Comment devenir un planificateur d'événements

Être un planificateur d'événements ne consiste pas à organiser des soirées; Il s'agit de créer des programmes qui traitent du but, du message ou de l'impression que votre client essaie de communiquer.

Les planificateurs d'événements travaillent de longues heures pour organiser et exécuter les détails de pratiquement tous les formats de réunion, y compris des séminaires privés, des conférences publiques, des salons commerciaux de l'industrie, des retraites des employés, et plus.

L'industrie de la planification des événements

Une étude de 2018 du Conseil de l'industrie des événements a indiqué que les événements commerciaux mondiaux avaient généré plus de 1 billion de dollars de dépenses directes et ont soutenu 10.3 millions d'emplois dans le monde. Les États-Unis ont dirigé le monde dans la production totale d'événements, suivi de la Chine et de l'Allemagne.

Le u.S. Bureau of Labor Statistics définit trois principales catégories de planification professionnelle: pour les réunions, les conventions et les événements. En 2018, la rémunération médiane pour chaque type de planificateur était de 49 370 $ par an.Les tâches spécifiques requises varieront en fonction de l'industrie spécifique, mais tous les planificateurs seront généralement responsables des tâches suivantes:

• Rencontrer des clients pour comprendre pourquoi ils tiennent une réunion ou un événement
• Planifiez les détails de l'événement, y compris son temps, son emplacement et son coût
• Demander des offres sur les lieux, les traiteurs et autres fournisseurs de services
• Visitez les lieux pour assurer la convivialité et qu'ils répondent aux exigences
• Coordonnées des chambres, du menu, des cadeaux de produits, des transports et d'autres services
• Superviser toutes les activités pour s'assurer que tout le monde est satisfait
• Examiner les factures, les factures et approuver les paiements

«Les planificateurs d'événements [en particulier] coordonnent des célébrations telles que des anniversaires, des réunions et d'autres grands événements sociaux, ainsi que des événements d'entreprise, y compris les lancements de produits, les galas et les cérémonies de remise des prix.Il existe également des planificateurs d'événements à but non lucratif qui prévoient des événements importants dans le but d'élever des dons pour un organisme de bienfaisance ou une organisation de plaidoyer. Les événements peuvent inclure des banquets, des courses caritatives et des disques alimentaires."

Compétences de planification des événements

Pour réussir, les planificateurs d'événements doivent posséder une variété de compétences. Avant tout, ils devraient exceller avec des communications verbales et écrites et avoir des compétences exceptionnelles d'organisation et de gestion du temps. Il est également essentiel pour eux d'avoir une expérience de gestion de projet et de pouvoir effectuer plusieurs tâches. 

Les auto-états-étapes qui travaillent très bien avec une équipe et peuvent rester calmes et aimables sous pression ont également tendance à exceller en tant que planificateurs d'événements. Les compétences de négociation, de budget et de gestion du personnel sont nécessaires, tout en étant en mesure d'interagir avec tous les niveaux de gestion. Les planificateurs d'événements réussis ont développé des sensibilités en matière de sélection de sites, de restauration, de production, de divertissement, de cadeaux, de transport, d'hébergement et de services de conférence.

Diplôme requis

Ceux qui poursuivent une carrière dans la planification d'événements proviennent d'une variété de professions et de milieux académiques. De nombreux employeurs préfèrent un baccalauréat en gestion hôtelière, administration des affaires, marketing, relations publiques ou communications. Cependant, de nombreux planificateurs commencent dans d'autres professions ou participent à des rôles administratifs qui incluent des responsabilités de planification de la réunion.

Si vous souhaitez renforcer vos qualifications, envisagez de passer l'examen de désignation professionnelle de la réunion certifiée (CMP) ou remportez votre désignation de la réunion du gouvernement certifiée (CGMP). Les titulaires de compétence CMP et CGMP sont disponibles pour les planificateurs d'événements de congrès, de réunion et d'exposition.

Commencer

Planifiez votre passage à la planification des événements de la même manière que vous planifiez votre prochain événement avec une stratégie et une documentation détaillée. Commencez avec ces étapes: 

• Pour acquérir une expérience précieuse, offrez votre temps avec une organisation à but non lucratif ou une autre entreprise comme une entreprise de restauration, un fleuriste, un concepteur d'événements ou un autre planificateur d'événements.
• Si vous planifiez déjà des événements pour un autre organisateur d'événements, optez pour assumer plus de responsabilités. C'est souvent aussi simple que de demander à votre gestionnaire de travailler plus dans le contexte de votre prochain événement.
• Rejoignez des associations comme Meeting Planners International ou l'International Live Events Society pour réseauter. Plus vous connaissez de personnes et plus vous développez de relations dans l'industrie, plus il sera facile de construire votre carrière en tant que planificateur d'événements.
• Créez un portefeuille d'événements pour présenter votre expertise et vos connaissances.
• En plus de développer des relations avec d'autres planificateurs d'événements, réseautez avec des fournisseurs ou des partenaires externes. Les traiteurs, musiciens ou personnalités des médias peuvent tous augmenter votre exposition et votre cercle d'influence.

L'organisation et les pratiques de gestion du temps de votre propre vie sont un indicateur clair pour les autres de votre talent pour la planification des événements. Que vous interviewez pour travailler pour une autre entreprise de planification ou que vous commenciiez et grandissez, votre objectif sera de rester calme, organisé et toujours dans les délais.