Comment construire un kit d'approvisionnement de base pour les séminaires et les conférences

Les planificateurs d'événements passent beaucoup de temps à préparer leurs événements, mais peuvent parfois ignorer les petites choses qu'ils - ou leurs clients - peuvent avoir besoin du jour de l'événement réel. Un grand planificateur d'événements n'arrive jamais lors d'un événement les mains vides. Une façon d'éviter le voyage d'urgence de dernière minute au magasin pour un besoin de base de l'événement d'entreprise est de construire un kit d'approvisionnement qui ira avec vous partout où vous allez. Que vous vous installiez pour un séminaire, une conférence ou un autre type d'événement, votre kit d'approvisionnement du planificateur d'événements devrait vous aider dans un lien. Voici quelques articles que vous voudrez garder votre kit.

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Effacer la boîte de stockage pastique

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Nous allons commencer par la boîte de stockage elle-même. Il est important d'acheter une boîte de fournitures de stockage qui n'est pas trop grande mais qui a suffisamment de profondeur pour contenir une gamme de fournitures. Une boîte de rangement en plastique transparent est extrêmement utile à cette fin et, en tant que telle, peut contenir de nombreux articles différents.

Le défi consiste à trouver un fournisseur qui a quelque chose qui est juste la bonne taille pour contenir des articles plus grands, tels que des distributeurs de bandes, sans avoir l'impression que vous vous êtes tourné dans une énorme boîte de rangement à chaque événement auquel vous assistez. Vous pourriez réussir avec des boîtes ou des baignoires avec les dimensions suivantes: 5.87 "haut x 10.62 "de large x 16.12 "de profondeur.

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Cutter

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Les planificateurs de l'événement et des réunions expédient une quantité incroyable de matériel dans les boîtes pour chaque événement. Même un petit séminaire pour 35 personnes nécessitera souvent l'ouverture d'une douzaine de boîtes en carton de fournitures. Selon ce qui est expédié, parfois des articles promotionnels et d'autres articles sont expédiés dans des boîtes plus petites dans ces boîtes. C'est là qu'un coupeur de boîte sera utile.

Certaines personnes aiment les coupe-boîtes plus grandes et volumineuses qui permettent une forte adhérence. De manière générale, vous coupez généralement du ruban adhésif à l'extérieur des boîtes. Pour votre kit d'approvisionnement d'événements, le léger est presque toujours le meilleur choix. 

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Envoi et bande de stockage avec distributeur

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Tout aussi important que le coupe-boîte est le dispensateur de ruban adhésif et de stockage. Une fois l'événement terminé, tout doit être repensé et renvoyé au bureau ou à l'emplacement de l'événement suivant.

Un pistolet à bande est généralement trop grand pour la plupart des besoins, mais un distributeur portable est extrêmement facile à utiliser et fait le travail. Adoptez un rôle avec un distributeur dans votre kit, et cela se préparera à l'expédition avec facilité.

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Ciseaux

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Cela ressemble à un article qui peut ne pas être très utile, mais les ciseaux sont extrêmement importants pour tout couper, des nappes mal cousues avec des fils exposés aux achats de dernière minute qui ont besoin d'étiquettes de prix retirées.

Une paire de ciseaux classiques de 5 "s'adaptera confortablement dans la boîte (en plus, ce sera un poids plus léger). La plupart des ciseaux disponibles dans les magasins de fournitures de bureau sont légèrement plus grands à environ huit pouces. Trouvez une paire en acier inoxydable de bonne qualité car ils dureront grâce à l'usure de base.

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Tags de noms ou badges

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L'un des derniers articles à produire avant tout événement d'entreprise est les badges de nom invité. En effet.

Inévitablement, il y aura des noms qui peuvent être mal orthographiés, et certaines personnes arriveront à l'improviste. Pour ces situations, il est plus facile d'avoir une fourniture d'étiquettes de nom vides pour que les gens écrivent simplement leurs noms. Si vous êtes un peu excessif, vous pouvez également apporter des étiquettes de nom vide qui ont la société ou le laser de logo de l'association imprimé pour donner un aperçu plus poli et professionnel de l'étiquette de nom "d'urgence". Nous aimons garder 3 "x 4" (la taille la plus populaire) à la main à tout moment.

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Marqueurs et surligneurs Sharpie

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Garder une fourniture de marqueurs et de surligneurs est utile dans de nombreuses situations pour les planificateurs d'événements. La plupart d'entre vous n'ont pas besoin de moi pour signaler les utilisations évidentes pour mettre en évidence les articles dans les cahiers d'événement, etc. Cependant, il est intéressant de considérer les demandes externes que vous pourriez recevoir lorsqu'un surligneur sera pratique.

Par exemple, les dirigeants d'entreprise et autres arrivent généralement préparés pour leurs propres présentations et ont généralement des pages de notes préimprimées. Les présentateurs compteront souvent sur le planificateur de la réunion pour fournir des messages d'entretien ménager et d'autres messages que l'un des présentateurs peut avoir besoin de transmettre. J'ai écrit ces articles dans certains cas directement sur les pages de notes et mis en évidence dans des couleurs non traditionnelles comme Orange pour que ces situations se démarquent.

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Stylos et crayons

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Dans la même veine, ce n'est jamais une mauvaise idée d'apporter quelques boîtes supplémentaires de stylos et de crayons à votre événement. Le planificateur de réunion ou d'événement devrait généralement avoir ces fournitures à portée de main, non seulement pour elles-mêmes, mais pour les présentateurs, les participants et même le personnel de l'événement.