Comment les entreprises qui réussissent sauvegardent les données

La sauvegarde des données est cruciale pour protéger la continuité de votre entreprise. Si votre seule sauvegarde se trouve sur un seul ordinateur de bureau / ordinateur portable ou un appareil mobile et qu'il est perdu ou volé, vos données commerciales ont disparu. Et avoir des copies papier des données commerciales n'est pas une protection adéquate des données; Et si vos locaux d'entreprise brûlent au sol ou connaissent de graves inondations? Encore une fois, les données dont vous avez besoin pour poursuivre votre entreprise pourraient être irrémédiablement perdues.

Perte de données

Pour paraphraser Paul Simon, il existe 50 façons de perdre vos données:

• Un crash du disque dur de bureau / ordinateur portable ou des dommages à votre appareil mobile peut rendre vos données inappropriées
• Votre ordinateur ou votre téléphone peut être volé - les effractions commerciales sont courantes et selon les statistiques du FBI, 97% des ordinateurs portables / ordinateurs de bureau volés ne sont jamais récupérés
• Les données peuvent être supprimées accidentellement (ou délibérément supprimées par un employé mécontent)
• Votre ordinateur peut être détourné par des logiciels malveillants
• Vos comptes de stockage en ligne peuvent être piratés
• Une attaque de ransomware pourrait rendre vos fichiers inaccessibles jusqu'à ce qu'un frais substantiel soit payé

Un régime de sauvegarde des données est un must

Pour une protection adéquate des données, vous devez établir un système de sauvegarde de données qui suit ces trois étapes:

• Sauvegarder régulièrement les données commerciales
• Créer des sauvegardes sur des supports fiables ou dans le cloud
• Si vous utilisez des supports pour les sauvegardes, conservez les appareils dans un emplacement sécurisé et hors site

La règle de base pour la protection des données commerciales est que si la perte des données interférera avec les affaires, sauvegardez-la. Les logiciels de bureau peuvent être réinstallés si nécessaire, mais il est impossible de récupérer les détails des transactions ou de la correspondance commerciale si ces fichiers sont perdus ou endommagés. 

Archive de données vs sauvegarde des données

Les sauvegardes sont normalement des images à court terme périodiques de données à des fins de reprise après sinistre. L'archivage, quant à lui, fait généralement référence au stockage à long terme des données qui ne sont plus utilisés régulièrement mais qui peuvent être restaurés si besoin est (par exemple, un projet fini ou des données d'un ancien client).

Sauvegarder les données commerciales critiques

Il y a deux étapes pour réussir la sauvegarde des données;

• Identifier les données critiques qui doivent être sauvegardées
• Implémentation de sauvegardes des données sur un calendrier régulier

Ce qui doit être dans une sauvegarde de données? Tous les fichiers que vous avez créés et / ou modifiés devraient être régulièrement sauvegardés. Pour de nombreuses entreprises, cela comprend tout, des fichiers comptables par e-mail.

De plus en plus d'applications commerciales sont disponibles via le cloud. Cependant, si vous utilisez des applications de bureau (non-navigateur), celles-ci peuvent être réinstallées à partir des médias ou téléchargées, donc n'ont pas besoin d'être sauvegardés.

Stockage en ligne

L'utilisation de services de sauvegarde en ligne facilite le sauvegarde de vos données - ce qui n'est qu'une des raisons pour lesquelles le cloud computing est idéal pour les petites entreprises. Mais les services cloud peuvent toujours être vulnérables à la perte de données via le piratage ou le sabotage des employés (considérez le cas récent de l'American College of Education, basé à Indianapolis comptes, empêchant le collège d'accéder à leurs données). Ce n'est pas une mauvaise idée de prendre des sauvegardes locales occasionnelles de données cloud.

Sauvegardes de données locales

Si vous enregistrez vos données localement (E.g. vous n'utilisez pas de stockage cloud) Vous pouvez simplifier vos sauvegardes en gardant tous les fichiers qui devront être archivés sur un seul lecteur sur votre ordinateur. Par exemple, supposons que vous ayez besoin de sauvegarder des fichiers comptables, des documents de traitement des mots, des feuilles de calcul, des photos et des e-mails.

Mettre simplement la comptabilité, Microsoft Office (y compris Outlook) et PaintShop Pro tous sur un lecteur séparé ou sous un dossier séparé facilite l'archive de tous les fichiers que vous avez créés ou modifiés à l'aide de ces programmes. Tout ce que vous avez à faire est de sauvegarder le lecteur ou le dossier. Une fois que vous avez sélectionné les données critiques à archiver, c'est une question simple pour installer et utiliser un logiciel de sauvegarde pour archiver vos données commerciales sur un calendrier régulier.

La sauvegarde de vos données tous les soirs est recommandée. Il existe de nombreux logiciels de sauvegarde disponibles qui vous permettent de définir un calendrier qui sauvegarde automatiquement vos données. Le logiciel de sauvegarde qui zippe et crypte les fichiers enregistre l'espace disque et augmente la sécurité des données.

Gardez vos sauvegardes de données sur place uniquement si elles sont stockées dans un coffre. Investir dans un lecteur de bande ou un disque dur externe et adhérer méticuleusement à un calendrier de sauvegarde de données régulier n'aide pas si toutes vos copies de sauvegarde de données sont au même endroit et que cet endroit est frappé par un désastre. Pour être vraiment sécurisé, vos sauvegardes doivent être stockées hors site. (La sauvegarde des nuages ​​n'élimine pas totalement cette préoccupation mais est certainement meilleure que de nombreux emplacements physiques.)

Certaines entreprises conservent leurs sauvegardes de données dans des boîtes de sécurité dans les banques. Les frais pour une boîte de sécurité sont déductibles d'impôt si vous avez besoin d'une autre incitation. D'autres propriétaires de petites entreprises conservent plusieurs copies de sauvegarde de données de leurs dossiers au domicile de différents amis ou membres de la famille. Peu importe où vous choisissez de les garder, tant que le site que vous choisissez pour la sauvegarde des données hors site est sécurisé et que vous avez régulièrement un accès.

Services de sauvegarde en ligne

Pour Ultimate Security, assurez-vous d'utiliser des mots de passe solides, modifiez-les régulièrement et assurez-vous que les fichiers sauvegardés sont chiffrés (comme le stockage cloud est partagé, les fournisseurs de cloud chiffrent normalement les données utilisateur).

USB (pouce) conduit

Les bâtons USB augmentent constamment de capacité et sont idéaux pour les sauvegardes de données rapides. Bien qu'il n'ait pas la capacité des disques durs externes, ils ont des taux de transfert de données rapides et sont très portables. Vous pouvez facilement sauvegarder les données sur un lecteur USB et les prendre hors site. Comme ils n'ont pas de pièces mobiles, les lecteurs USB sont très fiables.

Disques durs externes

Pour les petites entreprises, l'achat et l'utilisation d'un disque dur externe pour les sauvegardes de données sont la méthode recommandée. Les disques durs externes sont peu coûteux par rapport aux systèmes de lecteur de bande. Ils sont également faciles à utiliser; Branchez simplement le disque dur sur le port USB de votre ordinateur. La plupart des disques durs externes sont livrés avec un logiciel de sauvegarde.

Stockage du réseau local (LAN)

Si vous avez un réseau local (LAN), vous pouvez également sauvegarder des fichiers vers un autre ordinateur ou serveur. Cependant, si la machine de sauvegarde réside au même endroit, elle peut être vulnérable au vol ou endommagé par le feu ou l'inondation. Pour empêcher le vol, un serveur peut être installé dans une cage, une armoire ou un placard verrouillé.

Stockage de bande

Si vous avez de grandes quantités de données à sauvegarder (ou si vous souhaitez fabriquer et conserver des archives de données complètes régulières pour le stockage à long terme) les sauvegardes de bande sont la meilleure option. Ils sont très fiables et peuvent stocker des quantités massives de données.

Sauvegardez ou risquez de le perdre

N'exécutez pas le risque de perdre vos données commerciales. La meilleure défense contre une telle catastrophe est une bonne protection des données. En créant un système de sauvegarde qui comprend l'archivage et la sauvegarde de vos données commerciales régulièrement et correctement, vous vous assurerai que votre entreprise sera en mesure de résister à la tempête à laquelle elle est confrontée et continue. N'oubliez pas - vous ne pouvez jamais avoir trop de sauvegardes de données!