Comment répondre au téléphone professionnellement dans votre entreprise

Tout le monde dans votre entreprise doit savoir comment répondre au téléphone professionnellement, pas seulement la réceptionniste ou le représentant client. Vous ne savez jamais quand la personne qui est censée répondre au téléphone ne sera pas en mesure de le faire et que quelqu'un d'autre interviendra et le ramassera (surtout si vous exploitez une entreprise à domicile). Même en ces jours de SMS et de courrier électronique, le téléphone est toujours le principal point de contact de la plupart des entreprises avec les clients et la façon dont le téléphone de votre entreprise est répondu formera la première impression de votre entreprise de votre client. Si la personne qui répond à l'appel n'est pas professionnel, c'est peut-être aussi la dernière impression du client! Voici comment répondre correctement au téléphone et gagner des affaires au lieu de le perdre.

Comment répondre aux conseils téléphoniques

1. Répondez à tous les appels téléphoniques entrants avant le troisième anneau.
2. Lorsque vous répondez au téléphone, soyez chaleureux, enthousiaste et professionnel. Votre voix au téléphone est parfois la seule impression de votre entreprise qu'un appelant obtiendra.
3. Lorsque vous répondez au téléphone, accueillez courtoisement les appelants et identifiez-vous immédiatement et vous identifiez immédiatement. Dis, par exemple, "Bonjour. Technologies de cyprès. Susan parle. Comment puis-je vous aider?"Ne dis pas seulement" bonjour ". Personne ne devrait jamais se demander s'ils ont atteint une telle ou une telle entreprise.
4. Énoncer clairement, gardez votre volume de voix modéré et parlez lentement et clairement lorsque vous répondez au téléphone afin que votre appelant puisse vous comprendre facilement.
5. Contrôlez votre langue lorsque vous répondez au téléphone. N'utilisez pas d'argot ou de mots à la mode. Au lieu de dire, "OK" ou "pas de problème", par exemple, dites "certainement", "très bien" ou "Très bien". Si vous êtes une personne qui utilise des charges lorsque vous parlez, comme "euh huh", "um", ou des phrases telles que "like" ou "vous savez", entraînez-vous soigneusement à ne pas les utiliser lorsque vous parlez au téléphone. (En savoir plus sur le problème de la parole de l'utilisation des charges et comment résoudre le problème.)
6. Formez votre voix et votre vocabulaire pour être positif lorsque le téléphone répond, même un jour "en bas". Un vocabulaire positif est celui qui se concentre sur l'aide au client. Par exemple, plutôt que de dire "je ne sais pas", dites: "Laissez-moi découvrir cela pour vous."
7. Lorsque vous répondez au téléphone, prenez les messages téléphoniques complètement et avec précision. S'il y a quelque chose que vous ne comprenez pas ou ne pouvez pas épeler, comme le nom de famille d'une personne, demandez à l'appelant de le répéter ou de l'épeler pour vous. Ensuite, assurez-vous que le message reçoit au destinataire prévu.
8. Si les gens ont dû vous laisser des messages, répondez à tous vos appels téléphoniques dans un jour ouvrable. Je ne peux pas insister sur celui-ci assez. Souviens-toi du lève-tôt? L'appelant précoce peut obtenir le contrat, la vente, le problème résolu… et renforcer l'impression favorable de votre entreprise que vous souhaitez circuler. Peu de choses agacent les appelants qui essaient d'atteindre votre entreprise plus que des appels non retournés.
9. Demandez toujours à l'appelant s'il est bon de la mettre en attente lorsque vous répondez au téléphone, et ne laissez pas les gens en suspens. Fournir aux appelants en attente avec des rapports d'étape toutes les 30 à 45 secondes. Offrez-leur des choix si possible, comme "cette ligne est toujours occupée. Allez-vous continuer à tenir ou si j'ai ________ vous rappeler?"
10. N'utilisez pas un téléphone à haut-parleur sauf si nécessaire. Les téléphones orateurs donnent à l'appelant l'impression que vous ne vous concentrez pas pleinement sur son appel et lui faites penser que son appel n'est pas privé. Le seul moment d'utiliser un haut-parleur est lorsque vous avez besoin de plus d'une personne pour être dans la conversation à votre fin. Demandez à l'appelant si vous pouvez les mettre sur le haut-parleur avant de le faire.
11. Si vous utilisez la messagerie vocale ou un répondeur pour répondre aux appels lorsque vous ne le pouvez pas, assurez-vous que vous avez un message professionnel enregistré, qui fait la même chose que le conseil n ° 3 et donne aux appelants d'autres informations pertinentes avant d'enregistrer leurs messages. Mettez à jour votre message de messagerie vocale au besoin. Par exemple, si votre entreprise va être fermée pour des vacances, mettez à jour votre message de messagerie vocale pour le dire et dire quand votre entreprise rouvrira.
12. Former tous les autres qui peuvent répondre au téléphone pour répondre de la même manière, y compris les autres membres de la famille si vous dirigez une entreprise à domicile. Vérifiez comment le téléphone de votre entreprise est répondu en appelant et en voyant si le téléphone est répondu de manière professionnelle. S'ils ne réussissent pas le test, passez en revue cette liste "Comment répondre au téléphone" avec eux pour vous assurer que tout le monde dans votre entreprise sait comment répondre correctement aux appels téléphoniques.

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