Combien coûte un coût typique de la mise en œuvre du système ERP?

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les entreprises commencent la recherche de nouveaux logiciels de planification des ressources d'entreprise (ERP).

ERP VS. QuickBooks et autres logiciels comptables 

De nombreuses entreprises dépassent leurs packages de logiciels de comptabilité d'entrée de gamme, tels que QuickBooks ou Peachtree. D'autres constatent que leur logiciel existant ne s'intègre pas à d'autres systèmes logiciels tiers et crée la nécessité de faire plus de travail. Quelle que soit la raison, la première question que vous vous poserez probablement lors de l'achat d'un nouveau système ERP est «combien cela coûtera-t-il?"

Coûts cachés dans le prix du logiciel

Le coût total de possession comprend une variété de coûts, et pas seulement les frais de licence logicielle. Un livre blanc sur les panneaux ERP indique qu'il y a quatre coûts à la mise en œuvre de l'ERP:

• Frais de licence logicielle
• Frais d'entretien
• Matériel
• Services de mise en œuvre 

Cependant, d'autres spécialistes de la mise en œuvre suggèrent que ces coûts sont beaucoup plus élevés que ceux cités dans le livre blanc ERP. IQMS, qui propose des systèmes logiciels ERP depuis 1989, a cité de nombreux autres coûts cachés dans leur expérience de la réalisation d'implémentations ERP que les propriétaires d'entreprise devraient considérer. Selon IQMS, les coûts totaux de la possession de l'ERP incluent ces coûts cachés:

• Mise en œuvre
• Entraînement
• Développement de la personnalisation
• Refonte du processus
• Entretien
• Mises à niveau
• Soutien

IQMS vous recommande de vous assurer que votre fournisseur de logiciels comprend tous ces coûts dans leur proposition et que vous aurez une estimation raisonnable des coûts totaux s'ils "mettent volontiers sur la table" pour que vous puissiez voir.

Planifiez en conséquence le coût de la mise en œuvre

Le coût total de la mise en œuvre ne sera jamais connu avant de terminer votre projet car le recul est de 20/20. Cependant, une telle analyse rétrospective vous fera peu de bien pour évaluer votre budget qui est préparé avant de terminer la mise en œuvre de votre nouveau système ERP. Bien que vous ne puissiez jamais savoir avec une précision que vos coûts finaux finiront par compter, vous pouvez vous assurer que votre budget est au moins raisonnable.

Il n'y a pas de pire sentiment dans le monde des affaires que de dépasser le budget, et de nombreux projets sont supérieurs au budget uniquement parce qu'ils sont sous-budget. Assurez-vous donc de faire des vérifications simples pour voir que tous les coûts sont inclus et que les coûts budgétés semblent raisonnables.

Cela soulève la question de "quels sont les coûts raisonnables?"Le meilleur conseil vient de J. Carlton Collins, CPA, qui a écrit que "la réalité est que le coût de la mise en œuvre d'un système logiciel comptable haut de gamme se situera généralement de 1: 1 à 2: 1 par rapport au coût du logiciel."

Cette simple règle de base peut vous guider dans vos coûts totaux. Les dépassements de coûts totaux sont généralement beaucoup plus élevés que celui de la planification, de la préparation et des tests adéquats.

Vous devez vous attendre à dépenser de 20 à 25 pour cent de vos coûts dans cette phase de planification et de préparation, et Collins indique que seulement 10% des coûts sont dépensés pour réellement la mise en œuvre du logiciel, tandis que la part du lion des coûts de mise en œuvre de l'ERP est.

ERP est-il la meilleure option pour votre entreprise?

Le point à retenir ici est que vous devez considérer que vos coûts totaux de la mise en œuvre de l'ERP incluent tous les coûts et que ces estimations de coûts sont raisonnables si vous souhaitez obtenir une image précise de ce que vous dépenserez pour votre nouveau système.

Vous devez également consacrer des ressources adéquates à la planification, à la préparation, aux tests et à la formation, car si vous ne dépensez pas d'argent dans ces domaines, vous finirez probablement par payer plus que prévu pour la mise en œuvre de votre système ERP.