Comment un planificateur d'événements fonctionne avec un traiteur

Si vous êtes un planificateur d'événements, le traiteur que vous choisissez sera un partenaire clé dans n'importe quel projet.

Le travail du traiteur

Les traiteurs peuvent faire ou briser une réunion d'affaires, une conférence, une exposition, une réception de mariage ou tout autre événement spécial. Ils assument la responsabilité de la nourriture et des boissons, ainsi que de superviser la dotation des serveurs, des chefs et d'autres. De nombreux traiteurs gèrent également la décoration des événements, la configuration de l'équipement audiovisuel et d'autres éléments clés.

Ils peuvent être des opérateurs ou des employés indépendants d'un centre de conférence, d'un hôtel ou d'un restaurant. Dans les deux cas, ils gèrent toute la logistique de la nourriture, des boissons, de la décoration et des divertissements, qu'il s'agisse d'une heure de cocktail ou d'un dîner d'assemblage formel.

Le travail préliminaire du planificateur d'événements

Au moment où un planificateur d'événements rencontre un traiteur, une grande partie du travail préliminaire a été effectué.

Le planificateur d'événements comprend en détail le type d'événement prévu, son objectif et sa liste d'invités. Il peut être sérieux ou festif. Ce pourrait être une réunion d'affaires ou une entreprise de la société Bring-the-Kids. Les invités pourraient s'attendre à des cocktails ou à des boissons de santé végétaliennes, à un dîner assis ou à des amuse-gueules. Aussi important, le planificateur connaît les contraintes budgétaires.

Tout cela et plus consiste à choisir un lieu qui a la bonne taille, l'emplacement, les installations, les prix et les services de nourriture et de boissons.

Décider sur un menu

Un planificateur d'événements rencontre le banquet ou le responsable de la restauration bien avant un événement pour discuter des bases. Une réunion d'affaires qui se poursuivra dans l'après-midi peut nécessiter des déjeuners, tandis qu'un gala de charité de cravate noire demande un menu plaqué.

Le planificateur et le traiteur décident alors de ce qu'ils serviront. Un planificateur d'événements doit prendre en compte les attentes des invités ainsi que du budget et devrait parler ouvertement avec le traiteur des limitations du budget. Un bon traiteur peut aider à créer un événement qui a l'air élégant mais qui n'est pas nécessairement coûteux, avec des choix comme l'utilisation de produits de saison locaux.

Avant l'événement

Alors que le responsable de la restauration s'occupe de la nourriture, du personnel des services et des installations, le planificateur d'événements doit rester en contact lors de la recherche et de la mise en œuvre d'une pléthore de détails connexes.

Transport et parking sur place, l'ordre du jour de la réunion, les besoins en équipement audiovisuel, les demandes de menu spéciaux et les modifications de dernière minute doivent être calculées avant l'événement.

Le but doit être d'éviter les surprises de dernière minute de chaque côté. Des substitutions de menu, des invités ou des décrocheurs inattendus, et d'innombrables autres accrocs peuvent être pris en charge avant le grand événement.

Jargon de restauration

Chaque industrie a son jargon. Vous trouverez ci-dessous 42 mots et phrases communs - dont beaucoup sont empruntés aux chefs français - qu'un planificateur d'événements devrait savoir lorsqu'il parle à un traiteur:

1. À la carte:Une variété de plats à prix individuellement;
2. À la mode: Un dessert garni de glace;
3. Amuse-bouche: un hors-d'œuvre de la taille d'une bouchée; littéralement une «bouche amusent»;
4. Apéritif: Une boisson alcoolisée légère servie avant le dîner pour stimuler l'appétit;
5. Derrière la maison: Tout ce que vos invités ne voient pas et ne devraient pas voir; l'équivalent de «dans les coulisses»;
6. Beo (Ordre des événements de banquet): Le document qui décrit les détails et sert de plan directeur pour exécuter et communiquer la logistique à tous les départements;
7. Bowl Food: De petits bols de nourriture sont passés parmi les invités lors d'une réception décontractée;
8. Canapé:Apéritifs de la taille d'une bouchée;
9. Chargeur: Également connu sous le nom d'assiette sous, de grandes assiettes décoratives qui habillent la table et marquent la place de chaque dîner;
10. Droit de bouchon: Une redevance facturée par bouteille pour l'ouverture et le service du vin apportées par le client;
11. Crudité: Des apéritifs de légumes crus, en tranches ou entiers, pour plonger dans une sauce;
12. Embauche sèche: Un lieu loué sans aucune travail, assistance, mobilier ou livraison inclus;
13. Dépôt: Le montant requis à l'avant avant l'événement;
14. Digestif: Une boisson alcoolisée servie après le dîner comme aide à la digestion;
15. Menus duels: Une entrée mixte, comme le surf-et-turf;
16. F&B: Sténographie pour la nourriture et les boissons.
17. Style familial: Service avec des plateaux fixés au milieu de la table afin que les convives puissent s'aider eux-mêmes;
18. Stations alimentaires: Service de style cafétéria avec un certain nombre de tables habitées avec des parties du menu;
19. Service français: Achèvement de la préparation des aliments côté table, utilisé pour la présentation spectaculaire d'un élément de menu comme les crêpes suzette;
20. Front de maison: Tout ce que vous et vos invités voyez, comme dans le public d'un théâtre;
21. Interne: Tout ce que le traiteur ou le lieu fournit, des chaises à l'équipement audiovisuel;
22. Intermezzo: Une petite délicatesse comme le sorbet a servi à nettoyer le palais juste avant le plat principal;
23. Linge ou naperie: Les nappes et les serviettes;
24. Prix ​​du marché: Indique que le prix d'un article peut fluctuer, par opposition à AQ ou aux prix "comme indiqué";
25. Mise en place: Installer ou, littéralement, mettre en place tous les détails de l'événement;
26. Crâne: Un aliment ou un mélange d'aliments en purée dans une pâte diffusable;
27. Petit Fours: Gâteaux de la taille d'une bouchée;
28. Service plaqué: Un parcours alimentaire disposé sur une assiette par le chef avant qu'il ne soit servi;
29. Message: Les repas fournis à l'équipe de l'événement et aux fournisseurs à manger à l'arrière de la maison;
30. Réunion pré-Con ou OPS Meeting: Une dernière réunion de vendeurs et de fournisseurs un jour ou deux avant l'événement;
31. Placement: La disposition des couverts, de la verrerie et du linge sur la table;
32. Plateaux: Plats utilisés pour afficher et servir les canapés;
33. Accessoires: Tout ce qui existe uniquement pour l'esthétique, comme les ballons et les fleurs;
34. Service:Livraison de nourriture et de boissons aux clients;
35. Installation ou Le: Le processus de mise en place de tout l'équipement dans un lieu et de l'installation pour l'événement;
36. Cosse: L'art délicat d'ouvrir une coquille d'huîtres;
37. Silencieux: Le rembourrage utilisé sous la nappe pour étouffer le claquement ennuyeux des plats, des tasses et des couverts pendant qu'ils sont utilisés;
38. Visite du site: Une inspection du site à pied avant de réserver le lieu et juste avant l'événement;
39. Service de serpent ou service de ballet: Livraison de cours qui synchronisé pour que les invités de plusieurs tables soient servis en même temps;
40. Sommelier: Un spécialiste de l'association du vin et de la nourriture;
41. Dégustation: Une réunion pour le planificateur d'événements et le client à goûter les options de menu avant la finalisation du plan de repas,
42. Appel chuchoté: Une indication que le dîner commence, fabriqué par le maître de la marche parmi les invités et leur demandant de se déplacer vers leurs sièges