Combien de temps les RH doivent conserver les fichiers des employés?

L'un des faits importants sur les ressources humaines est que vous avez des tonnes de paperasse. Tonnes et tonnes et tonnes. Certes, une grande partie est électronique ces jours-ci, mais le principe reste. Les RH font un enregistrement. Et, vous devez conserver ces records. Mais la question fondamentale à poser est de la durée de la durée des HR doit conserver les fichiers des employés?

Voici les directives de base pour la tenue des dossiers RH. N'oubliez pas, cependant, que les lois des États peuvent varier de ces directives. Si les lois des États et les lois fédérales sont confrontées, conservez toujours les dossiers en fonction de cette exigence la plus longue. Il vaut mieux garder quelque chose trop longtemps que pas assez longtemps.

Les normes de rétention record suivantes sont basées sur les informations de la Society of Human Resource Management (SHRM).

Combien de temps devez-vous continuer à embaucher des enregistrements

Vous devez économiser tous les curriculum vitae, les notes d'entrevue, les applications et les publications d'emploi, et même un enregistrement de vos recherches via votre système de suivi du candidat pendant un an après la décision de faire une offre d'emploi. Donc, si vous interviewez un candidat et que l'ensemble du processus se déroule pendant trois mois, ce n'est que lorsque la décision d'embauche finale est prise que l'horloge commence à cocher.

Pourquoi devez-vous faire ça? Si quelqu'un remet en question votre décision d'embauche, vous devrez montrer que vous ne discriminiez en aucune façon, la forme ou la forme. Des lois telles que l'Americans with Disabilities Act, le titre VII et bien d'autres vous obligent à démontrer que vous êtes en conformité. Le maintien de ces enregistrements vous aide à le faire.

Combien de temps devez-vous conserver les dossiers de test de drogue

Si vous avez besoin de dépistage de drogues pour le pré-emploi, les résultats des tests font partie du dossier d'embauche et vous devriez en conserver une copie pendant un an. Si vous effectuez des tests de drogue supplémentaires, que ce soit en raison d'un incident qui se produit au travail ou dans le cadre d'un chèque aléatoire, vous devez également maintenir ces dossiers pendant un an.

Cependant, si vous êtes soumis aux réglementations du ministère des Transports, le délai minimum pour conserver les dossiers des tests de médicament est de cinq ans.

Combien de temps devez-vous conserver la paie / les cartes de chronologie, etc?

La loi vous oblige à maintenir ces dossiers pendant trois ans, mais des poursuites récentes signifient qu'il serait plus intelligent pour vous de les garder plus longtemps. Vous souhaitez maintenir un enregistrement de la quantité de chaque employé et du nombre d'heures où ils ont travaillé pour l'ensemble de leur mandat dans votre entreprise. Gardez vos dossiers pendant au moins cinq ans après le départ de l'employé, quelle que soit la raison.

Pour les employés exonérés, bien sûr, vous n'avez pas besoin de maintenir des dossiers de temps, car leur salaire est le même quel que soit le nombre d'heures travaillées.

Cependant, si jamais vous avez mal classé un employé comme exempté alors qu'il ou elle aurait dû être non exonéré, ces heures de travail travaillé peuvent vous guider pour payer des heures supplémentaires dû. Assurez-vous que vous incluez comment l'entreprise a calculé la rémunération. Par exemple, vous devez suivre s'il s'agissait d'un salaire droit, d'un salaire plus de commission, d'heures supplémentaires, de travail par morceaux ou de rémunération horaire.

Vous devez le faire non seulement pour les questions de rémunération et d'impôt, mais de nombreuses autres décisions reposent sur le nombre d'heures travaillées. Par exemple, l'admissibilité à la FMLA dépend du nombre d'heures travaillées en un an. Si vous avez un employé exonéré à temps partiel, vous voudrez peut-être envisager de nécessiter un enregistrement de temps pour déterminer l'admissibilité à la FMLA. Vous devez également être en mesure de prouver que vous avez payé vos travailleurs pour toutes les heures où ils ont travaillé.

Combien de temps devez-vous garder le formulaire I-9

Maintenir le formulaire I-9 de l'employé, stocké séparément de vos dossiers de personnel, pendant trois ans après avoir embauché l'employé et pendant un an après la cessation d'emploi, selon la plus tard. 

Vous gardez ces formulaires séparés des dossiers du personnel, donc si le gouvernement demande de les vérifier, les travailleurs n'auront pas accès au reste des informations dans les dossiers du personnel de l'employé.

Combien de temps devez-vous conserver les informations sur la santé / les prestations de retraite

Vous devez conserver les registres de vos plans pour tous vos avantages pendant au moins six ans. Les tribunaux ont jugé que si un employé vous poursuit, disant qu'il mérite une pension plus élevée, par exemple, il est de la responsabilité de l'employeur de prouver qu'il ne doit pas plus, pas la responsabilité de l'employé de prouver qu'ils font. Gardez toutes ces descriptions de plan de résumé.

Si vous avez d'anciens employés éligibles à Cobra, prolongeant leurs prestations de santé, vous devriez également conserver ces registres pendant six ans juste pour être en sécurité. La loi ne précise pas la rétention, mais comme cela pourrait s'appliquer en vertu de la Loi sur la sécurité des revenus de retraite des employés (ERISA), cette loi nécessite une rétention pendant six ans. Pour être en toute sécurité, ne jetez pas ces enregistrements.

Voir l'Institut d'information juridique de la Cornell Law School pour la Loi sur la sécurité des revenus de retraite des employés (ERISA) pour clarification.

Combien de temps devez-vous conserver les enregistrements FMLA

Lorsqu'un employé demande FMLA, vous devez conserver cette piste papier, même si vous refusez le congé pendant trois ans. Assurez-vous de garder une trace du congé de chaque employé - quand il a commencé et combien de temps est utilisé. Si l'employé a une FMLA intermittente, assurez-vous de suivre chaque congé et de documenter le nombre d'heures utilisées. Les dates et le nombre d'heures doivent être documentés. N'oubliez pas que le congé intermittent peut être utilisé pendant quelques heures par jour, ou quelques jours par semaine. Documentez tout et conservez ces enregistrements.

N'oubliez pas que ce n'est pas une liste complète et ne s'applique qu'aux statuts fédéraux. Vous pouvez être soumis à des lois supplémentaires sur la rétention des enregistrements si, par exemple, vous êtes un entrepreneur fédéral ou si votre État a des normes différentes. En cas de doute, ne le jetez pas.

Vous pouvez accéder à des ressources supplémentaires sur la tenue de registres et les rapports obligatoires à la Society of Human Resource Management (SHRM).

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