Comment les commandes d'achat fonctionnent dans la vente au détail

Si vous avez déjà commandé des produits ou des fournitures pour votre magasin de vente au détail, on peut peut-être vous demander si vous avez un numéro de commande. Un bon de commande (PO) est un contrat de vente écrit entre l'acheteur et le vendeur détaillant la marchandise ou les services exacts à rendre d'un seul fournisseur. Il spécifiera les conditions de paiement, les dates de livraison, l'identification des articles, les quantités, les conditions d'expédition et toutes les autres obligations et conditions.

Les bons de commande sont généralement préimprimés et numérotés des documents générés par le système de gestion financière du détaillant. En d'autres termes, si vous utilisez un logiciel comptable comme QuickBooks, lorsque vous commandez des produits auprès d'un fournisseur, il créera un bon de commande pour vous dans le système. Le but du PO est de créer un document traçable dans votre système comptable ou POS à utiliser dans toutes sortes de moyens bénéfiques pour gérer votre entreprise.

Comment les commandes d'achat fonctionnent avec un système d'inventaire

1. Un PO dit à votre système d'inventaire ce que vous avez sur commande. Si vous utilisez un système ouvert à achat, il sait ne plus commander un produit car ils sont déjà commandés.
2. Il peut établir des spécificités d'achat avec le vendeur. Par exemple, il contient évidemment les quantités de chaque produit que vous commandez, mais il détaille également le mode de paie votre magasin.
   1. De nombreux fournisseurs ont un système défini ou par défaut qu'ils utilisent pour la facturation et le fret. Ainsi, sans aucune instruction, ils seront par défaut sur UPS Ground lors de votre expédition, par exemple. Mais vous en aurez peut-être besoin plus rapidement, et le PO peut communiquer que.
3. Un PO est un document de responsabilité pour toutes les parties. Il est très facile de faire des erreurs lors de la commande. Mais quand tout est écrit, il est difficile de discuter. Je me souviens à plusieurs reprises où j'ai été facturé et facturé à tort d'un vendeur, mais j'ai eu mon bon de commande pour le sauvegarder et l'a inversé ou réparé.
   1. Un exemple de cela, j'ai obtenu une facture pour 300 des boites de chaussure Creme quand j'ai commandé 300 pièces. Il y a 100 pièces dans une boîte, donc vous pouvez imaginer à quel point la facture était élevée que ce qu'elle était censée être.
4. Lorsque la marchandise arrive du vendeur, vous pouvez le vérifier contre le PO et vous assurer que l'expédition est correcte.
5. Enfin, cela permet à tous vos employés d'être impliqués. Par exemple, un employé peut commander et un autre peut recevoir.

L'un des autres avantages des commandes d'achat est votre solvabilité. Les banques regardent souvent votre point de vente pour déterminer si vous êtes solvant. Un processus de bon de commande solide peut vous aider à être approuvé. Un pauvre vous entraînera de ne pas obtenir de prêt. Il peut également être utilisé pour le crédit avec le vendeur. Par exemple, certains fournisseurs pourraient vous obliger à payer en espèces lorsque vous commandez. Après une période de faire des affaires avec vous, ils peuvent vous permettre de soumettre un PO par rapport à une carte de crédit. C'est énorme dans la gestion de vos flux de trésorerie.

Les Pos sont une pratique courante dans le commerce de détail. Et tout logiciel POS ou comptabilité que vous pourriez installer dans votre magasin aura un composant PO pour vous.