres documents importants et pertinents requis pour certaines destinations et certaines matières premières: copie de la facture Proforma, certificat d'inspection, facture consulaire, licence d'importation ou d'exportation, certificat d'assurance, reçus d'accueil et entrepôt, certificat d'inspection pour la santé et certificat d'articles de spécificateur IATA non restreint ou pour marchandises dangereuses.

UPS, par exemple, propose une variété de formulaires (e.g., facture commerciale, liste d'emballage, certificat d'origine de l'ALENA, u.S. Certificat d'origine et informations sur les exportations électroniques) pour les expéditions internationales.

Nous examinerons chaque document à fond ici sur ce site au fil du temps afin que vous vous sentirez à l'aise de le préparer. Il existe des logiciels disponibles qui exécuteront vos documents d'exportation électroniquement. À mesure que votre entreprise se développe, vous pourriez envisager d'installer un ou même de chercher à utiliser une entreprise de logistique sophistiquée qui offre cette fonctionnalité dans le cadre de sa capacité de service mondiale.