Erreurs d'événement de collecte de fonds que vous devez éviter

Les événements de collecte de fonds de toutes sortes, des galas de cravate noire aux marathons en sueur aux enchères bruyantes, ont été une partie importante du mélange de collecte de fonds pendant la plupart des organismes de bienfaisance depuis des décennies. 

Pourquoi cette forme de collecte de fonds a-t-elle été si populaire? Pour certains organismes de bienfaisance, des événements spéciaux rapportent beaucoup d'argent. Pour d'autres, les événements de collecte de fonds atteignent des objectifs tels que l'établissement de relations, l'introduction de nouveaux partisans ou la création de plus de publicité dans leurs communautés.

Bien que les événements de collecte de fonds dans le monde entier aient été reportés ou annulés en 2020, de nombreux organismes de bienfaisance ont appris à les maintenir en passant à des événements virtuels ou à l'inventer de nouveaux types d'événements qui correspondent à un monde numérique. Ces événements comprenaient des concerts virtuels, des jeux virtuels et même l'athlétisme virtuel. 

Mais les événements spéciaux prennent beaucoup de planification et, peut-être le plus important, nécessitent d'éviter les erreurs courantes, comme dépenser plus pour l'événement qu'il n'en apprend, pensant qu'un événement peut être réalisé rapidement et un mauvais suivi. Voici plusieurs erreurs à éviter.

Erreurs de planification des événements à éviter

En attendant trop longtemps pour commencer à planifier

Il est facile de penser que nous pouvons organiser un événement ensemble à la dernière minute, mais cela peut être une erreur coûteuse. Plus l'événement est grand, plus vous devriez consacrer de temps à la planification. 

Tout d'abord, déterminez vos objectifs de collecte de fonds. Si vous visez à lever des milliers de dollars, vous devrez consacrer des mois pour vous préparer.

Je n'ai pas d'objectif? Déterminer un avant d'aller plus loin. Collectionne beaucoup d'argent votre objectif, ou est-ce que ce soit la publicité, ou est-ce de la publicité? Votre objectif peut inclure tous ces éléments, mais décidez qui prendra la priorité, puis planifiez en conséquence. 

Votre objectif et votre objectif monétaires détermineront jusqu'où vous devez commencer à planifier, surtout s'il s'agit d'un nouvel événement. Par exemple, une vente aux enchères silencieuse ou un gala peut prendre beaucoup de temps pour planifier et élaborer des stratégies.Neon, un fournisseur de logiciels d'événements, vous suggère de permettre deux mois de planification pour 100 invités.

Un événement sportif tel qu'un Walk-a-Thon peut initialement nécessiter un an ou plus simplement parce qu'il existe de nombreuses pièces mobiles vers un tel événement, de la mise en place d'inscription en ligne, de former une campagne de collecte de fonds peer-to-peer, à l'atterrissage de parrainages lucratifs pour l'événement.

Bien sûr, des événements plus petits peuvent être mis en place assez rapidement, selon votre objectif et le nombre de participants que vous visez.

Cependant, approchez un événement spécial de manière réaliste. Cela prendra probablement plus de temps que vous ne le pensez initialement, surtout s'il s'agit d'un tout nouvel événement. Les événements répétés prennent naturellement moins de temps. Mais 6-12 mois est un délai idéal pour planifier votre premier.

Créer un budget irréaliste

Deux choses à considérer avec les budgets est de savoir si l'événement gagnera de l'argent ou dépensera de l'argent. Si votre événement est petit et que votre objectif est l'établissement de relations, ne pas gagner de l'argent peut être bien. Mais planifier un grand événement sans croquer les chiffres peut être une erreur. 

Considérez le retour sur investissement (ROI) de votre événement. Si votre objectif est d'élever plus que vous ne dépensez, assurez-vous que vous pouvez accomplir cela. Lorsque vous construisez un budget pour un événement, incluez tous les aspects du coût du lieu au divertissement au temps que votre personnel y passera. 

Demandez-vous également si vous avez le pouvoir volontaire pour retirer l'événement. Ces coûts doivent être quantifiés autant que possible et inclus dans votre budget.

Avant de répéter un événement, jetez un examen attentif de ses performances passées et si elle continuera d'être un fabricant d'argent. Regardez les données de l'événement sur plusieurs années pour déterminer si les dons ont diminué et si les bénévoles sont plus difficiles à trouver.

Déterminez si le produit de l'événement suit l'inflation. Les dons augmentent-ils ou diminuent? N'ayez pas peur de laisser tomber un événement de collecte de fonds si cela commence à pulvériser. Parfois, une nouvelle idée génère une nouvelle énergie et un nouvel intérêt.

Ne pas choisir un thème

Un thème est simplement une idée unificatrice. Il rassemble tous vos efforts sous le même parapluie. Les thèmes peuvent être amusants, inspirants ou axés sur l'objectif. Jetez un filet large lorsque vous réfléchissez à un thème. Essayez d'aller au-delà de l'évidence comme "Casino Night" ou "Danse With the Stars."  

Considérez toutes les possibilités de conception pour votre thème. Cela fonctionnera-t-il bien pour le marketing et la publicité? À quoi cela ressemblera-t-il sur le programme que vous imprimez, sur la signalisation que vous créez dans les communiqués de presse et toute autre publicité? 

Les meilleurs thèmes sont à la fois excitants et stimulants. N'oubliez pas que le thème que vous choisissez envoie un message subconscient à vos participants, alors choisissez judicieusement.

Voici quelques thèmes réels pour déclencher votre imagination:

• Démasquer l'avenir: La 26e collecte de fonds annuelle du gala Hob Nob de la Saint Francis Foundation a levé plus de 300 000 $ qui ont été consacrées à son programme de subventions communautaires et à d'autres services hospitaliers. C'était un événement virtuel incorporant une vente aux enchères et un divertissement professionnel.
• Marcher un mile dans ses chaussures: cette promenade innovante a invité des hommes à marcher sur un mile dans des chaussures à talons hauts pour collecter des fonds pour lutter contre la violence domestique. L'événement a eu lieu à l'échelle nationale avec de nombreuses petites organisations locales participant.
• Mourir de faim d'un vampire. Donner du sang: c'était un événement de sang de sang a commencé il y a plusieurs années par la Croix-Rouge américaine, mais les écoles, les universités et même les entreprises utilisent toujours l'idée et le thème à Halloween.

Faible sollicitation de parrainage 

Tous les événements de collecte de fonds n'ont pas de sponsors, mais les plus grands font généralement. Le parrainage est particulièrement remarquable pour les grands événements sportifs, mais il peut également être approprié pour les galas, les expositions de musées ou un événement multi-États ou une collecte de fonds. Les sponsors peuvent aider à fournir de la publicité, financer un lieu et fournir une aide technique sophistiquée.

Les parrainages sont des partenariats. Les entreprises obtiennent une énorme quantité de bonne volonté en parrainant des événements à but non lucratif. Dans le monde d'aujourd'hui, les consommateurs placent l'éthique des entreprises au-dessus des compétences, selon le Edelman Trust Baromètre 2020.Les organismes de bienfaisance devraient profiter de ce besoin pour que les entreprises montrent à quel point elles sont socialement responsables.

Il existe plusieurs étapes que vous pouvez prendre pour trouver des parrainages, qui sont décrits ci-dessous:

• Découvrez les connexions que vous pourriez déjà avoir avec les entreprises. Considérez les entreprises que vous utilisez déjà, comme vos fournisseurs. Demandez à vos membres du conseil d'administration quelles connexions ils ont. Regardez autour des associations que vous pourriez avoir, comme la Chambre de commerce ou les clubs d'affaires comme le Rotary Club ou Kiwanis.
• Faites une liste d'entreprises à proximité qui pourraient être intéressées par votre événement. Ceux-ci peuvent être locaux uniquement des entreprises ou des succursales des entreprises nationales. Tendez la main à ces entreprises à travers leurs bureaux marketing ou philanthropiques.
• Une fois que vous avez trouvé un contact dans une entreprise, recherchez ses objectifs, son public et ses plans marketing. Y a-t-il une correspondance à votre mission, à votre public, à vos activités?
• Lorsque vous trouvez une entreprise avec des objectifs et un public qui correspond au vôtre, préparez une proposition de parrainage. Pensez à un partenariat d'un point de vue commercial et modélisez votre proposition sur les intérêts de l'entreprise.

Ne pas segmenter votre base de données

Vous pouvez être habitué à utiliser des recherches sur les prospects pour vos grandes campagnes de collecte de fonds, mais cela fonctionne également avec les événements de collecte de fonds, surtout si l'événement est élevé.

Recherchez votre liste de participants ou la liste des invitations pour voir qui pourrait être plus susceptible de offrir un cadeau plus important avant ou après l'événement. Si vous faites des recherches en permanence, ce ne sera pas un problème. Sinon, commencez maintenant par évaluer vos donateurs concernant leur valeur nette et leur engagement avec votre organisme de bienfaisance. 

Votre propre personnel peut faire des recherches sur les prospects, ou vous pouvez embaucher un consultant ou une entreprise de recherche sur les prospects. La valeur nette, rappelez-vous, n'est qu'une partie de ce qui cause un donneur à donner. Leurs connexions antérieures avec votre cause et votre engagement comptent probablement pour plus.

Ce que vous trouvez peut vous aider à développer un tableau de sièges plus sage ou à influencer la façon dont vous contactez les participants en particulier. Au-delà de l'envoi d'une invitation, un membre de votre conseil d'administration pourrait passer un appel téléphonique pour encourager cette perspective à y assister.

Erreurs à éviter lors d'un événement 

Faire l'événement trop long

Faire durer des événements plus longtemps que nécessaire est une autre erreur que de nombreuses organisations à but non lucratif font lors de la mise en place d'un événement de collecte de fonds.

Il vaut mieux envoyer les invités à la maison un peu plus tôt que de leur demander de s'asseoir à travers un long programme ou un ensemble d'activités.

Les participants à l'événement de collecte de fonds ne veulent pas être détenus pour toujours. Ils ont des vies et des enfants et des emplois, et ils ne veulent pas passer six heures à votre événement, peu importe à quel point c'est merveilleux.

Une façon de garder un événement sous contrôle est de s'inspirer du théâtre. Envisagez de scripter toute l'affaire. Si vous avez des conférenciers, dites-leur combien de temps ils ont et même offrez-vous d'écrire des remarques pour eux.

Script chaque détail de l'événement à partir du moment où un segment commence au moment où il se termine. Donnez le script à chaque membre du personnel qui travaille l'événement et chaque bénévole. Souligner l'importance d'adhérer aussi étroitement que possible au délai. 

Gardez vos événements de collecte de fonds courts, doux et à point. Vous voulez toujours laisser vos invités en voulant plus.

Ne pas demander un don aux participants

Si vous ne demandez jamais à vos supporters des dons et que vous ne êtes jamais précis sur vos besoins, comment pouvez-vous vous attendre à ce qu'ils viennent pour vous?

La meilleure façon de remédier à cet écart est de sauter directement. Dites à vos participants tout sur vos nobles objectifs et aspirations. Laissez-les participer à la planification de vos prochaines initiatives.

Ils sont probablement curieux de savoir les projets que vous prévoyez de vous attaquer. De plus, ils veulent savoir comment ils peuvent aider et entrer au rez-de-chaussée du bon travail que vous poursuivez.

Demandez aux donateurs leur aide. Dites-leur que leurs dons sont importants et que chaque dollar compte pour réaliser les rêves de votre organisme à but non lucratif.

Cela peut sembler contre nature au début de demander de l'argent carrément, mais vos donateurs préfèrent connaître la vérité plutôt que de rester sans savoir comment ils pourraient être d'une véritable aide à votre cause.

Faire des demandes directes de vos participants à l'événement. Vous pouvez être surpris par la possibilité de leurs réponses.

Ne pas coordonner sur toutes les plateformes

Tout dans la collecte de fonds est désormais multicanal, même en personne. Vous pouvez vendre des billets en ligne, exécuter votre vente aux enchères en ligne, avoir des opportunités en ligne pendant un événement ou exploiter un système complexe de collecte de fonds entre pairs.

Votre organisation peut gérer un petit événement avec quelques composants numériques, mais un événement plus important peut nécessiter une aide extérieure.

De nombreux organisations à but non lucratif utilisent des services de planification d'événements pour les aider à mettre en scène et à commercialiser leurs événements, surtout lorsqu'il existe de nombreuses pièces mobiles. De nombreux services fonctionnent dans cet espace. 

Quelques entreprises qui méritent d'être examinées sont Dirigo Design and Development et Sir Isaac.De plus, de nombreuses plates-formes de financement participatif peuvent aider avec les composants numériques de tout événement de collecte de fonds spécial, comme CauseVox, Classy et Eventbrite.

Erreurs post-événement pour éviter

Ne pas remercier immédiatement vos donateurs

L'une des plus grandes erreurs que de nombreuses collectes de fonds font est de ne pas remercier leurs participants et donateurs. Ou s'ils le font, ils peuvent ne pas remercier leurs donateurs de la bonne manière. Par exemple, si un donateur donne 10 $ après un événement de collecte de fonds, il est parfaitement acceptable de leur envoyer un e-mail de remerciement.

Cependant, si un donateur majeur donne 5 000 $ à votre organisme à but non lucratif, un e-mail ne suffit pas. Une lettre de remerciement bien pensée est en ordre. De plus, un appel téléphonique officiel d'un membre du conseil d'administration pour reconnaître leur généreuse contribution serait mieux.

Pour offrir la meilleure expérience d'intendance possible, il est important de considérer chacun de vos donateurs en tant qu'individus. Il est également important de reconnaître que la reconnaissance de vos donateurs est ce qui les fait revenir à votre organisation. Dans une étude de recherche, Donor Voice a révélé que remercier un donneur rapidement et efficacement était l'un des sept moteurs clés de l'engagement des donateurs.

La meilleure pratique pour remercier vos participants à votre événement est d'envoyer vos remerciements dans les 48 premières heures suivant la collecte de fonds.

Pratiquement parlant, cela signifie que vous devriez probablement envoyer des remerciements généraux par e-mail d'abord, puis passer à des moyens plus personnalisés tels que les appels téléphoniques et les lettres de remerciement envoyées par la poste.

Assurez-vous de remercier vos donateurs tôt, souvent et d'une manière qui convient à leur implication avec votre organisation.

Ne pas demander de commentaires

Demander des commentaires n'est qu'une partie solide de la promotion des relations avec la clientèle. Nous obtenons des enquêtes de partout où nous achetons ou faisons des affaires ou même lorsque nous demandons de l'aide avec un service en ligne. Ainsi, aucun de vos participants à l'événement ne se souciera de recevoir une enquête de votre part en demandant comment ils aimaient l'événement et s'ils ont des suggestions pour la rendre meilleure la prochaine fois. 

Une enquête par e-mail est la meilleure option. Même vos participants plus âgés pourront probablement participer. Il existe des applications d'enquête qui fonctionnent bien, et ils sont faciles et peu coûteux. SurveyMonkey est le plus connu. Mais si vous utilisez un fournisseur d'événements pour votre opération, il y aura probablement un système d'enquête intégré. Dans les deux cas, tabuler et donner un sens aux réponses devraient être faciles.

Envoyez le sondage rapidement, dans les 24 heures si possible, et envisagez de vous inciter à le compléter. Faire court de l'enquête aussi. Eventbrite ne suggère pas plus de 10 questions à choix multiples.

La ligne de fond

Bien qu'il puisse y avoir pas mal de bévues qu'un organisme à but non lucratif pourrait facilement faire avec un événement de collecte de fonds, il y a aussi autant de solutions rapides. Utilisez ces solutions et vous pouvez organiser un événement de collecte de fonds avec la confiance que vous atteindrez vos objectifs pour l'événement, de la collecte de fonds pour élever la bonne volonté.