Cinq réunions que vos employés vous remercieront d'avoir tué ou réparé

L'équilibre de cet article offre des types de réunions supplémentaires qui répartissent le stress et les conflits. En tant que manager ou leader chargé de rassembler les gens pour communiquer, partager et générer des idées, vous êtes bien servi en éliminant ces types de réunions de votre routine.

8h00 A.m. Réunions du personnel du lundi matin

Le problème avec cette réunion est que personne n'est jamais prêt pour cela. Après tout, il est 8h00 un.m. Lundi matin, rien ne s'est encore produit et ce qui s'est passé la semaine dernière est principalement une histoire ancienne. Le deuxième problème avec cette réunion est que pour que quiconque soit préparé, il doit travailler dimanche soir ce qui va bien à l'occasion, mais garantis pour vous gagner de sérieux votes pour «Jerk of the Year» des employés et des membres de la famille des employés.

La solution: Si vous devez organiser une réunion d'équipe lundi, poussez-le plus tard le matin ou tôt l'après-midi. Mieux encore, poussez-le à mardi matin.

Réunions de statut de table ronde

Tu connais cette réunion. C'est celui où les gens se déplacent dans la pièce en partageant leurs dernières mises à jour, sagas, fantasmes et rêves. Asseyez-vous au mauvais endroit et vous vous retrouvez comme le 22^nd Personne pour offrir une mise à jour à un groupe dont les vessies sont trop transformées et les cerveaux engourdi par les mises à jour politiquement orientées émanant de la bouche des collègues dans des fonctions lointaines.

La solution: Rendez-vous si vous le devez, mais définissez des règles sur les mises à jour. Demandez aux gens de se concentrer sur des nouvelles importantes qui ont un impact sur tout le monde ou d'identifier les défis qui nécessitent de l'aide de toutes les fonctions. Faites n'importe quoi pour limiter la douloureuse marche des mises à jour gratuites et égoïstes de statut que les réunions non disciplinées les réunions de la table.

Réunions récurrentes qui ont perdu leur objectif

Toute réunion récurrente où personne ne peut se rappeler pourquoi cette réunion a encore lieu est un candidat pour l'élimination immédiate. Les lois du transfert de physique aux réunions et une réunion sur le calendrier ont tendance à rester dans le calendrier longtemps après avoir utilisé son utilité sur le lieu de travail.

Un nouveau manager a examiné la liste récurrente des réunions sur l'horaire de son équipe et en a annulé deux parce qu'il ne pouvait pas découvrir une raison pour que ces réunions existent. Il a reçu plus de quelques notes de remerciement et quelques commentaires de personnes se demandant comment il a réussi à tuer cette réunion dont ils avaient essayé de se débarrasser de l'année dernière.

La solution: Passez en revue toutes les réunions récurrentes auxquelles vous soumettez votre équipe ou à laquelle vous êtes un participant, et éliminez-les de votre vie et de la vie des membres de votre équipe. Si vous n'êtes pas l'hôte de la réunion, informez l'hôte de votre intention et de votre point de vue sur l'utilité de la réunion. Si vous êtes l'hôte / sponsor, les membres de l'équipe de sondage et donnez-leur une voix et un vote. Un peu de découpage draconien des réunions récurrentes ouvre un temps précieux à d'autres activités plus importantes.

Réunions de rédaction de mots en groupe

Ceci est une réunion où vous rassemblez un groupe de personnes pour travailler sur le libellé de quelque chose: une vision, une mission, une déclaration de stratégie, une énoncé de portée en gestion de projet. La sortie de ces séances est généralement une série de phrases maladroitement construites reflétant des compromis de la part de la personne en charge. Personne dans la pièce n'est d'accord avec le produit final, mais tout le monde acquiesce la tête dans l'assentiment dès que le libellé va au-delà de ridicule à une tentative pour faire disparaître la douleur.

La solution: njamais relégué un libellé approximatif de quoi que ce soit à un comité. Prenez un coup sur l'article en question vous-même, rebondissez-le sur quelques collègues et lorsque vous abordez quelque chose qui commence à travailler pour vous, demandez très soigneusement les commentaires d'un groupe. Posez des questions de clarification, prenez de grandes notes, puis disparaissez et redérouvez la ou les déclarations, en répétant le processus si nécessaire.

Réunions de stratégie de modèle

Il n'y a pas de processus ou de modèle magique ou même de séries simples d'étapes qui aident à émerger la clarté stratégique. Mener un s.W.O.T. (L'analyse des forces, des faiblesses, des opportunités et des menaces) n'est pas toujours sur la voie critique pour arriver à une évaluation précise des conditions et des opportunités. Et les nombres et les cibles et la croissance ne sont pas des stratégies. Méfiez-vous de quiconque suggère qu'ils ont un processus simple pour ce sujet complexe. 

La solution: Investissez dans un facilitateur ou un conseiller de stratégie hautement qualifié et expérimenté qui comprend comment guider, parfois diriger et parfois suivre la poursuite de l'élaboration d'une stratégie exploitable et significative. Le bon professionnel tiendra le groupe responsable de trouver des réponses aux bonnes (difficiles) questions auxquelles il faut répondre sur la voie d'une clarté stratégique.

La ligne de fond

Les réunions sont des opportunités inestimables pour se connecter, communiquer, établir des relations et stimuler la résolution créative de problèmes. Ce sont aussi des opportunités mûres pour une surutilisation et même une abus. Efforcez-vous d'être le manager qui respecte le pouvoir et l'importance des réunions. Utilisez ces forums pour les bonnes raisons en les architectant pour se concentrer sur les questions clés, solliciter des idées et surtout, respecter le temps que tout le monde consacre aux séances. Les membres de votre équipe apprécieront votre approche positive plus que vous ne le savez peut-être jamais.