Liste de contrôle de configuration des événements pour les coordinateurs de lieu

La plupart des lieux sont habitués aux pressions qui accompagnent la coordination de plusieurs événements dans une courte période. Après tout, leur entreprise dépend de leur fourniture de services de qualité, et chaque événement est l'occasion de présenter leurs compétences aux planificateurs d'événements et aux participants. Le moment le plus critique survient avant même que le spectacle ne commence, lorsque le client entre dans la salle de banquet pour la configuration. C'est en ce moment où le ton sera fixé pour le reste de la journée.

Ayez vos chariots prêts

La première chose que votre client voudra faire est de déballer toutes leurs fournitures d'événements de leur véhicule. Cela peut être une tâche difficile, surtout si la situation de stationnement est difficile à naviguer. Imaginez quelqu'un qui entre dans votre lieu avec une charge de boîtes lourdes - quelle est la première chose qu'il recherchera? La réponse est, bien sûr, un chariot, ou tout ce qui allègera leur charge et facilitera le travail inquiétant de déchargement. Avoir des chariots disponibles juste lorsqu'ils marchent sur le site est un moyen facile de les faire se sentir «soulagés» simplement en se présentant.

Préparer les tables d'enregistrement

Le prochain sur la liste des choses à faire pour la plupart des clients est la configuration d'inscription. Cela signifie que votre lieu mieux a tous les composants d'enregistrement en place avant leur arrivée. Cela comprend toutes les tables, chaises, électriques et plinthes. Organiser des étiquettes de nom et des documents d'enregistrement consommeront beaucoup de temps pour les planificateurs d'événements, et ils ne devraient pas avoir à attendre que vous mettiez ces choses simples en place pour commencer.

Avoir toutes les tables de chambres et ensembles de draps

Définir toutes les tables et chaises de l'espace d'événement peut évidemment prendre un certain temps. J'espère que si vous sortez d'un événement antérieur, vous avez dit au client à l'avance quand vous attendre à ce que tous les composants de la pièce soient définis. Si votre client entre dans une pièce avec des dizaines de travailleurs qui se précipitent vers des tables et des chaises non piétinent, ils vont probablement paniquer. Idéalement, votre équipe d'opérations aura tout réglé avec des draps de table en place afin que les planificateurs puissent commencer à placer des pièces maîtresses, des articles d'enchères, etc.

Obtenez toute la signalisation tôt

Ce n'est pas parce que le planificateur principal sait comment naviguer dans le bâtiment ne signifie pas que son équipe de soutien fait. Vous pouvez économiser à chacun beaucoup de tracas inutiles en mettant à jour la signalisation dans votre bâtiment dès que la période d'installation est sur le point de commencer. Gardez à l'esprit que les vendeurs comme les fleuristes et les DJ ont également besoin de savoir où aller. Ce sont toutes des choses à revoir avec votre client avant le jour de l'événement, mais ils sont également nécessaires pour rechercher le jour grand.

Passez en revue les BEO et les factures

Encore une fois, vous avez probablement envoyé ces documents par e-mail plusieurs fois au cours des jours précédant l'événement, mais cela ne fait jamais de mal de les revoir une dernière fois. Même si le temps de configuration est mouvementé, vous devez vous tailler 15 minutes pour regarder ces documents ensemble. Les coordinateurs du lieu devraient avoir un paquet prêt pour leur client qui comprend le BEO, le diagramme de la salle et la facture potentielle. Très peu de planificateurs expérimentés répercuteront l'opportunité de revoir ces articles critiques.

Présentation

Assurez-vous d'amener les membres clés de votre équipe à votre client pour une introduction formelle. Cette liste comprend le responsable de la restauration, le capitaine de banquet, le superviseur des opérations et le coordinateur audio / visuel. Pensez au nom de votre client lors de l'introduction de l'équipe - y a-t-il des détails qui devraient être discutés en face à face avec votre équipe de direction? Démarrer une courte conversation est un moyen efficace de souligner qui est en charge de chaque zone.

Cette courte liste de contrôle des éléments de configuration d'événements contribuera grandement à garder votre client satisfait à l'arrivée. En tant que représentant principal de votre lieu, il est toujours préférable de donner aux clients votre numéro de téléphone portable au cas où quelque chose se passe mal pendant que vous travaillez dans votre bureau. Rappelez-vous, ils pourraient être frustrés s'ils ont besoin de quelque chose, mais ils seront encore plus frustrés s'ils ne trouvent personne pour les aider.